Come Applicare la Formattazione Condizionale su Excel

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TI capita di dover sapere quando sei dentro o fuori budget? Vuoi scegliere una data importante da una lunga lista? La funzionalità formattazione condizionale di Excel può aiutarti a fare tutto questo e anche oltre. Pur non essendo facile da usare, conoscerne le basi può aiutarti a dare più senso al progetto su cui stai lavorando.

Passaggi

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Inserisci tutti i tuoi dati o scarica un file di esempio qui. E' utile, perché sarà più facile comprendere la formattazione condizionale facendo pratica su dati che hai già. Anche se puoi applicare la formattazione condizionale su celle vuote, è più facile vederne gli effetti usando dati già esistenti.
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Clicca sulle celle che vuoi formattare. La formattazione condizionale ti consente di cambiare stile dei font, sottolineare e colorare. Usando la formattazione condizionale, puoi anche applicare cancellazioni, bordi e ombreggiature sulle celle. Non potrai però cambiare il font o la dimensione del font del contenuto delle celle.
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Clicca su "Formato" > "Formattazione Condizionale" per iniziarne il processo. In Excel 2007 puoi trovarlo sotto "Home" > "Stili" > "Formattazione Condizionale".
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Clicca su "Aggiungi >>" per usare due condizioni. Per questo esempio, sono usate due condizioni per vedere come interagiscono. Excel consente tre condizioni per cella. Se ne hai bisogno solo di una, salta il prossimo passaggio.
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Clicca su "Aggiungi >>" ancora una volta per impostare un'altra condizione, o su "Elimina..." e scegli quali rimuovere.
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Determina se la tua prima condizione è basata sul valore della cella corrente, o se è basata su un'altra cella o gruppo di celle in un'altra parte del foglio di lavoro.
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Lascia la condizione così com'è (in altre parole, lascia il primo menu a tendina come "Valore cella"), se la condizione è basata sulla cella attuale. Se è basata su altre, cambia il primo menu a tendina con "Formula". Per le istruzioni su "Formula", vai al prossimo passaggio. Per le istruzioni su "Cella, fai quanto segue:
- Scegli il tipo di argomento adatto usando il secondo menu a tendina. Per condizioni tra un valore inferiore e uno superiore, scegli "compreso" o "non compreso" Per condizioni a valore singolo, usa gli altri argomenti. In questo esempio useremo un valore singolo con l'argomento "maggiore di".
- Determina che valore dovrebbe essere applicato all'argomento. Per questo esempio, useremo l'argomento "maggiore di" e la cella B5 come valore. Per selezionare una cella, clicca sul pulsante nel campo di testo. Così facendo minimizzerai la finestra di formattazione condizionale.
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Con "Formula" puoi applicare la formattazione condizionale sulla base del valore di una o più celle. Dopo aver selezionato "Formula", tutti i menu a tendina spariranno e comparirà un campo di testo. Questo significa che potrai inserire tutte le formule che vorrai usando quelle di Excel. Per la maggior parte, ti basterà usare formule semplici ed evitare il testo o le righe di testo. Ricorda che la formula è basata sulla cella corrente. Per esempio, pensa a questo: C5 (cella corrente) = B5>=B6. Questo significa che C5 cambierà formattazione se B5 è maggiore o uguale a B6. Questo esempio potrebbe essere usato anche in "Valore cella", ma serve per farti capire. Per selezionare una cella del foglio di calcolo, clicca sul pulsante nel campo di testo. Minimizzerai la finestra della formattazione condizionale.
- Ad esempio: immagina di avere un foglio di lavoro con tutti i giorni del mese corrente elencati nella colonna A; dovrai inserire dati nel foglio di lavoro ogni giorno; e vorrai che l'intera riga associata con la data odierna venga evidenziata in qualche modo. Prova questa: (1) Evidenzia la tua intera tabella di dati, (2) Seleziona formattazione condizionale come spiegato sopra, (3) seleziona "Formula" e (4) inserisci qualcosa come =$A3=TODAY(). La colonna A contiene i tuoi dati e la Riga 3 è la tua prima riga di dati (dopo i titoli). Nota che il simbolo "$" dovrà essere di fronte alla A, ma non di fronte al 3. (5) Seleziona i tuoi formati. ^{[1]
  X
  Fonte di ricerca
  
  <i>Highlight Entire Row with Conditional Formatting</i> at <i>Better Solutions.com</i>, Access Date: 2008-08-05.}
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Clicca sulla cella che contiene il valore. Noterai di aver piazzato automaticamente i simboli del dollaro ($) prima delle designazione delle colonne e delle righe. Questo renderà il riferimento delle celle non trasferibile. Questo significa che se applicassi la stessa formattazione condizionale ad altre celle con copia e incolla, si riferiranno tutte alla cella originale. Per disattivare questa funzionalità, clicca semplicemente nel campo di testo ed elimina il simbolo del dollaro. Se non vuoi impostare una condizione usando una cella nel tuo foglio, digita semplicemente il valore nel campo di testo. Puoi anche inserire del testo, in base all'argomento. Ad esempio, non usare "maggiori di" come argomento e "Mario Rossi" nel campo di testo. - In questo esempio, l'intera condizione, espressa in parole sarebbe: "Quando il valore di questa cella è maggiore del valore nella cella B5, allora..."
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Applica il tipo di formattazione. Tieni a mente che dovrai far risaltare la cella dal resto del foglio, soprattutto se hai molti dati. Ma vorrai anche che il foglio abbia un aspetto professionale. In questo esempio, vogliamo che il font diventi in grassetto e bianco e che l'ombreggiatura sia in rosso. Per iniziare, fai click su "Formato".
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Seleziona che tipo di cambiamenti al font vorresti applicare. Poi clicca su "Bordi" e fai i cambiamenti desiderati. In questo esempio non ci sono cambiamenti ai bordi. Clicca quindi su "Schemi" ed esegui le modifica desiderate. Quando hai terminato, clicca su "OK".
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Comparirà un'anteprima del formato sotto gli argomenti e i valori. Fai le modifiche necessarie per ottenere l'aspetto che desideri.
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Passa alla seconda condizione (e alla terza, se presente) e segui i passaggi precedenti di nuovo (a partire dal n° 6). Noterai nell'esempio che la seconda condizione include anche una piccola formula. Questa prende il valore di B5, lo moltiplica per 0,9 e applica una formattazione se il valore è inferiore a quel riferimento.
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Clicca su "Ok". Adesso hai finito tutte le tue condizioni. Accadranno una di queste due cose:
1. Non compariranno cambiamenti. Questo significa che le condizioni non sono soddisfatte, perciò non verrà applicata alcuna formattazione.
2. Uno dei formati che hai scelto apparirà perché una delle condizioni è soddisfatta.
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Consigli

Puoi applicare la formattazione anche alle altre celle evidenziando quelle che hanno la formattazione che vuoi e copiandola. Poi seleziona le celle a cui vuoi applicarla, esegui un Incolla Speciale e seleziona "Formati".
Un'applicazione molto utile di questa funzionalità è usarla per identificare oggetti di un inventario che scendono sotto un livello di allarme. Esempio: Scrivi in grassetto una riga o una cella quando il valore d'inventario è minore di una quantità specifica.
Esercitati ad applicare la formattazione condizionale su dati di cui hai una copia di backup o che non ti interessa perdere.
Una funzionalità che non ha Excel è la possibilità di eseguire un "copia - incolla speciale - valori" alla formattazione condizionale in modo che la formattazione sia copiata ma le equazioni scompaiano. Questo risparmierebbe la memoria occupata dalle equazioni. Di seguito è riportata una macro VBA (Visual Basic per Applicazioni) che fa esattamente questo, copiando i file su Word e poi nuovamente su Excel; nota questa procedura è riservata agli utenti più avanzati che hanno esperienza con le macro VBA:

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Dim appWD As Word.Application, appXL As Excel.Application
Sub CopyCondFmt2WordThenBackSoKeepsFmtButLosesCondFmtEquations()
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'*** Scopo: mantenere la formattazione condizionale in un intervallo Excel ma RIMUOVERE le equazioni della formattazione condizionale.
'*** Note: Su Excel VBA, attiva "tools-references-MicrosoftWordxxObjectLibrary"
'*** 1) Copia l'intervallo di Excel su Word dagli appunti. NOTA: l'intervallo ha una formattazione condizionale.
'*** 2) Apri Word e incolla i dati di Excel in un nuovo documento di Word (come HTML)
'*** 3) Copia gli stessi dati in Word, mettendoli negli appunti (formato HTML)
'
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'*** (1) copia intervallo Excel
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Application.DisplayClipboardWindow = True       '*** osserva l'azione negli appunti
Application.CutCopyMode = False                 '*** libera gli appunti
Range("A1").CurrentRegion.Select
Selection.Copy                                  '*** copia l'area di Excel
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' (2) adesso i comandi si applicano a Word = "appWD"
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Set appWD = CreateObject("Word.Application")    '***crea un oggetto di Word
appWD.Visible = True                            '*** mostra Word
appWD.Documents.Add                             '*** nuovo documento
appWD.WordBasic.EditOfficeClipboard             '*** osserva gli appunti di Word
appWD.Selection.PasteExcelTable False, False, False     '*** incolla i dati di Excel
appWD.Selection.WholeStory          '*** (3) seleziona quei dati e
appWD.Selection.Copy                '***     copiali sugli appunti in formato HTML
appWD.Quit
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' **** torna a Excel
Range("A30").Select             '***area da incollare come HTML 
ActiveSheet.PasteSpecial Format:="HTML", Link:=False, DisplayAsIcon:=False  'paste from word*End Sub
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Veloce ed Efficace Macro VBA Che Può Essere Adattata a Piccoli Set di Dati

Public Sub FormatMyRow()
  ' Formatta condizionalmente righe di dati dal rosso al giallo al verde.
  '
  ' Sono presenti 21 righe di dati da formattare, esclusi i titoli
  ' La colonna 4 (D) era un valore percentuale che oscillava tra 0% e 100%.
  For i = 2 To 22
    ' Ottieni il valore della colonna 4
    intVal = Cells(i, 4).Value
    ' Stabilire i valori RGB rossi e verdi temporanei...
    If intVal > 0.35 Then intRed = 200 Else intRed = Int(intVal * 510)
    If ((intVal - 1) * (-1)) > 0.65 Then intGrn = 255 Else intGrn = Int(((intVal - 1) * (-1)) * 255)
    ' Aggiungi 100 ai valori RGB per rendere i colori più pastello.
    intRed = intRed + 100
    intGrn = intGrn + 100
    ' Riporta i valori RGB oltre 255 a 255...
    If intRed > 255 Then intRed = 255
    If intGrn > 255 Then intGrn = 255
' Applica il colore RGB a ognuna delle 11 colonne... Nota che l'RGB blue è fissato a 100...
    For j = 1 To 11
      Cells(i, j).Interior.Color = RGB(intRed, intGrn, 100)
    Next
  Next
End Sub

La formattazione condizionale può essere usata anche per ombreggiare ogni riga dispari. Puoi trovare le informazioni sul sito web di Microsoft http://support.microsoft.com/kb/268568/en-us?spid=2513&sid=280.
Puoi applicare la stessa formattazione a un'intera colonna o riga. Clicca sul pulsante "Formatta Painter" (assomiglia a un pennello giallo) e poi seleziona tutte le celle alle quali vuoi applicare la formattazione condizionale. Questo funzionerà solo se i valori delle condizioni non hanno simboli del dollaro. Ricorda che i riferimenti delle celle dovrebbero essere controllati con attenzione.
Questi passaggi funzionano con Excel 97 o successivi.

Avvertenze

Nelle versioni precedenti al 2007, esiste un limite di tre formattazioni condizionali per cella. In Excel 2007, questo limite viene rimosso.
Non scegliere formattazioni difficili da leggere. Sfondi arancioni o verdi potrebbero essere visualizzati bene sul tuo computer, ma sarà più difficili leggere i dati quando saranno stampati su carta.