Come Attivare o Disattivare l'Assistente Fuori dall'Ufficio di Microsoft Outlook

Co-redatto da Lo Staff di wikiHow

Se devi assentarti dal tuo ufficio per un po', o se stai pianificando una vacanza, potresti voler fare in modo che le persone che ti scrivono sappiano che non sei presente. Se hai un account Exchange, Outlook offre questa funzionalità. Se invece non ce l'hai, puoi comunque rispondere automaticamente alle e-mail creando alcune regole. Segui questa guida per impostare le risposte automatiche, che tu abbia un account di Exchange o meno.

Metodo 1

Metodo 1 di 4:

Outlook 2010/2013

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Attiva le risposte automatiche. Seleziona una cartella di Exchange. Seleziona la cartella dei tuoi messaggi. Dovrai selezionarne una per visualizzare l'opzione Risposte Automatiche. Apri il menu Risposte Automatiche (Fuori dall'Ufficio). Puoi trovarlo facendo click sulla scheda File e poi selezionando la scheda Informazioni.
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Configura le tue risposte. Nel menu Risposte Automatiche, spunta il box Invia Risposte Automatiche. Puoi regolare il tempo in cui l'assistente sarà attivo spuntando il box e impostando l'intervallo di data e ora.
3
Scrivi le tue risposte. Per le email inviate dal tuo server Exchange, usa la scheda Dentro la Mia Organizzazione. Per le risposte ricevute da chiunque altro, usa la scheda Fuori dalla Mia Organizzazione. Quando sei soddisfatto delle tue risposte, premi OK.
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Disattiva le Risposte Automatiche. Se hai scelto un intervallo per le tue risposte automatiche, l'assistente si spegnerà automaticamente al termine dell'intervallo. Se non hai impostato un intervallo, continuerà finché non aprirai il menu Risposte Automatiche e selezionerai "Non inviare risposte automatiche".

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Metodo 2

Metodo 2 di 4:

Outlook 2007

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Attiva l'Assistente di Office. Fai click sulla scheda Strumenti. Nel menu strumenti, seleziona Assistente Fuori dall'Ufficio. Spunta il box "Invia risposte automatiche fuori dall'ufficio". Puoi impostare il tempo di attività dell'assistente spuntando il box e scegliendo l'intervallo di data e ora.
2
Scrivi le tue risposte. Per le e-mail inviate dal tuo server Exchange, usa la scheda Dentro la Mia Organizzazione. Per le risposte ricevute da chiunque altro, usa la scheda Fuori dalla Mia Organizzazione. Quando sei soddisfatto delle tue risposte, premi OK.
3
Disattiva l'Assistente Fuori dall'Ufficio. Se hai scelto un intervallo per le tue risposte automatiche, l'assistente si spegnerà automaticamente al termine dell'intervallo. Se non hai impostato un intervallo, continuerà finché non aprirai il menu Risposte Automatiche e selezionerai "Non inviare risposte automatiche".

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Metodo 3

Metodo 3 di 4:

Outlook 2003

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Attiva l'Assistente di Office. Nel menu Strumenti, seleziona Assistente Fuori dall'Ufficio. Spunta il campo "Al momento sono fuori dall'ufficio".
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Scrivi le tue risposte. Nel campo "Rispondi automaticamente solo una volta a ogni messaggio con il testo seguente:", inserisci la risposta che vuoi inviare.
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Aggiungi delle regole. Puoi aggiungere delle regole al tuo Assistente, ad esempio inoltrare i messaggi di alcuni utenti ad altri destinatari. Fai click su Aggiungi Regola... per configurare una regola personalizzata. Potresti ad esempio creare una regola che inoltri le mail di un cliente specifico a un tuo socio, in modo che le mail più importanti non rimangano ignorate quando sei distante.
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Disattiva l'Assistente Fuori dall'Ufficio. L'Assistente Fuori dall'Ufficio continuerà a operare finche non aprirai il menu Risposte Automatiche e selezionerai "Non inviare risposte automatiche Fuori dall'Ufficio".

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Metodo 4

Metodo 4 di 4:

Inviare una Risposta Automatica senza un Account Exchange

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Crea il tuo modello. Senza un account Exchange, le opzioni di Risposta Automatica non sono disponibili. È comunque possibile impostare una risposta automatica usando un modello e alcune regole. Inizia creando una nuova e-mail. Questo sarà il modello per la tua risposta automatica.
- Scegli un Oggetto che spieghi brevemente la situazione. Ad esempio "Lontano dall'ufficio fino a ". Potresti anche scrivere le parole "Risposta automatica" nell'Oggetto per far sapere subito al destinatario che la risposta è inviata da un computer.
- Scrivi un breve messaggio. Nel corpo della e-mail, scrivi un messaggio generico che possa rivolgersi a chiunque lo riceverà. Fai sapere al destinatario come contattarti, o chi altri contattare.
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Salva il tuo modello. Quando sei soddisfatto, fai click su Salva con nome. Nel menu a tendina "Salva come", scegli Modello di Outlook. In questo modo creerai un modello che può essere caricato in Outlook.
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Crea le regole. Per far funzionare correttamente la risposta automatica, dovrai definire alcune regole per rendere il processo automatico. Su Office 2003/2007, fai click sul menu Strumenti e seleziona Regole e Avvisi. Su Office 2010/2013, fai click sulla scheda File, seleziona Informazioni, e poi Regole e Avvisi. In questo modo aprirai il menu Regole E-Mail.
- Fai click sul pulsante Nuova Regola. Ti sarà richiesto di selezionare un modello. Dalla sezione "Inizia da una regola vuota", seleziona "Controlla i messaggi quando arrivano". Fai click su Avanti.
- Stabilisci quali messaggi riceveranno una risposta. Se vuoi rispondere a tutti i messi che arriveranno, spunta il box "quando il mio nome è nel campo dei destinatari". Puoi restringere il campo designando mittenti specifici, o e-mail con parole definite nell'oggetto o nel corpo. Fai click su Avanti dopo aver fatto le tue scelte.
- Carica il tuo modello. Spunta il box "rispondi usando un modello specifico" nella finestra seguente per caricare il messaggio che hai creato in precedenza. Fai click sul collegamento nella descrizione del campo per un "modello specifico". Si aprirà una finestra di dialogo che ti chiederà dove cercare dei modelli. Seleziona "Modelli dell'Utente". Apri il messaggio che hai creato in precedenza.
- Imposta le tue eccezioni. Una volta caricato il modello, puoi definire le situazioni in cui non vuoi che sia inviata una risposta, ad esempio in caso di un mittente specifico, o specifici tipi di messaggi. Fai click su Avanti dopo aver fatto le tue scelte.
- Dai un nome alla tua regola. Prima di terminare, dovrai scegliere un nome per la tua regola. Usa qualcosa che sia facile da ricordare, per poter disattivare velocemente la regola in futuro. Spunta il box "Attiva questa regola" per abilitarla, poi fai click su Fine.
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Disattiva la regola. Quando sei rientrato in ufficio, puoi disattivare la regola aprendo nuovamente il menu Regole e Avvisi. Seleziona la regola Fuori dall'ufficio che hai creato dall'elenco delle regole attive, e poi fai click sul pulsante Elimina.

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Consigli

L'Organizzazione è spesso definita come la tua compagnia e include persone che hanno un account Server Exchange sul tuo sistema email.
Troverai il menu Strumenti nella finestra principale di Outlook. La finestra principale è quella che compare all'avvio del programma e include i menu File, Modifica, Visualizza, Vai, Strumenti, Azioni e Aiuto. Non troverai il menu Strumenti nelle finestre di creazione o visualizzazione di email, contatti o impegni.
Quando selezioni il box Rispondi automaticamente alle persone all'esterno della mia organizzazione, la scheda All'esterno della mia Organizzazione mostra (Attivato) accanto al nome della scheda.
Il contatto deve esistere nella tua cartella dei Contatti del Server Exchange. Se il contatto esiste solo in una cartella che fa parte di un file Personal Folder (.pst) il messaggio di risposta automatica non sarà inviato.