Come Convertire File Word in Excel

Innanzitutto devi comprendere in che modo il documento sarà convertito. Quando importi un documento in Excel, alcuni caratteri sono usati per determinare quali dati vanno in ogni cella del foglio di calcolo. Effettuando alcuni passaggi di formattazione prima di importare, potrai controllare l'aspetto finale del tuo foglio e ridurre al minimo le operazioni di formattazione manuale che dovrai eseguire. Questo è particolarmente utile se stai importando una grande lista da un documento Word in Excel.

• Questo metodo è utile quando hai un elenco di più voci, formattate tutte nello stesso modo (lista di indirizzi, di numeri telefonici, di indirizzi email, ecc.).

Esegui la scansione del documento alla ricerca di errori di formattazione. Prima di iniziare il processo di conversione, dovrai assicurarti che ogni voce sia formattata nello stesso modo. Questo significa correggere tutti gli errori di punteggiatura o riordinare le voci che non sono identiche alle altre. Questo ti garantirà un trasferimento corretto dei dati.

Visualizza i caratteri di formattazione nel documento Word. Rendere visibili i caratteri di formattazione, che sono solitamente nascosti, ti aiuterà a determinare il modo migliore per dividere le voci. Puoi farlo facendo click sul pulsante "Mostra / Nascondi Simboli Formattazione" nella scheda Home o premendo Ctrl+⇧ Shift+*.

• La maggior parte delle liste avranno un segno di paragrafo al termine di ogni riga, oppure uno al termine della riga e uno nella linea vuota tra le voci. Userai i segni per inserire i caratteri usati da Excel per distinguere tra le celle.

Sostituisci i segni di paragrafo tra ogni voce per rimuovere lo spazio extra. Excel userà lo spazio tra le voci per determinare le righe, ma dovrai liberartene per il momento in modo da facilitare il processo di formattazione. Non preoccuparti, li reinserirai tra poco. Segui questo consiglio se hai un segno di paragrafo alla fine di ogni voce e uno nello spazio tra le voci (due consecutivi).

• Premi Ctrl+H per aprire la finestra Trova e Sostituisci.
• Digita ^p^p nel campo Trova. Si tratta del codice per due segni di paragrafo consecutivi. Se ogni voce è una riga singola e non sono presenti righe vuote tra di loro, usa invece un solo ^p.
• Inserisci un carattere delimitante nel campo Sostituisci. Assicurati che sia un carattere che non compare in alcun altro punto del documento, come ~.
• Fai click su Sostituisci Tutto. Noterai che le voci potrebbero unirsi, ma non devi preoccuparti se i caratteri delimitanti sono stati inseriti nei punti giusti (tra ogni voce).

Separa ogni voce in un campo singolo. Adesso che hai separato le voci in modo che compaiano in righe seguenti, dovrai definire quali dati compariranno in ogni campo. Se ad esempio ogni voce ha un nome nella prima riga, un indirizzo nella seconda, CAP e nazione nella terza, puoi:

• Premere Ctrl+H per aprire la finestra Trova e Sostituisci.
• Rimuovere uno dei segni ^p nel campo Trova.
• Modificare il carattere nel campo Sostituisci con una virgola ,.
• Fare click su Sostituisci Tutto. Sostituirai i rimanenti segni di paragrafo con una virgola separatrice che dividerà ogni linea in un campo.

Sostituisci il carattere delimitante per concludere il processo di formattazione. Una volta eseguiti i due passaggi di sostituzione precedenti, l'elenco non avrà più l'aspetto di una lista. Ogni voce sarà sulla stessa riga, con delle virgole tra ogni dato. Quest'ultimo passaggio di sostituzione farà tornare i dati in una lista, senza perdere le virgole che definiscono i campi.

• Premi Ctrl+H per aprire la finestra Trova e Sostituisci.
• Inserisci ~ (o il carattere che hai scelto inizialmente) nel campo Trova.
• Inserisci ^p nel campo Sostituisci.
• Fai click su Sostituisci Tutto. Dividerai le voci nei singoli gruppi, ma saranno separate da virgole.

Salva il file come file di testo. Adesso che hai completato la formattazione, puoi salvare il documento come file di testo. Questo permetterà a Excel di leggere ed elaborare i dati in modo da inserirli nelle celle giuste.

• Fai click su File e scegli Salva con nome.
• Fai click sul menu a tendina "Salva come" e seleziona "Solo testo".
• Dai il nome che preferisci al file e fai click su Salva.
• Nella finestra di Conversione File che compare, fai click su    OK   .

Apri il file in Excel. Adesso che hai salvato il file come solo testo, puoi aprirlo con Excel.^[1]

• Fai click sulla scheda File e seleziona Apri.
• Fai click sul menu a tendina "Tutti i file Excel" e seleziona "File di testo".
• Fai click su Avanti > nella finestra di Importazione Guidata Testo.
• Seleziona "Virgola" nella lista Delimitatore. Puoi vedere come le voci saranno separate nell'anteprima in basso. Fai click su Avanti>.
• Seleziona il formato dati per ogni colonna e fai click su Fine.