Come Creare una Regola su Outlook per Inoltrare le Email

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Usando una regola personalizzata, Outlook può esaminare ogni messaggio ricevuto cercando determinate caratteristiche e, se è il caso, inoltrarlo o reindirizzarlo automaticamente verso un altro account. Questo metodo ti permetterà anche di conservare una copia di ogni messaggio inoltrato.

Metodo 1

Metodo 1 di 3:

Outlook 2010

1
Avvia Microsoft Outlook. Clicca la scheda “File”, poi clicca su “Gestisci Regole e Avvisi”
2
Determina l’account a cui applicare le regole. Dalla lista “Applica cambiamenti a questa cartella”, clicca sull’account a cui vuoi applicare la nuova regola.
3
Crea una nuova regola. Clicca su “Nuova Regola…” sulla scheda “Regole email”.
4
Comincia da una regola vuota. Dalla procedura guidata regole, sotto la sezione Comincia da una regola vuota, clicca su “Applica regola sui messaggi che ricevo” e clicca su Avanti per continuare.
5
Imposta gli eventi a cui applicare la regola. Clicca sulla casella di spunta vicino a “persone o gruppi pubblici” e in fondo alla finestra della procedura guidata clicca sul link persone o gruppi pubblici. Apparirà una casella “indirizzo” regola. Inserisci i mittenti desiderati nel campo Da -> e clicca su OK e poi su Avanti.
6
Inoltra. Nella finestra della procedura guidata, metti il segno di spunta sulla casella “Inoltra a persone o gruppo pubblico” e in fondo alla finestra della procedura guidata, clicca sul link “persone o gruppo pubblico”. Apparirà una rubrica indirizzi. Inserisci l’indirizzo email del destinatrio e clicca su OK:
7
Controlla la regola. Vedrai la descrizione della regola in fondo alla finestra della procedura guidata. Assicurati che sia corretta e fai click su Fine.
8
Applica la regola. Nella finestra Regole e Avvisi, clicca su OK per applicare la regola.

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Metodo 2

Metodo 2 di 3:

Outlook 2007

1
Avvia Microsoft Outlook. Clicca su “Mail” nel pannello di navigazione, e sul menu Strumenti, clicca su Regole e Avvisi.
2
Decidi a quali account applicare le regole. Se hai più di un account sul tuo profilo Outlook, nella lista Applica Cambiamenti a questa cartella clicca sulla posta in arrivo dell’utente a cui vuoi applicare la regola.
3
Crea una nuova regola. Per cominciare, clicca su Nuova Regola.
4
Imposta la frequenza con cui vengono controllati i messaggi. Sotto Comincia da regola vuota clicca su “Controlla sempre i messaggi quando arrivano” e clicca su “Avanti”.
5
Imposta i tuoi criteri. Sotto Passaggio 1: seleziona condizioni, seleziona la casella di spunta per ogni condizione che vuoi venga applicata ai messaggi in entrata.
6
Modifica la descrizione. Clicca sul valore sottolineato che corrisponde alla condizione sotto” Passaggio 2: Modifica descrizione regola” e seleziona o digita le informazioni necessarie.
- Clicca su Avanti.
7
Seleziona il destinatario. Sotto passaggio 1: seleziona azioni, metti il segno di spunta su “inoltra alle persone o alla lista di distribuzione”.
- Clicca su “persone o lista di distribuzione” sotto a “Passaggio : Modifica descrizione regola”.
- Fai doppio click sul nome o la lista distribuzione a cui vuoi inoltrare i messaggi.
- Clicca su “OK” e clicca due volte su Avanti.
8
Dai un nome alla regola. Digita un nome sotto “Passaggio 1: specifica un nome per questa regola”.
9
Esegui la regola. Puoi eseguire questa regola sui messaggi già presenti nelle tue cartelle. Metti il segno di spunta sulla casella “Esegui questa regola ora sui messaggi già presenti nella cartella”.
10
Per applicare questa regola a tutti i tuoi indirizzi email e cartelle, metti il segno di spunta sulla casella Crea questa regola su tutti gli account. Se non hai più di un account o una casella posta in arrivo su Outlook, questa opzione sarà grigia e non potrà essere cliccata.
11
Clicca su Fine.

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Metodo 3

Metodo 3 di 3:

Outlook 2003

1
Avvia Microsoft Outlook. Nel pannello di navigazione nel menu strumenti, clicca su Regole e avvisi. '
2
Determina l’account a cui applicare la regola. Se hai più di un account su Outlook, clicca la cartella posta in arrivo a cui vuoi applicare la regola nella lista “Applica cambiamenti a questa cartella”.
3
Crea una nuova regola. Per cominciare. Clicca su “Nuova regola”.
- Clicca su Comincia da nuova regola.
4
Decidi quando vuoi che vengano controllati i messaggi. Clicca su Controlla i messaggi al loro arrivo sotto a “Passaggio 1: Quando dovrebbero essere controllati i messaggi”.
- Clicca su Avanti.
5
Seleziona le caselle di spunta desiderate che si trovano vicino a ogni condizione che vuoi verificare nei messaggi in arrivo, sotto a “Passaggio 1: seleziona condizioni”.
6
Modifica la descrizione. Sotto a” Passaggio 2: Modifica descrizione regola”, clicca sul valore sottolineato corrispondente alla condizione, e seleziona o digita le informazioni necessarie.
- Clicca su Avanti
7
Seleziona i destinatari. Seleziona “inoltra a persone o lista di distribuzione” sotto a “Passaggio 1: seleziona azione”.
- Clicca persone o lista di distribuzione sotto a “Passaggio 2: modifica descrizione regola”.
- Fai doppio click sul nome o sulla lista di distribuzione a cui vuoi inoltrare i messaggi, e clicca su OK.
- Clicca due volte su Avanti
8
Finito. Digita un nome sotto “Passaggio 1: Specifica un nome per questa regola”.
- Clicca su “Finito”.
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Consigli

Nota: Questo articolo non intende illustrare come inoltrare tutta la posta in arrivo. Inoltre le aziende hanno regole specifiche per l’involtro automatico dei messaggi. Se usi MAP/Exchange per inoltrare mail verso indirizzo email esterni, potrebbe essere attiva un’impostazione su Exchange server che non permette l’inoltro di email. Prova a consultare gli amministratori di sistema.
Puoi inoltrare o reindirizzare qualsiasi messaggio che ricevi – a meno che le IRM (Information Rights Management) del mittente non permettano ai destinatari di condividere i contenuti del messaggio con altri. Solo il mittente originario può rimuovere la restrizione sul messaggio.
Puoi creare messaggi email con permessi ristretti usando Rights Management solo nelle edizioni “Professional” di Microsoft Office.

Avvertenze

Non inoltrare o reindirizzare automaticamente messaggi provenienti dall’esterno della rete aziendale. Dopo che i messaggi lasciano la protezione della rete aziendale, essi possono essere reindirizzati o intercettati da malintenzionati. Infatti, molte organizzazioni reputano l’inoltro dei messaggi verso indirizzi esterni una violazione della propria politica sull’utilizzo della rete aziendale.