Come Delegare

Co-redatto da Rachel Weinshanker

Che tu sia a capo di un'azienda, di un negozio o un genitore che sta a casa, essere in grado di delegare le responsabilità è una capacità vitale per riuscire a dare sempre il massimo. Delegare può comunque risultare difficile: devi essere fermo, risoluto e credere nella persona alla quale scegli di lasciare le responsabilità. Questo articolo ti aiuta a superare le ansie del dover affidare a qualcuno altri compiti, accompagnandoti nel processo vero e proprio della delega in modo tattico e rispettoso.

Metodo 1

Metodo 1 di 2:

Parte Uno: Mettersi nella Corretta Ottica

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Metti da parte l'ego. Una delle cose che blocca il delegare agli altri è il fatto che "se vuoi fare bene qualcosa, devi fartela da solo." Non sei l'unico al mondo che può farla bene in realtà. "Puoi" essere quella persona che la fa bene in questo momento, ma se ti prendi del tempo per insegnare a qualcuno ti accorgerai che probabilmente anche lui/lei sarà perfettamente in grado. Chi lo sa, potrebbe anche essere più veloce e migliore di te (uhm!), una cosa che devi non solo accettare ma sollecitare.
- Pensa in modo logico e realistico: puoi farcela da solo? Dovrai lavorare fino a scoppiare per mettere sullo stesso piano lavoro e normali responsabilità? Se la risposta è sì dovresti prepararti a delegare. Non vergognarti e non sentirti incompetente perché hai bisogno di aiuto: funzionerai meglio se ti aiutano quando hai bisogno.
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Smetti di aspettare che qualcuno si offra volontario. Se sei riluttante a delegare potresti soffrire di una blanda forma di sindrome del martire: probabilmente sei preso da tutti i lati e spesso ti domandi perché nessuno ti offre il proprio aiuto. Sii onesto con te stesso: quando capita, rifiuti solo per gentilezza? Ti domandi perché non "insistono"? Pensi che, se la situazione fosse l'esatto contrario, probabilmente li aiuteresti senza battere ciglio? Se la risposta è sì anche in questo caso, devi lavorare sul "prendere il controllo" della tua situazione. Prenditi l'aiuto che ti serve, non aspettare che ti venga servito perché potrebbe non capitare.
- Molta gente semplicemente è ignara di ciò che capita agli altri e non c'è molto che si possa fare per cambiarle. Sfoga la frustrazione che potresti avere riguardo a chi non ti dà una mano; ricorda che alla fine è il tuo lavoro comunicare i tuoi bisogni.
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Non considerare le richieste d'aiuto negativamente. Molta gente si trova a disagio quando deve farlo. Potresti sentirti colpevole come se stessi gravando sugli altri, o vergognarti perché si suppone (per qualsiasi motivo) che tu sia in grado di gestire tutto da solo. Potresti anche sentirti orgoglioso e vederla come una dimostrazione della tua nobiltà (altra manifestazione della sindrome del martire). Se consideri la richiesta d'aiuto a qualcuno come una forma di debolezza, devi superarla immediatamente. In realtà è l'esatto contrario: cercare di fare tutto da solo è la vera debolezza perché indica che non hai una visione realistica delle tue capacità.
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Impara ad avere fiducia negli altri. Se temi di delegare perché non ritieni che nessuno possa far bene quanto te, ricorda due cose: primo, quasi tutti diventano bravi con un po' di pratica e secondo, non sei probabilmente così favoloso come credi di essere. Quando deleghi, non solo ricavi del tempo per te stesso, ma dai anche a chi ti aiuta la possibilità di provare a fare qualcosa di nuovo, di sviluppare una nuova capacità o affrontare un compito diverso. Porta pazienza, con il tempo chi ti aiuta sarà in grado di svolgere i compiti che riceve tanto bene quanto te. A meno che il compito che scegli di delegare sia "molto" importante è normale che chi ti aiuta impieghi un po' per riuscire a farlo perfettamente. Se è "davvero" così vitale pensaci due volte prima di delegare!
- Anche se "sei" il migliore nel compito che pensi di passare a un aiutante, delegare ti permetterà di fare altro. Se sei il migliore in ufficio nel compito relativamente monotono di assemblare hard drive, ma devi preparare una presentazione molto importante, affidare il compito ad uno stagista. Meglio dare la priorità a quelle cose più difficili, non sentirti in colpa se deleghi cose semplici e ripetitive se hai altro di più importante da fare.
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Metodo 2

Metodo 2 di 2:

Parte Due: Delegare Efficacemente

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Dai il via al processo. Il primo passo è il più difficile ma anche quello cruciale. Devi buttarti e chiedere aiuto a qualcuno (o, se sei il capo, dire a qualcuno di aiutarti.) Non crucciarti: se sei educato, gentile e simpatico non risulterai negativo solo perché hai chiesto (o detto che vuoi) aiuto. Cerca di essere gentile pur rimarcando la serietà della tua richiesta.
- Se nello specifico non sei certo di come chiedere a qualcuno di fare qualcosa per te, cerca di essere breve e cortese. Prova con qualcosa come: "Hey, posso parlarti per un minuto? Mi domandavo se potresti aiutarmi ad assembla quel mucchio di hard drive che abbiamo appena ricevuto. Da solo non ce la faccio perché oggi sono fuori ufficio. Mi dai una mano?" Non mettere pressione al tuo aiutante ma assicurati che sappia che il suo aiuto è "necessario".
- Chiedi e dovresti (probabilmente) ricevere. Non temere di delegare perché non vuoi risultare maleducato o uno che impone. Vedila così: come ti senti quando gli altri chiedono qualcosa a te? Seccato, offeso? O perfettamente pronto ad aiutare di solito? Probabilmente la seconda!
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Non prendere i rifiuti personalmente. A volte le persone non saranno in grado di aiutarti, è triste ma è così. Le cause possono essere molteplici, la più comune è che la persona alla quale hai domandato è già occupata di suo. Non prenderla troppo personalmente, solo perché non può ( o non vuole) fare qualcosa per te al momento, non vuol dire che ti odia. Di solito implica che è occupata o pigra, niente di più.
- Se ricevi un rifiuto considera le opzioni: solitamente puoi insistere in modo educato ma deciso, sottolineando quanto hai bisogno di aiuto (il che funziona piuttosto bene se sei il capo o qualcuno con una certa autorità), puoi cercare di chiedere a qualcun altro, oppure arrangiarti da solo. Ma se davvero hai bisogno di quell'aiuto, non temere di provare le opzioni uno e due!
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Delega l'obiettivo, non la procedura. Questa è la chiave per non diventare un incubo di puntigliosità. Definisci degli standard chiari per il tipo di risultato che cerchi e mostra alla persona come ottenerli, ma dì anche che può fare come vuole purché sia un lavoro ben fatto e completato in tempo utile. Dagliene a sufficienza non solo per imparare ma anche per sperimentare e innovare. Non addestrarla come fosse un robot ma come un essere umano, qualcuno che si sa adattare e può migliorare.
- Questa tattica è saggia e ti risparmia tempo e nervoso. Devi usare il tempo che hai liberato per fare qualcosa di più importante, non per preoccuparti costantemente di come stia andando il tuo aiutante. Ricorda: hai delegato per essere "meno" stressato, non "di più".
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Preparati a insegnare al tuo aiuto. Dovresti sempre calcolare un po' di tempo da dedicare al training come eseguire ciò che gli affidi, anche se è qualcosa di semplice. Ricorda che quei processi che sembrano elementari e automatici per te, potrebbero non esserlo per chi non li hai mai fatti. Sii pronto non solo ad avviare il tuo aiutante al lavoro che deve fare, ma anche a vagliare con pazienza le domande che sicuramente avrà.
- Considera il tempo trascorso ad insegnare come un investimento a lungo termine. Se lo addestri in modo corretto, risparmierai tempo in futuro, quello che altrimenti passeresti a correggere gli errori.
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Destina al completamento del lavoro le risorse necessarie. Puoi averne molte, ma la persona alle quali servono potrebbe non riuscire ad averne accesso. Dati protetti da password, attrezzature particolari o specialistiche possono essere molto importanti per terminare quel compito, quindi assicurati che la persona alla quale lo deleghi possa accedervi.
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Ricorda che il tuo aiuto può fare solo una cosa alla volta. Quando ti affianca, non fa il suo normale lavoro. Non dimenticarti che come te, anche chi ti aiuta avrà dei tempi di lavoro. Chiediti cosa mette da parte per terminare il compito che gli assegni. Accertati di avere anche una risposta quando decidi di delegare.
7
Sii paziente. La persona che ti aiuta "farà" degli errori mentre impara come eseguire il nuovo lavoro. È parte del processo di apprendimento. Mettilo in conto. Non delegare pensando che chi ti aiuta farà tutto alla perfezione, a meno che tu non ne abbia la totale certezza. Se un progetto non risulta come lo volevi perché chi ti aiutato non è stato in grado di portarlo a termine alla "perfezione", è colpa tua, non sua. Devi essere una risorsa per il tuo aiutante e il lavoro delegato può essere un'occasione per apprendere invece che qualcosa da temere.
- Quando insegni a qualcuno a fare qualcosa, stai facendo un investimento. All'inizio le cose rallenteranno ma alla lunga la produttività subirà un'impennata se hai affrontato la cosa con un atteggiamento positivo e realistico.
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Sii pronto a eventuali difficoltà. Metti a punto dei piani di emergenza e sii pronto a intervenire quando le cose vanno male. Impara cosa succede se si sbaglia una scadenza o un parametro non vengono rispettati. Gli ostacoli e gli imprevisti sbocciano di continuo, che tu sia al lavoro o a casa, anche la tecnologia sbaglia a volte. Rassicura il tuo aiuto sul fatto che se capita qualcosa, sarai comprensivo e lo capirai, aiutandolo a rispettare i tempi: non buttarlo sotto al treno appena il vento soffia di traverso.
- In modo egoistico, anche questa è una mossa intelligente: se il tuo aiuto teme di essere incolpato passerà più tempo a coprirsi le spalle che non a completare il lavoro.
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Riconosci il tuo aiutante quando serve. Delegare è necessario se hai molte responsabilità. Tuttavia è contro produttivo lasciar lavorare come uno schiavo chi ti aiuta e poi prenderti il merito. Riconoscigli la sua importanza e loda i suoi sforzi.
- Ad ogni complimento per il lavoro svolto assicurati di menzionare chi ti ha aiutato.
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Ringrazia. Quando qualcuno fa qualcosa per te, è importante ringraziare e riconoscere la sua importanza, far sapere quanto hai apprezzato l'aiuto. Altrimenti risulterai ingrato, anche se non lo sei. Ricorda che la gente non legge nella mente. E se si sente apprezzata, sarà più incline a offrirti nuovamente aiuto.
- Sii gentile. Un riconoscimento sincero come: "Non ce l'avrei mai fatta senza di te!" può dire molto. Se il lavoro che quella persona ha svolto per te era davvero importante, puoi offrirgli una cena, un drink, ringraziarlo con un biglietto o con un piccolo regalo.
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Consigli

Crea una lista di deleghe per tutto ciò che vorresti lasciar fare agli altri. Non censurare nulla. Metti tutto su carta e decidi in un secondo momento cosa è fattibile e cosa no. Saresti sorpreso di scoprire quante cose stai facendo da solo quando invece potresti affidarle agli altri.

Avvertenze

Non scaricare compiti ingrati agli altri fingendo di far loro un favore. Se loro non ne possono effettivamente trarre alcun beneficio, non fingere che ce ne siano. Meglio farlo dopo aver completato uno o più lavori in team. In questo modo potrai dire sinceramente: "Scusa, è un compito del cavolo ma mi serve davvero aiuto," o "Ti prometto che ti farò avere un qualche merito per questo anche se a livello pratico non ce ne sono. So che non è il massimo come compito ma va fatto e so che posso fidarmi di te." Ci sono molti compiti poco piacevoli, un modo per far sì che vengano svolti è non dimenticarsi del tuo aiuto quando capiteranno quelli migliori.