Come Documentare le Prestazioni Lavorative dei Dipendenti

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Se sul lavoro hai il compito di gestire altre persone, documentandoti su come svolgono il loro dovere, potrai tenere traccia dei fatti e rimuovere eventuali ambiguità. Un'accurata documentazione delle prestazioni lavorative, buone o cattive che siano, e naturalmente delle azioni disciplinari, se sono necessarie, è fondamentale per occuparsi dei dipendenti nel corso del tempo.

Passaggi

1
Documenta le questioni riguardanti il personale appena si verificano, non settimane o mesi più tardi. A tale scopo, i documenti devono contenere un resoconto completo e accurato di ciò che è stato discusso e degli eventi emersi in una determinata data.
2
Metti da parte un po' di tempo. I benefici di questo tipo di documentazione superano di gran lunga il tempo e gli sforzi richiesti dai confronti verbali con i dipendenti sulle loro prestazioni. Riporta gli argomenti di discussione, chi era presente, quali problemi o preoccupazioni sono emersi e quali promesse o accordi sono stati fatti in modo da elaborare una documentazione cartacea per futuri riferimenti. Facendo una raccolta di informazioni ben documentate sui dipendenti, eviterai incomprensioni tra le parti e offrirai protezione legale a te e al tuo datore di lavoro in caso di controversie.
3
Descrivi i punti salienti di una conversazione. Riassumi le condizioni negoziate (ovvero, chi farà cosa, entro quale termine), i richiami fatti a un dipendente, le misure specifiche relative alle prestazioni lavorative che avete analizzato insieme e gli impegni assunti da tutte le parti in maniera particolareggiata.
4
Attieniti ai fatti. Non considerare gli appunti presi sulle conversazioni con i dipendenti come un diario personale, in cui esprimere opinioni ed emozioni. Questo genere di documentazione può rappresentare una memoria pubblica presso un'aula di tribunale, perciò sii chiaro e professionale. Scrivi usando un tono distaccato, come se fossi una parte esterna che riporta nel dettaglio quello che è successo mantenendosi a distanza di sicurezza. Concentrati sulla qualità del lavoro, sul comportamento e la condotta, sulla partecipazione e la disponibilità. Non attaccare un dipendente per questioni caratteriali.
5
Includi altre prove a sostegno per elaborare una solida documentazione. Si tratta di qualcosa che può cambiare a seconda della situazione che delinei. Alcuni esempi: lettere di reclamo da parte della clientela come prova della scarsa qualità di servizio di un dipendente; copie dei cartellini orari come prova del ritardo abituale di un dipendente; copia dell'analisi di un consulente sulla scarsa produttività di un dipendente.
6
Documenta le riunioni disciplinari tenute con gli impiegati, prendendo appunti che riassumano tre punti della conversazione.
1. Lo standard accettabile delle prestazioni lavorative, o l'aspettativa minima, come argomento di discussione.
2. La misura entro cui il dipendente ha o non ha raggiunto l'obiettivo suddetto. Specifica eventuali violazioni e/o conseguenti azioni disciplinari.
3. La prospettiva, la risposta o la posizione del dipendente riguardo al problema. Fai un resoconto dettagliato delle sue argomentazioni, anche se non sei d'accordo o hai dubbi sulla loro validità.
7
Chiedi al dipendente di rivedere e firmare un riconoscimento della documentazione che hai prodotto. Anche se alcuni possono rifiutarsi, la tua offerta mostra buona fede. Se l'impiegato rifiuta di firmare i documenti, spiegagli che la sua firma è una testimonianza dell'avvenuta discussione su determinati argomenti, non del fatto che conviene con ciò che è stato detto. Se non è d'accordo, incoraggialo a proporre qualche correzione.

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Consigli

I dipendenti, e i loro avvocati, contestano abitualmente quello tu ritieni sia un fatto inconfutabile. Ecco perché è importante corroborare una documentazione con prove a sostegno. Considera di includere relazioni dettagliate con testimoni oculari, foto, copie di messaggi di posta elettronica o altre prove provviste di date che sottolineino la natura ambigua dei fatti.
Dedica dieci minuti al giorno a documentare le tue discussioni con i dipendenti. Il momento migliore per farlo è negli ultimi dieci minuti prima di lasciare l'ufficio. In questo modo, gli eventi della giornata sono ancora freschi nella mente. Dopo aver aggiornato la documentazione relativa ai dipendenti, prendi l'abitudine di chiudere a chiave il tuo schedario, come ultimo gesto della giornata lavorativa.
Fai in modo che i tuoi appunti siano obiettivi. Non documentare solo gli errori degli impiegati. Crea un dossier su ogni dipendente, in cui prendere nota delle prestazioni – sia giuste che sbagliate – di ogni membro della squadra. Documentando ciò che di positivo c'è nel rendimento dei lavoratori, sarai un supervisore imparziale. Se ti limiti ad analizzare solo coloro che creano problemi, rischi di avere problemi se un difensore legale sostiene che fin dall'inizio avevi preso "nel mirino" qualcuno, mentre ignoravi o proteggevi altri.
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