Come Essere Diplomatici

Probabilmente sei un manager che ha intenzione di creare un ambiente di lavoro più positivo o forse stai solo cercando di apprendere le tecniche per risolvere i conflitti. L'arte della diplomazia implica una buona valutazione delle circostanze prima di parlare e agire in modo da affrontarle nel migliore dei modi. Anche se non è un compito semplice in determinati momenti, puoi mantenere la calma comportandoti con garbo, stemperando il clima quando si fa teso e relazionandoti opportunamente con gli altri.

Parte 1

Parte 1 di 3:

Comunicare in Modo Efficace

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Scegli con attenzione le tue parole. Ricorda che a volte le parole possono ferire le persone anche se le intenzioni sono buone. Quindi, prima di parlare di un argomento delicato, chiediti se quello che stai per dire è vero, utile o gentile. Esprimiti in prima persona per spiegare i tuoi pensieri anziché tirare a indovinare quello che gli altri pensano o stanno provando.^{[1]
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Harvard Business Review
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- Ad esempio, potresti dire: "Mi sento scombussolato per la decisione che è stata presa durante la riunione di oggi" anziché: "Dovresti essere sconvolto per la decisione presa oggi".
- Se devi discutere con qualcuno di un argomento importante, prepara il tuo discorso.
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Adatta il tuo stile di comunicazione in base alla situazione. Devi conoscere i tuoi interlocutori prima di far passare un messaggio. In questo modo, ti assicurerai che verrà ricevuto e compreso. Determina se è meglio inviare un'e-mail o parlare di persona o se è preferibile annunciare una notizia in gruppo o individualmente.^{[2]
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- Per esempio, supponiamo che tu debba comunicare al tuo staff che avverranno dei tagli al bilancio. In passato hai inviato delle e-mail per fornire informazioni delicate, ma hai scoperto che creavano confusione. In questo caso, organizza una riunione di personale e spiega la situazione in modo che i tuoi collaboratori abbiano la possibilità di chiarire i loro dubbi.
- Programma degli incontri individuali secondo le necessità o le richieste.
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Sii aperto alle nuove idee. Invece di prendere sempre le decisioni da solo, ascolta il punto di vista degli altri. Ringraziali per averti esposto quello che pensano in modo che continuino a farlo anche in futuro. Trova il tempo per valutare le opinioni altrui, ma resta fermo sulle tue decisioni quando credi di aver fatto la scelta migliore.^{[3]
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- Rispondi: "Grazie per la tua onestà, Marco. Prenderò in considerazione quello che mi hai detto riguardo all'assistenza sanitaria per tutti e farò ulteriori ricerche".
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Sii assertivo con le parole e il linguaggio del corpo. Quando interagisci con gli altri, non essere aggressivo, ma cerca di mostrarti sicuro di te. Parla lentamente e con disinvoltura. Siediti senza accavallare le gambe o incrociare le braccia e guarda negli occhi il tuo interlocutore mentre parla.^{[4]
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Non essere troppo diretto. Invece di comunicare esplicitamente i tuoi pensieri e le tue sensazioni, usa qualche filtro. Offri suggerimenti anziché dire che cosa bisogna fare. Una persona diplomatica non sta seduta a sbraitare ordini, ma trova il modo per spingere gli altri ad agire.^{[5]
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- Ad esempio, se devi gestire una situazione conflittuale tra i tuoi figli, prova a dire: "Dovreste considerare una soluzione migliore per dividere lo spazio in camera in modo da non litigare più".
- Puoi dire a un dipendente che arriva spesso in ritardo: "Hai mai considerato di prendere la strada statale per venire al lavoro? Per quello che ho visto, è a scorrimento veloce". Tuttavia, ti conviene rivolgerti in questo modo se hai un buon rapporto con il tuo interlocutore, altrimenti in determinati contesti potrebbe pensare che ti comporti in modo passivo-aggressivo.
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Presta attenzione alle tue maniere. L'educazione è la chiave della diplomazia. Aspetta il tuo turno per prendere la parola e non interrompere mai le altre persone. Sii incoraggiante ed evita di insultare. Esprimiti con un tono di voce naturale e non conflittuale. Non imprecare e non urlare.^{[6]
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Controlla la tua emotività. Probabilmente sei costretto a lavorare con colleghi indisponenti o che hanno atteggiamenti provocatori. Tuttavia, la diplomazia non è un'arte che si usa solo con le persone che apprezzi. Impara le tecniche di respirazione profonda per calmarti quando gli altri ti stressano. Se senti il bisogno di piangere o sfogarti, esci e vai un secondo in bagno.^{[7]
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Parte 2

Parte 2 di 3:

Affrontare le Situazioni Difficili

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Trova il momento giusto per parlare. Se devi confrontarti con qualcuno su una questione piuttosto seria, fallo quando sei calmo. In questo modo, ti assicurerai che la conversazione non degeneri.^{[8]
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Comincia con un commento positivo quando devi comunicare una cattiva notizia. Prima di dare informazioni che potrebbero turbare il tuo interlocutore, distendi un po' l'atmosfera con considerazioni o notizie positive. Questo approccio ti permetterà di stabilire un clima di calma e fiducia.^{[9]
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- Supponiamo che tu debba declinare l'invito a un matrimonio. Invece di rispondere direttamente "no", invia un biglietto con su scritto: "Congratulazioni per il vostro imminente matrimonio! So che sarà una bella giornata. Purtroppo, ho un impegno di lavoro, ma vi faccio i miei migliori auguri e ben presto vi spedirò il mio regalo".
- Utilizza questo metodo anche quando devi fare una critica costruttiva.
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Concentrati sui fatti. Prima di una discussione importante, considera i fatti. Non devi parlare basandoti sulle tue convinzioni o seguendo le tue emozioni, ma devi fare affidamento sulla ragione e sulla logica.^{[10]
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- Supponiamo che in azienda sia in atto un ridimensionamento dell'organico. Invece di andare dal tuo capo ed esclamare: "Non sono d'accordo con questi cambiamenti!", digli: "Il nostro dipartimento ha raddoppiato le vendite nell'ultimo trimestre. I tagli effettuati comprometteranno gravemente la nostra capacità di aumentare i profitti".
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Trova un modo per negoziare con le persone. Individua i tuoi obiettivi e quelli degli altri. Chiediti che cosa vuoi ottenere e che cosa desidera la tua controparte, e trova un modo per soddisfare le esigenze di entrambi.^{[11]
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- Ad esempio, supponi che tuo marito ti proponga di cambiare casa in modo che i vostri figli possano frequentare una scuola più prestigiosa. Tuttavia, preferisci rimanere dove abitate per non allontanarti dal tuo ufficio. Considera le scuole private o la possibilità di spostarvi nel quartiere accanto.
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Esprimi le tue preferenze in modo che la situazione sia vantaggiosa per tutti. Una volta messi in luce i tuoi obiettivi, prova a negoziare. Spesso la diplomazia comporta la rinuncia di determinate cose in cambio di altre. Sii disposto a trovare un compromesso e andare avanti.^{[12]
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- Supponi che a un certo punto tra te e il tuo coinquilino nasca la necessità di dividere le faccende domestiche. A te non dispiace lavare i piatti, ma detesti i lavori di manutenzione. Magari per l'altra persona può essere il contrario. In questo caso, proponi di occuparti della pulizia della cucina se si fa carico delle riparazioni e della cura del giardino.
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Reagisci con calma quando ricevi una brutta notizia. Se il tuo capo ti comunica che verrai licenziato o se tuo marito vuole divorziare, mostra la tua maturità mantenendo la calma invece di urlare, lanciare insulti o avere una crisi di nervi. Respira profondamente, riempendo i polmoni e cacciando l'aria. Reagisci positivamente e, se necessario, allontanati un secondo per riprenderti.
- Ad esempio, potresti dire al tuo capo: "Mi dispiace molto di apprendere questa notizia. C'è una ragione in particolare? È una decisione definitiva?".
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Parla bene degli altri. Se qualche pettegolezzo giunge alle tue orecchie, non versare benzina sul fuoco. Probabilmente lavori in un ambiente ostile dove spesso circolano voci, ma non farti coinvolgere. Astenendoti, dimostrerai di essere corretto e avere carattere.^{[13]
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Sii onesto e mostra la tua vera personalità. Uno degli ingredienti della diplomazia è l'affidabilità. Durante le conversazioni più spinose devi essere leale con i tuoi interlocutori, altrimenti non riuscirai a ottenere quello che vuoi e gli altri non saranno in grado di relazionarsi con te in modo autentico.^{[14]
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- Supponi di aver commesso un errore che ha pregiudicato tutta la tua squadra di lavoro. Invece di incolpare qualcun altro, ammetti: "Ho commesso un'imprecisione sul rapporto, per questo abbiamo ricevuto tante chiamate oggi. Mi scuso, ma sto cercando di risolvere il problema. Ditemi se avete domande o bisogno di aiuto".
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Allontanati dalla conversazione. Non prendere decisioni difficili in fretta e furia. Invece di fare scelte di cui potresti pentirti, assentati un momento per pensare.^{[15]
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- Ad esempio, se sei un supervisore e un dipendente ti chiede di lavorare da casa un giorno a settimana, considera le sue esigenze e le sue motivazioni prima di rispondere immediatamente "no". Se puoi, trova un compromesso e offri questo genere di flessibilità anche al resto del personale.
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Parte 3

Parte 3 di 3:

Instaurare dei Buoni Rapporti con gli Altri

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Fai quattro chiacchiere per creare un clima più sereno. Se vuoi essere più diplomatico, devi aiutare gli altri a sentirsi a loro agio. Invece di affrontare di punto in bianco un discorso serio, cerca di entrare in confidenza con le persone. Parla dei loro programmi per il fine settimana, della vita matrimoniale, dei figli o delle loro passioni. Discuti delle notizie che hai appreso tramite i giornali o delle tue trasmissioni televisive preferite. Mettile a proprio agio dimostrando interesse per la loro vita privata.^{[16]
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- Quando è opportuno, fai qualche battuta.
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Imita il linguaggio del corpo del tuo interlocutore. Comunica empatia riproducendo i gesti e la postura di chi hai di fronte. Se sta seduto con il mento poggiato sulla mano, fai altrettanto. In questo modo, dimostrerai interesse per la conversazione.^{[17]
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- Sorridi non appena lo incontri.
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Chiama per nome. Le persone reagiscono bene quando sentono pronunciare il loro nome. Quindi, usalo ogni tanto mentre stai parlando.^{[18]
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- Potresti semplicemente dire: "Dove ti piacerebbe pranzare, Maria?" o pronunciarlo in occasioni più gravi come: "Andrea, mi dispiace per tua madre".
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Ascolta attentamente. Quando parli con qualcuno, evita di giocare col telefono o vagare con la mente. Piuttosto, presta attenzione in modo da comprendere il suo punto di vista. Ripeti quello che ha detto per fargli capire che hai ascoltato.^{[19]
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- Ad esempio, potresti dire: "Quindi, le cure che stai prestando a tua madre e la crescita di tuo figlio ti stanno mettendo a dura prova fisicamente".
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Poni qualche domanda. Dimostra attenzione verso il tuo interlocutore approfondendo il suo discorso. Formula domande che richiedono una maggiore riflessione e non un semplice "sì" o "no" come risposta.^{[20]
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- Ad esempio, potresti chiedere: "Fantastico! Sei stato in Grecia? Che cosa ti ha portato a questa scelta e che cosa ti è piaciuto di più?".
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Consigli

Esistono molti i libri che offrono consigli importanti sull'arte della diplomazia. Ad esempio, Come farsi degli amici e influenzare la gente di Dale Carnegie fornisce ottimi suggerimenti su questo argomento.

Avvertenze

Sii cauto quando usi la parola "no". Dovresti provare ad ascoltare il punto di vista degli altri con attenzione e accettare le loro opinioni, sebbene questo non significhi necessariamente che tu sia d'accordo.