Come Formattare un Documento di Word in Modo Professionale

Scegli un carattere della famiglia serif se devi stampare il documento. I caratteri di tipo serif presentano un alto contrasto e delle grazie molto accentuate che rendono il testo molto più elegante e decorativo. Alcuni tipografi professionisti pensano che i caratteri serif agevolino la lettura se stampati su carta. Se hai pianificato di stampare il documento su cui stai lavorando, scegli un carattere serif classico, come il Times New Roman, il Book Antiqua o il Georgia.^[1]

• Per selezionare un carattere specifico, accedi alla scheda Home della barra multifunzione di Word collocata nella parte superiore della finestra del programma, quindi seleziona il font che preferisci dall'apposito menu a discesa posizionato nella parte destra della barra.
• Esistono centinaia di font fra cui scegliere, ma cerca sempre di focalizzare l'attenzione su quelli più semplici che hanno un aspetto classico, in modo che il documento alla fine appaia professionale e di facile lettura. Per questi motivi è meglio evitare di usare un carattere troppo elaborato e artistico.

Se il documento verrà usato solo in formato digitale, orientati su un carattere della famiglia sans-serif. I caratteri sans-serif sono privi delle grazie alle estremità a differenza dei caratteri di tipo serif. Molti tipografi esperti credono che questi caratteri siano più facili da leggere a video rispetto ai caratteri serif. Se non hai intenzione di stampare il documento in versione cartacea, allora orienta la scelta del font su un sans-serif classico, come Verdana, Lucida o Calibri.^[2]

• Anche se il carattere comic sans è molto diffuso e usato come carattere appartenente alla famiglia sans-serif, pur essendo semplice da leggere, ha la reputazione di apparire infantile e quindi poco professionale. Evita di usare il carattere comic sans se il documento a cui stai lavorando dovrà avere un aspetto raffinato e professionale.

Formatta il testo usando le intestazioni nel testo. Si tratta dei titoli delle varie sezioni del testo che possono essere inseriti lungo il documento allo scopo di evidenziare chiaramente ogni singola parte del contenuto. Usare le intestazioni non solo farà apparire il testo più raffinato e impaginato meglio, ma permetterà ai lettori di muoversi lungo l'intero documento con più facilità e rapidità potendo individuare a colpo d'occhio ciò di cui hanno bisogno.^[3] Per inserire un'intestazione in un documento di Word segui queste istruzioni:

• Digita il testo che dovrà diventare il titolo o l'intestazione di una sezione specifica. Per esempio "Sezione 1" o "Introduzione";
• Seleziona il titolo o l'intestazione che hai appena creato;
• Accedi alla scheda Home e fai riferimento al gruppo Stili posto sulla parte destra della barra multifunzione;
• Seleziona lo stile che vuoi usare dalla lista di quelli disponibili. Per esempio se vuoi creare un titolo di un capitolo o di una sezione principale del documento, scegli lo stile Titolo 1. Invece, se si tratta di sezioni secondarie o paragrafi, scegli gli stili Titolo 2, Titolo 3 e così via.

Usa caratteri diversi e ben distinti per i titoli e il corpo del testo. Normalmente, i titoli hanno una dimensione dei carretti maggiore rispetto al corpo del testo, in modo che risaltino agli occhi del lettore. Tuttavia, usando un carattere diverso da quello del resto del testo, otterrai un risultato ancor più soddisfacente creando un impatto visivo più deciso e accattivante. Per impostazione predefinita, Word usa normalmente un carattere diverso dal resto del testo per formattare i titoli e le intestazioni (per esempio, Calibri Light e Calibri), ma sentiti libero di sperimentare scegliendo il tipo di font che preferisci.^[4]

• Potrebbe essere più funzionale combinare un font serif per i titoli e le intestazioni con un font sans-serif per il corpo del testo. Per esempio, potresti usare il carattere Didot per formattare i titoli e il carattere Gill Sans per il resto del testo.
• Se hai la necessità di modificare il tipo di carattere di ogni sezione del documento manualmente, accedi alla scheda Home e apri il pannello Stili. Seleziona lo stile predefinito che desideri modificare, clicca sul pulsante Modifica stile…, quindi scegli il nuovo font da usare.

Allinea i paragrafi a sinistra. Normalmente, per impostazione predefinita, viene usato l'allineamento a sinistra del testo per i documenti di Word. Se le impostazioni predefinite sono state modificate, puoi sempre cambiare l'allineamento accedendo alla scheda Home e scegliendo l'allineamento da applicare al testo dall'apposita sezione del gruppo "Paragrafo" della barra multifunzione posta al centro di quest'ultima. I pulsanti per scegliere il tipo di allineamento sono posizionati esattamente sotto a quelli per la formattazione. Clicca sul pulsante posto più a sinistra fra quelli disponibili caratterizzato da una serie di linee perfettamente allineate lungo il margine sinistro e di lunghezza variabile lungo il margine destro.^[5]

• È possibile modificare l'allineamento del testo anche dal menu Formato visibile nella parte superiore dello schermo, scegliendo l'opzione Paragrafo. A questo punto scegli la voce Sinistra nelle impostazioni dell'allineamento.
• Anche se usare l'allineamento a sinistra del testo va bene nella maggior parte dei casi, esistono delle eccezioni. Per esempio, i titoli e il nome dell'autore del documento dovrebbero essere sempre allineati al centro della pagina, nella parte superiore. Potresti anche avere l'esigenza o il desiderio di allineare al centro anche i titoli e le intestazioni delle singole sezioni del documento.
• Nella maggior parte dei casi è sempre meglio evitare di usare l'allineamento "giustificato", in cui il testo viene allineato contemporaneamente al margine sinistro e destro. Questo stile di formattazione è adatto per contenuti che vengono impaginati in colonne, come cataloghi, brochure, articoli di giornale e newsletter.^[6]

Imposta la dimensione dei margini ad almeno 2,5 cm. I margini determinano lo spazio vuoto che verrà lasciato fra il bordo esterno della pagina e il corpo del testo. Per impostazione predefinita, i documenti di Word presentano margini di 2,5 cm su ogni lato della pagina. Tuttavia, in alcuni frangenti, potrebbe essere più elegante usare un margine di dimensioni maggiori. Per esempio nel caso di una lettera di presentazione potrebbe essere meglio impostare i margini a 3-4 cm.^[7] Per modificare la dimensione dei margini di Word, clicca sulla scheda Layout della barra multifunzione, quindi clicca sull'icona Margini posta nella parte superiore destra. A questo punto, seleziona uno dei modelli predefiniti di margini oppure scegli l'opzione Margini personalizzati, quindi inserisci le dimensioni che dovranno avere i singoli margini.

• Le impostazioni predefinite di Word prevedono di usare una dimensione del testo di 12 punti e dei margini di 2,5 cm, dato che sono requisiti standard per citazioni e formattazioni professionali, come gli standard APA e MLA per le citazioni.^[8] Se stai creando un documento in ambito scolastico o per una pubblicazione ufficiale, controlla le relative linee guida per capire come devi impostare i margini e la dimensione dei caratteri.
• È comunque possibile usare margini con una dimensione inferiore ai 2,5 cm, ma in questo caso il testo potrebbe risultare meno leggibile e meno piacevole allo sguardo, dato che i caratteri arriveranno molto più vicino ai margini della pagina.

Indenta la prima riga di testo di ogni paragrafo, se lo stile che devi usare lo richiede. Se il documento che stai componendo è composto da un corpo del testo unico e compatto, i lettori si stancheranno facilmente di leggerlo. Uno dei modi tradizionali per gestire questo tipo di problemi consiste nell'indentare i paragrafi. Per applicare questo stile, dovrai semplicemente premere il tasto Invio quando dovrai iniziare un nuovo paragrafo e poi premere il tasto Tab ↹ per creare la prima riga indentata. L'indentazione predefinita di Word è pari a 1 cm, che è pari alla dimensione richiesta da molti standard di formattazione come l'APA e MLA.^[9]

• In alternativa, puoi usare il menu Layout di Word per indentare automaticamente tutti i paragrafi. Imposta il valore che desideri usando il pulsante Rientro visualizzato al centro della scheda "Layout". Per esempio imposta il campo Sinistra con un valore pari a 1 cm. A questo punto ogni volta che premerai il tasto Invio per iniziare un nuovo paragrafo, la prima riga apparirà automaticamente indentata.
• In alternativa, puoi accedere al menu a discesa Formato e scegliere la voce Paragrafo…. All'interno della finestra di dialogo "Paragrafo" è possibile gestire l'indentazione del testo facendo riferimento alla sezione Rientro.
• Se preferisci usare il tasto Tab ↹ per indentare la prima riga di un paragrafo, puoi modificare anche il parametro Tabulazioni dell'omonima finestra di dialogo per impostare il rientro che verrà applicato al testo quando si preme il tasto "Tabulazione". Accedi alla scheda Home della barra multifunzione di Word, quindi clicca sulle icone Aumenta rientro o Riduci rientro visualizzate nel gruppo "Paragrafo".^[10]

Aggiungi una spaziatura extra dopo ogni paragrafo come alternativa all'indentazione del testo. Per alcuni modelli di documento, come le lettere di presentazione, i paragrafi con la prima riga indentata sono ormai obsoleti e poco usati. Se hai il desiderio di conferire al tuo scritto uno stile più moderno, abbandona i rientri e modifica la spaziatura del paragrafo.^[11] Accedi alla scheda Home della barra multifunzione di Word, quindi clicca sul pulsante Spaziatura paragrafo. Verrà visualizzata una finestra di dialogo in cui sarà possibile modificare la spaziatura standard dei paragrafi. La dimensione della spaziatura va espressa in punti, esattamente come avviene per la dimensione dei caratteri del testo. Normalmente, si utilizza una spaziatura di 6-8 punti.^[12]

• In alternativa, puoi semplicemente premere il tasto Invio due volte per creare una riga vuota aggiuntiva fra ogni paragrafo.
• Se vuoi applicare automaticamente una spaziatura personalizzata all'intero documento, dovrai modificare tale parametro all'interno della scheda Layout.
• Oppure apri la scheda Progettazione della barra multifunzione di Word e seleziona il menu a discesa Spaziatura paragrafo. A questo punto, scegli il modello di spaziatura dei paragrafi che verrà applicato automaticamente a tutto il documento.

Segui le linee guida relative all'interlinea che ti sono state fornite. Se stai creando un documento in ambito scolastico, il professore o il tutor che ti segue potrebbe chiederti di usare un'interlinea doppia. Alcuni standard di formattazione, come MLA, prevedono di usare una spaziatura doppia per il testo.^[13] In altri casi, per esempio nelle lettere di presentazione, è meglio usare una spaziatura singola.^[14] Indipendentemente dall'interlinea richiesta per la tipologia di documento che stai creando, puoi impostare quella che preferisci accedendo alla scheda Home della barra multifunzione di Word, cliccando sulla voce Opzioni interlinea visibile nel gruppo Paragrafo e selezionando il valore che preferisci dal menu a tendina che apparirà.^[15]

• Se hai già iniziato a scrivere il documento, dovrai prima selezionare tutto il testo già presente per poter applicare una nuova spaziatura. In caso contrario, dovrai semplicemente impostare la spaziatura desiderata prima di iniziare a comporre lo scritto.
• Se il documento che devi creare non ha requisiti particolari per la spaziatura, puoi comunque scegliere di applicare una spaziatura specifica per renderlo più elegante e semplice da leggere. Accedi al menu Interlinea della scheda Home per poter inserire un valore specifico per l'interlinea del testo per esempio 1.^[16]