Come Mantenere la Formattazione di un Documento nel Corpo di un'Email Usando il Copia e Incolla

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La posta elettronica, in generale, coinvolge solo del semplice testo (ASCII), mentre i documenti di Word possono contenere molta formattazione. Non esiste alcun modo per conservare interamente la formattazione di un documento di Word quando viene copiato nel corpo dell'email. Ci sono diverse possibilità, tuttavia, secondo i tuoi obiettivi.

Passaggi

1
Aggiungi il documento di Word all'email come allegato, piuttosto che nel corpo dell'email. Tuttavia, alcune persone che riceveranno l’email potrebbero non possedere una copia di Word e quindi potrebbero non riuscire a leggere il documento. Inoltre, a causa delle differenze tra i computer degli utenti, alcuni documenti potrebbero risultare leggermente diversi.
2
Salva il documento da Word come file RTF (Rich Text Format) e poi allega tale documento all’email. WordPad, un software che viene fornito gratuitamente con Windows, e quasi tutti i Word Processor riescono a leggere i file RTF. I file RTF preservano la maggior parte della formattazione, ma non tutta, dei documenti di Word.
3
Se possiedi la versione completa di Adobe Acrobat o un altro modo per creare un documento PDF, puoi esportare il documento Word in un file PDF e allegare quest'ultimo. Il software Adobe Acrobat Reader è gratuito e la maggior parte degli utenti lo avrà già installato sul proprio computer. Un file PDF sarà esattamente come il file Word, ma non potrà essere modificato facilmente. Puoi anche utilizzare un prodotto gratuito, chiamato PDF Creator (http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/), per creare il file PDF.
4
Molti client di posta elettronica consentono di mettere alcuni elementi di formattazione nell’email. Chiamata "rich text" o "posta html", questa funzione è accessibile in diversi modi a seconda del tuo client di posta elettronica. In realtà invia l’email in formato HTML (come una pagina Web) che è leggermente più restrittivo rispetto al formato RTF sopra descritto. È spesso più conveniente mettere il testo nel corpo dell'email, piuttosto che come allegato, ma non tutte le persone che ricevono posta elettronica sono in grado di visualizzarla in formato HTML.
5
Incolla il documento di Word direttamente nel tuo client di posta elettronica come testo normale, ma prima prendi alcune precauzioni. Utilizza meno formattazione possibile. Cambia le "virgolette inglesi".

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Avvertenze

Non allegare documenti Word se non è veramente necessario. Di solito bisognerebbe allegare solo i documenti lunghi — qualcos’altro si può dire con il testo normale nel corpo di un messaggio. Se hai realmente bisogno che il destinatario veda il documento esattamente come appare sul tuo schermo, devi imparare a creare un file PDF. Se hai bisogno di fare modifiche estese, allega il documento di Word o un file RTF.