Come Organizzare un Evento per Raccogliere Fondi

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Un evento di beneficenza permette di raccogliere soldi per una buona causa. Organizzarlo comporta una certa pianificazione e molta cura. Se messo in atto nel modo giusto, è possibile attirare donatori per questa iniziativa e anche per quelle future. Per coordinarla al meglio, devi innanzitutto prendere delle decisioni di base, pianificarla con largo anticipo e fare in modo che scorra tutto liscio durante l'evento stesso.

Metodo 1

Metodo 1 di 3:

Fase Decisionale

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Informati sulla causa che vuoi sostenere. Il modo migliore per ispirare la gente a donare è avere a cuore una causa in prima persona. Meglio la conosci, più gli altri si sentiranno stimolati ad aiutare.
- Probabilmente sai già qualcosa sulla tua causa. In ogni caso, non fa mai male approfondire. Leggi tutto il materiale che riesci a reperire al riguardo. Cerca di aggiornarti in merito a tutte le ricerche attuali e alle notizie sulla questione ^{[1]
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- Dovresti anche informarti sulle raccolte fondi e sugli eventi di beneficenza stessi. Cerca di capire quali tipi di iniziative hanno avuto più successo in passato. Solitamente, quali stratagemmi, modalità di intrattenimento, aste e altri tipi di eventi sono stati efficaci nello specifico ^{[2]
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Determina il tipo di evento. Prima di pianificarlo a fondo, devi innanzitutto stabilire di che genere di iniziativa si tratta. Esistono varie tipologie di eventi di beneficenza. Cerca di organizzarne uno che sia fattibile, considerate le tue risorse e la tua causa.
- Gli eventi più piccoli solitamente avvengono sotto forma di vendite di dolci, lavaggio auto, fiere artigianali, concorsi di bellezza, karaoke o altro tipo. Sono facili da organizzare e poco costosi.
- Se preferisci un evento più grande, come un concerto di beneficenza, una degustazione di vino e cibo, una lotteria, un'asta silenziosa o un ballo, devi sapere che generalmente è più complicato e costoso. Tuttavia, può permetterti di guadagnare più soldi a seconda della zona in cui vivi e della fascia demografica a cui appartengono i partecipanti.
- Fai delle ricerche prima di organizzare. Informati sugli eventi pianificati da altre associazioni di beneficenza nella tua zona. Se un ente organizzerà un concerto nello stesso periodo in cui intendi farne uno anche tu, ti conviene scegliere un'iniziativa diversa per evitare problemi di concorrenza.
- Prima di prendere decisioni, tieni a mente i valori dell'organizzazione. Non dovresti scegliere una tipologia di evento che non sarebbe in linea con i principi dell'ente. Se organizzi un'iniziativa per un centro di disintossicazione, evita una degustazione di vini. Se organizzi un evento per un'organizzazione animalista, una cena a base di carne non fa al caso tuo.
3
Considera leggi e regolamenti. Fattori come tasse, permessi, acquisto/vendita di cibo o alcool e altri aspetti di un'iniziativa benefica vengono predeterminati dalla legge. Assicurati di informarti bene. Se hai dubbi in merito alla legalità di certe scelte, rivolgiti a un avvocato. Puoi anche chiedere delucidazioni nel municipio della tua città.
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Forma una squadra. È impossibile gestire un evento di beneficenza da solo. Una volta che avrai stabilito la tipologia dell'iniziativa, crea un team per concretizzare la tua idea.
- Considera quanti volontari ti serviranno. Per un evento piccolo e semplice, come una lotteria, è necessario un gruppo sparuto di gente. Invece, eventi più grandi richiedono più persone.
- Cerca persone che abbiano diverse competenze. Suddividi gli incarichi in categorie per gestire l'evento: raccolta fondi, pubblicità, relazioni pubbliche e così via. Fai una stima di quanti volontari ti serviranno in ogni squadra.
- Puoi ingaggiare volontari in vari modi. Diversi studenti universitari sono alla ricerca di esperienze per fare curriculum. Se appartieni a un'organizzazione dedicata a questa causa, molte persone saranno felici di dare una mano. Rivolgiti ad amici che hanno determinate capacità. Per esempio, tuo cugino Michele lavora come coordinatore di social network per un'azienda? Chiedigli se è disposto ad aiutarti con le pubblicità online.
- Inoltre, considera quante persone ti serviranno per condurre l'evento. Hai bisogno di camerieri, bartender, musicisti, direttori di scena?
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Metodo 2

Metodo 2 di 3:

Pianificare l'Evento

1
Stabilisci la data e l'orario dell'evento. Dovresti farlo con largo anticipo. È un'informazione fondamentale per prenotare un locale e pubblicizzare l'iniziativa.
- Fai delle ricerche sul pubblico di riferimento e sul tipo di evento. Se organizzerai un concerto di beneficenza in cui verranno serviti alcolici, è bene programmarlo per un weekend. Se farai una vendita di dolciumi e altri cibi in un supermercato, è preferibile programmarla per un pomeriggio infrasettimanale. Chiedi al responsabile del negozio quali sono i giorni di maggiore affluenza.
- Scegli una data con largo anticipo. Ci vuole molto tempo per organizzare un evento di beneficenza, quindi devi assicurarti di averne a sufficienza per pianificarlo.
- Approfitta delle feste. La gente spesso si sente più generosa nel periodo natalizio. Se possibile, cerca di organizzare un evento prima di Natale.
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Cerca un locale. Fissata una data, impegnati nella ricerca. A meno che tu non stia organizzando un'iniziativa all'aperto, devi cercare un locale disposto a ospitare il tuo evento. Dal momento che si tratta di un progetto di beneficenza, puoi chiedere se il proprietario sarebbe disposto a offrire gratuitamente l'utilizzo dello spazio o ad abbassare il prezzo.
- Quando devi scegliere un posto, considera alcuni fattori. Il tuo pubblico di riferimento lo conosce bene? È facilmente accessibile? È politicamente neutro, quindi persone di diverse ideologie potranno sentirsi a proprio agio? È abbastanza grande per accogliere il numero di ospiti stimato? Ha tutte le attrezzature necessarie per la tipologia di evento previsto?
- Determinato quale tipo di posto si adatta meglio alle tue esigenze, compila una lista dei vari locali da considerare. È utile avere tre o quattro opzioni di base, ma anche qualche locale di riserva. Inizia a fare delle telefonate. Vedi quali locali sarebbero disposti a ospitare il tuo evento, a quanto ammonta l'affitto, quali regole devi osservare. Cerca di capire qual è il posto più economico e più adatto alle tue necessità.
- Considera i costi. A quanto ammonta il budget fissato per l'evento e che cosa puoi permetterti? La maggior parte delle organizzazioni stabilisce un tetto massimo di spesa per queste iniziative. Ricordalo al momento di prenotare un locale.
3
Pubblicizza l'evento. A mano a mano che si avvicina la data, devi impegnarti a promuoverlo. Oltre ai classici mezzi pubblicitari, affidati a internet e ai social network.
- I mezzi tradizionali includono volantini, annunci radiofonici, opuscoli, inviti personalizzati, pubblicità su quotidiani e così via. Stabilisci un budget per questo tipo di promozione, specialmente se vivi in una piccola città ^{[3]
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- Devi essere presente sui social network, soprattutto se vivi in una zona più grande. La gente dipende sempre di più dagli inviti elettronici e dalle notifiche su Facebook per pianificare i propri impegni. Dedica una pagina Facebook al progetto. Interagisci con il pubblico prima dell'evento. Condividi aggiornamenti sulle tue piattaforme personali quanto più spesso possibile ^{[4]
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Se accetterai donazioni in denaro, determina i metodi per farle. Contanti? Carte di credito? Raccoglierai il denaro in anticipo o all'evento stesso? Dovresti stabilirlo prima di organizzare tutto. Se le donazioni verranno effettuate proprio quel giorno, dovrai anche cercare di tenere i soldi al sicuro. Compra una cassetta con lucchetto e assicurati di avere un membro del personale disposto a controllarla ^{[5]
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Adotta misure di sicurezza. Assicurati di avere un piano in caso di emergenze o incidenti. Tieni a portata di mano un kit di pronto soccorso. Devi sapere dove si trovano l'uscita di emergenza e l'estintore nel posto in cui si terrà l'evento.
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Considera i piccoli dettagli relazionati all'evento. Se organizzerai una lotteria, ricorda di comprare i biglietti. Devi anche trovare il modo di convincere negozi o imprese a donare degli oggetti per il concorso. Se organizzerai una cena, calcola i costi di cibo, bevande, personale e inviti.
- Fare liste dettagliate, fra cui un menu (se verrà servito del cibo all'evento), ti aiuterà a tenere tutto sotto controllo.
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Metodo 3

Metodo 3 di 3:

Il Giorno dell'Evento

1
Arriva in anticipo per assicurarti che sia tutto pronto. Se sei tu ad aver organizzato l'evento, presentati qualche ora prima, in modo da essere certo che ogni cosa sia al suo posto.
- Ricontrolla tutti i vari aspetti dell'evento. Ci sono abbastanza sedie e tavoli? Tutti gli artisti o i conduttori potranno partecipare? I microfoni e altri dispositivi elettronici funzionano? I volontari sanno che cosa fare?
- Dai una mano con l'organizzazione prima che inizi l'evento e aiuta a pulire quando sarà finito. Certo, il tuo lavoro principale è quello di organizzare, ma i volontari che si occupano dei lavori manuali apprezzano sempre un aiuto.
2
Intrattieni gli ospiti. Durante l'evento, assicurati che si divertano, in questo modo saranno più predisposti a donare. Non essere invadente, ma ogni tanto chiedi come va per essere certo che tutti stiano trascorrendo una bella serata.
- Percorri regolarmente il salone in lungo e in largo per vedere come procede. Se ti accorgi che una persona è annoiata, chiacchiera con lei. Cerca di presentarla agli altri o suggeriscile un'attività per intrattenersi.
- Osserva la reazione del pubblico per quanto riguarda l'intrattenimento. In questo modo, non rischierai di assumere nuovamente una persona che ha annoiato gli ospiti o la cui esibizione è stata mediocre.
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Valuta l'evento successivamente. Una volta che sarà iniziato, esamina onestamente il tuo lavoro. Se vuoi organizzare eventi di beneficenza in futuro, impara da questa esperienza. Che cosa ha funzionato? Che cosa è andato storto? Che cosa avresti potuto fare meglio per facilitarlo?

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Consigli

Assicurati di documentare adeguatamente l'evento. Assumi un fotografo o chiedi a un volontario di fare degli scatti. Puoi usare queste immagini per pubblicizzare eventi futuri, convincendo sempre più persone a partecipare.