Come Scrivere uno Status Report

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Che il tuo capo ti abbia chiesto o meno uno status report, scriverne uno rappresenta un'ottima opportunità per comunicare efficacemente i tuoi risultati. Un buon resoconto non solo manterrà aggiornato il tuo superiore, ma ti aiuterà anche a monitorare i tuoi compiti. Eccoti gli step fondamentali per redigerne uno reader-friendly.

Metodo 1

Metodo 1 di 1:

Scrivere uno Status Report

1
Metti il nome e la data. Un nome contenente la data (per esempio, "Riassunto della Settimana del Primo Dicembre") è un'opzione facile ed efficiente.
- Se mandi il resoconto via email, usa questa frase nell'oggetto.
- Se il report sarà un documento unico, inserisci un'intestazione con questa informazione in cima.
2
Fornisci tutti i dettagli che permettano d'identificare il progetto: titolo, data d'inizio e/o fine, i nomi delle persone che ci hanno lavorato.
3
Spiega qual è stato il risultato raggiunto. Opta per un titolo come "Risultati", "Compiti portati a termine" o, semplicemente, "Fatto".
- Assicurati di specificare che periodo riguarda il resoconto.
- Usa verbi attivi al principio delle frasi. Essi includono: completato, definito, risolto, progettato, organizzato, migliorato, sistemato e archiviato. Questi, comunque, sono solo degli esempi.
- Per un breve report settimanale, sarà sufficiente scrivere una lista formata da 3-5 frasi.
4
Scrivi una lista di quello che sarà fatto in futuro. Un buon titolo per questa sezione sarebbe "Compiti previsti", "Prossimi Step" o "Da fare".
- Se puoi, stima il tempo necessario per portare a termine un compito. Esempio: "Documentare il cambio di design (tempo stimato: due giorni)".
- Fai riferimento agli eventuali programmi che ti sono stati dati.
- Di nuovo,3/6 frasi dovrebbero essere abbastanza per un breve report.
5
Discuti riguardo ai problemi o alle potenziali difficoltà. In questo momento, dovrai chiarire se hai bisogno di supporto. "Questioni aperte" o "Problemi e commenti" sono dei buoni titoli per questa sezione, la quale dovrebbe essere scritta in un paragrafo o due.
- Forse hai difficoltà a trovare un fornitore perché non c'è nessuno in ufficio questa settimana. Magari hai dei suggerimenti rispetto a come migliorare la gestione del business. Sono questi i dettagli che puoi inserire nella sezione.
- Se stai solo comunicando il problema e non hai più bisogno d'aiuto, specificalo. Commenti come “Pensiamo di risolvere la questione nei prossimi due giorni” permetteranno ai supervisori di sapere che non è necessario un loro intervento ma che dovrebbero, comunque, monitorare la situazione.
- Nel caso in cui non si trovi una soluzione al problema, il tuo supervisore non potrà lamentarsi del fatto che non sia stato informato in tempo.
6
Correggi le bozze del testo e invialo.

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Campione

Eccoti un esempio di status report redatto da uno scrittore di WikiHow. Adatta lo stile, il formato e la lista dei risultati al tuo lavoro. Nota l'utilizzo di verbi attivi e positivi.

Status Report del 26 settembre del 2011

Fatto

È iniziata la redazione di tre articoli: "Come riutilizzare i pacchetti delle mentine" (idea mia), "Come diventare designer di borse" (richiesta) e "Come diventare autodidatta" (richiesta).
Gli articoli "Come trovare la tua macchina in un parcheggio affollato" e "Come vendere torte" sono stati ampliati e migliorati.
"Come aiutare una persona che si è rotta un osso" è stato riscritto.
Sono state controllate oltre 400 modifiche e nuove richieste per quanto concerne l'ortografia e i duplicati.

Da fare

Aggiungere immagini a "Come diventare designer di borse".
Rivedere e correggere "Come diventare autodidatta".
Chiedere a un editor che abbia un background medico di rivedere "Come aiutare una persona che si è rotta un osso". Ho realizzato delle attente ricerche prima di scriverlo, ma non ho studi di medicina alle spalle.
Rivedere "Come leggere le etichette del cibo". Quest'articolo ha buone potenzialità, ma ha bisogno di uno stile più chiaro e uniforme e anche qualche menzione in più su a come leggere una lista degli ingredienti.

Problemi/Commenti

Grazie ai nostri programmatori per aver portato a termine senza difficoltà gli aggiornamenti dei software di questa settimana. Presterò attenzione nel caso in cui dovesse manifestarsi qualche problema non risolto.
Uno dei gatti di una nostra volontaria è morto questa settimana e, siccome sembrava piuttosto scossa dall'accaduto, le ho consigliato di prendersi qualche giorno libero, nel caso in cui ne avesse bisogno.

Consigli

Fai in modo che il report sia positivo, se possibile. Non è questa la sede per lamentarsi, esprimere le proprie opinioni o fornire scuse. Puoi suggerire una soluzione o, almeno, una direzione da seguire nel caso in cui ci fossero dei problemi. Così, dimostrerai di avere iniziativa.
Le frasi devono essere brevi e semplici. I manager sono sempre impegnati e non hanno molto tempo per leggere. Se vorranno informazioni più dettagliate, te le chiederanno in un secondo momento.
Se hai intenzione di scrivere status report, fallo regolarmente o, almeno, aggiorna la lista dei risultati raggiunti; in questo modo, non perderai tempo per rivedere tutto quello che hai fatto. Ogni giorno, quando termina l'orario di lavoro, butta giù qualche nota.
Apprezza il lavoro degli altri. Ringrazia la tua collega per averti aiutato in un compito difficile. Se sei stato tu a supportare qualcuno, dillo.
Sii specifico.
Sii onesto. Non riportare più lavoro di quanto tu ne abbia effettivamente svolto.
Nel report puoi scrivere se hai iniziato un progetto, letto qualcosa d'interessante o condotto una ricerca di mercato. Non accade tutto in una sola settimana e le attività preparatorie richiedono tempo e sforzi.
Se scrivi il report di venerdì pomeriggio, ti sarà utile il lunedì mattina per ricordarti a che punto sei.
Se devi registrare sempre le stesse cose (ordini di acquisto, ordini di cambio, ordini di lavoro, fatture), un foglio di calcolo su Excel o un database ti aiuterà a svolgere il compito più facilmente.
Mantieni una copia dello status. Ti tornerà utile quando dovrai scrivere un curriculum o una lista di risultati da mostrare nel momento in cui chiederai un aumento.
Puoi usare quest'approccio anche per gli status report faccia a faccia, durante le riunioni.

Avvertenze

Il tuo status report (soprattutto se mandato via e-mail) può essere letto da terzi, quindi scrivilo in maniera professionale.
Se invii al tuo capo uno status report che non ti aveva richiesto, probabilmente lo vorrà anche la settimana successiva!
In linea di massima, cerca di evitare di promettere più di quanto tu non possa effettivamente fare.