Come Stabilire un Ordine del Giorno

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Un ordine del giorno è un documento contenente gli argomenti da trattare durante una riunione. Scrivere questa lista è parte integrante della pianificazione e della conduzione di un incontro. Infatti, definisce lo scopo del meeting, indica dettagli sull'oggetto della discussione, designa i partecipanti e assegna una quantità di tempo specifica a ciascuna questione. Se hai intenzione di programmare una riunione, scopri come raccogliere tutte le informazioni che ti servono per la stesura e l'organizzazione dell'ordine del giorno. Realizzane uno seguendo i suggerimenti di questo articolo.

Metodo 1

Metodo 1 di 1:

Scrivere l'Ordine del Giorno

1
Avvisa tutte le persone che dovranno partecipare all'incontro.
- Puoi farlo via e-mail o distribuendo un promemoria in ufficio. L'importante è mettere per iscritto l'invito.
- Specifica la data, l'orario, il posto e lo scopo dell'incontro.
- Richiedi una risposta all'invito. Per i partecipanti deve essere chiaro che accettare l'invito significa prendersi l'impegno di presenziare la riunione.
2
Chiedi che ti mandino gli argomenti da aggiungere all'ordine del giorno prima di una certa data e orario.
- Ricorda loro che dovrebbero spiegarti nel dettaglio la questione, in modo da poterla elencare accuratamente nel documento. Non solo bisogna presentare l'argomento da trattare, è obbligatorio inserire una breve descrizione al riguardo.
- Verifica la quantità di tempo che puoi assegnare alla presentazione di ciascun argomento.
3
Crea la prima bozza dell'ordine del giorno usando tutti gli argomenti e i relativi dettagli raccolti.
- Realizza una tabella suddivisa in tre colonne, rispettivamente intitolate “Argomento”, “Espositore”, “Tempo Disponibile”.
- Metti in sequenza le questioni da discutere in ordine di ricezione, urgenza o pertinenza.
- Scrivi una breve descrizione di ogni argomento basandoti sulla spiegazione del partecipante.
- Nella parte superiore del foglio, inserisci le informazioni sulla riunione, come la data, l'orario, l'obiettivo, il luogo e la durata.
4
Manda questa proposta di ordine del giorno agli espositori degli argomenti che ti sono stati illustrati. Ti permetterà di verificare che non abbiano problemi con la sequenza degli interventi che hai stabilito e il tempo che hai assegnato a ognuno.
5
Se necessario, apporta eventuali modifiche o riorganizza il documento.
6
Dopo l'approvazione finale, distribuisci l'ordine del giorno a tutti i partecipanti. Prima della riunione, lascia loro il tempo sufficiente per rivedere e riflettere sul documento. Se pensano di potere apportare contributi alla discussione, avranno la possibilità di intervenire. È ragionevole che ti mandino un preavviso almeno due giorni prima dell'incontro.

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Consigli

Se la riunione che stai organizzando ha uno scopo specifico e ricevi una richiesta che non ha niente a che vedere con l'ordine del giorno, chiedi alla persona in questione di mandare una e-mail o un messaggio interno ai diversi dipartimenti. L'argomento potrà essere affrontato in questo modo. Un'alternativa è suggerire che venga inserito nell'ordine del giorno successivo, ammesso che sia pertinente.

Avvertenze

Cerca di assegnare con cura gli spazi ai diversi espositori. Ognuno dovrebbe disporre di tutto il tempo necessario. Sii realista in merito ai tempi per fare la presentazione e non provare a comprimere una marea di informazioni in una sola riunione. Ricorda che i partecipanti probabilmente avranno domande o vorranno dire la loro in merito a uno o più punti dell'ordine del giorno.