Come Usare la Funzionalità Consolida in Excel

Apri i fogli di lavoro che vuoi consolidare. Una volta avviato Microsoft Excel, puoi cliccare sui file recenti su cui hai lavorato nella pagina principale. Se non vedi i file che cerchi, clicca su Apri nella barra laterale di sinistra, poi su Sfoglia. Raggiungi il percorso dei file che contengono i dati da consolidare e aprili.

Assicurati che i dati di tutti i fogli siano riportati con lo stesso formato. Controlla anche che le etichette di tutti i fogli abbiano lo stesso formato. Per esempio, se nella prima fila viene indicata la data, mentre i prodotti sono nella colonna di sinistra, assicurati che la stessa struttura venga adottata in tutti i fogli. Verifica che le righe e le colonne si trovino nelle stesse posizioni, poi elimina tutte le righe e le colonne vuote.

Apri un nuovo foglio Excel. Questo foglio conterrà tutte le informazioni consolidate. Se vuoi consolidare i dati contenuti in più file diversi, clicca su File, poi su Nuovo per aprire un nuovo foglio di lavoro. Se invece consolidi fogli nello stesso file, clicca sull'icona più (+) a destra del nome del foglio nell'angolo in basso a sinistra, in modo da crearne uno nuovo.

Per iniziare, clicca sulla cella in cui vuoi inserire le colonne e/o le righe consolidate. Clicca sulla riga e/o sulla colonna che si trova nella stessa posizione delle tabelle negli altri fogli.

Clicca su Dati. Vedrai questo pulsante nella barra dei menu nella parte alta di Excel. Premilo e in alto comparirà la sezione Dati.

Clicca sull'icona Consolida. Si tratta del pulsante che raffigura due fogli con una freccia blu tra loro che punta verso un terzo foglio blu. Premilo e si aprirà il menu di consolidamento.

• Nelle versioni precedenti di Excel, questa icona raffigura una colonna di celle con una freccia blu che punta verso una nuova cella.

Seleziona una funzione. Usa il menu sotto "Funzione" per selezionare il metodo di consolidamento dei dati. Per esempio, se vuoi sommare tutti i dati, seleziona Somma. Puoi anche selezionare Conta, Media, Min, Max e altre funzioni.

Seleziona una fonte di riferimento. Si tratta del primo foglio da consolidare. Se i fogli da raggruppare si trovano nello stesso file, clicca l'icona a forma di freccia accanto alla barra sotto "Riferimenti".^[1] Se invece desideri consolidare dati da un file diverso, clicca su Sfoglia, poi seleziona il file che contiene i dati da consolidare e clicca su Apri.

Seleziona i dati da consolidare. Se vuoi raggruppare i dati contenuti in fogli separati nello stesso file, clicca e trascina il puntatore del mouse per selezionare i dati e le etichette che ti interessano. Se invece i dati si trovano in file diversi, aprili tutti e ripeti la stessa operazione di selezione. In questo modo, compariranno nel campo dei riferimenti il nome del file o del foglio seguiti da un punto esclamativo e dall'intervallo di righe e colonne di dati (per esempio "FogliovenditeQ1!$A$2:$F$5").

Clicca su Aggiungi. Cerca questo pulsante a destra del campo "Tutti i riferimenti". Premilo per aggiungere il riferimento e l'intervallo selezionati alla lista dei riferimenti. Ripeti i passaggi 6-10 per tutti i fogli e i file da consolidare.

Seleziona la riga o la colonna per le etichette. Clicca su una o entrambe le caselle accanto a "Prima fila" e "Colonna sinistra" per selezionare quale riga o colonna contiene le etichette.

• Se non spunterai una di queste caselle, Excel consoliderà tutte le celle nella stessa posizione.

Clicca sulla casella

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accanto a "Crea collegamenti ai riferimenti" (facoltativo). Spuntando questa opzione, i dati consolidati verranno aggiornati automaticamente se una delle fonti dei riferimenti viene modificata.^[2]