Come Archiviare le Email Lotus Notes

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Se hai finito lo spazio disponibile su Lotus Notes, ma non desideri cancellare le e-mail, prova ad archiviarle. Archiviare le e-mail significa copiare i messaggi in un'altra cartella presente sul tuo computer. Segui questa guida per imparare ad archiviare le e-mail da Lotus Notes e liberare spazio sul tuo account. Inoltre, archiviando le e-mail migliorerai la velocità di utilizzo del software.

Passaggi

1
Limita le dimensione dei file allegati. Mantienile sotto i 500 Mb (alcune compagnie impongono limitazioni più severe, come 200 Mb).
- Controlla le dimensioni del file andando su File, Database, Proprietà. Su Lotus 8, vai su File, Applicazioni, Proprietà.
- Clicca sulla scheda "i". Il valore stampato dopo "Spazio su disco" rappresenta le dimensioni dei file Lotus Notes.
2
Chiedi le impostazioni predefinite o consigliate della tua compagnia/organizzazione. Se usi Lotus Notes a scuola o a lavoro, potrebbero essere già state definite delle impostazioni predefinite. In questo modo, l'organizzazione può controllare la quantità di e-mail per ogni utente, oltre alle prestazioni generali del computer. Se le impostazioni di archiviazione sono già state definite, chiedi al reparto tecnico della compagnia se è possibile modificarle.
3
Determina le tue impostazioni di archiviazione desiderate. Puoi archiviare tutte le email Lotus Notes o sceglierne alcune specifiche. Avrai anche bisogno di decidere quanto spesso vuoi che Lotus Notes archivi le email.
- Apri l'applicazione (Mail).
- Vai su Azioni, Archivio, Impostazioni.
- Vai sulla scheda Criteri e assicurati di aver selezionato "Predefinite per ultima modifica".
- Clicca su "OK" per salvare le impostazioni.
- Assicurati che "Criteri" sia stato abilitato.
4
Pianificare l'archiviazione automatica. Pianificando l'archiviazione automatica ti assicurerai che le tue e-mail vengano archiviate regolarmente e risparmierai tempo perché non dovrai farlo manualmente.
- Apri l'applicazione (Mail).
- Vai su Azioni, Archivio, Impostazioni.
- Vai sulla scheda Pianifica. Assicurati che "Archiviazione pianificata" sia selezionato.
- Scegli la data e l'ora del giorno in cui desideri che vengano archiviate le email.
5
Archivia manualmente. Pur avendo attivato l'archiviazione pianificata, potrai sempre archiviare manualmente i file quando lo desideri.
- Apri l'applicazione (Mail).
- Apri la cartella email che desideri archiviare.
- Vai su Azioni, Archivia, Archivia ora.
- Clicca su Sì per archiviare le email secondo le tue impostazioni.
6
Archivia i file utilizzando il metodo del "drag and drop". Trascina semplicemente i file nella cartella. Questo è uno dei molti modi per archiviare i tuoi file Lotus Notes.
- Apri l'applicazione (Mail).
- Apri la cartella e-mail che desideri archiviare.
- Seleziona i messaggi da archiviare.
- Trascina i messaggi nell'archivio desiderato nel pannello Navigazione.
7
Visualizza i file archiviati. Pur avendo archiviato i file, potresti sempre aver bisogno di recuperarli. Il file dell'archivio somiglierà alle cartelle del tuo account Lotus Notes. Tutto rimarrà organizzato nel modo in cui era organizzato su Lotus Notes.
- Apri l'applicazione (Mail)
- Clicca su Archivia nel pannello di Navigazione.
- Seleziona l'archivio (ad esempio Default per "Ultime modifiche").
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Consigli

Fai un backup delle e-mail importanti. Se conservi delle e-mail importanti nel tuo account, assicurati di copiarle su un altro supporto come CD o DVD. In questo modo, avrai a disposizione una copia extra in caso qualcosa accada al server o all'hard disk su cui sono conservati gli archivi.
Cancella i messaggi vecchi o inutili, soprattutto quelli che contengono allegati. In questo modo, riuscirai a ridurre le dimensioni dell'archivio e a non intaccare eccessivamente le prestazioni del computer.