Come Compilare un Registro dei Beni Ammortizzabili

Il registro dei beni ammortizzabili, noto anche come libro cespiti, è semplicemente un elenco di tutte le immobilizzazioni di un’azienda. Tali beni vengono impiegati regolarmente come strumenti di produzione del reddito dell’azienda e, a differenza dei beni di inventario, non sono destinati alla vendita. Il registro consente al proprietario di un’azienda di recuperare velocemente le informazioni relative a un bene, come la descrizione, la data di acquisto, l’ubicazione, il costo originario, il fondo di ammortamento e il valore di recupero stimato.

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Predisporsi alla Realizzazione di un Libro Cespiti

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Lo scopo del registro dei beni ammortizzabili solitamente è quello di aiutare i proprietari delle aziende a tenere traccia delle immobilizzazioni con i rispettivi dettagli. Serve per rilevare il valore preciso dei beni, che può risultare utile ai fini fiscali, così come per la gestione e il controllo delle immobilizzazioni. Un libro cespiti racchiude in un’unica posizione tutti i beni di proprietà aziendale.^{[1]
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- Le immobilizzazioni sono i beni di uso durevole, impiegati per la produzione del reddito dell’impresa e solitamente si riferiscono a beni come terreni, macchinari, fabbricati, mobili d’ufficio, marchi e autoveicoli. In parole povere, possono essere considerati beni non destinati alla vendita, bensì strumenti utilizzati ai fini della produzione, contrariamente ai beni di inventario.^{[2]
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- Per esempio, supponiamo che un’azienda disponga di una piccola flotta di camion. Nel libro cespiti sarà descritto il camion (colore, marca, modello), la data e il costo di acquisto, l’importo del fondo di ammortamento e il valore di recupero stimato.
- Il registro dei beni ammortizzabili è importante per tenere traccia dei beni che sono ancora presenti in azienda e funzionanti, o meno, e rappresenta un sistema efficiente per rintracciarne il valore. Può essere utile non solo per scopi di gestione aziendale, ma dovrebbe anche essere fornito al commercialista dell’azienda, affinché possa individuare facilmente le informazioni riguardanti i beni e i loro rispettivi valori. ^{[3]
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Individua le immobilizzazioni dando un’occhiata allo stato patrimoniale dell’azienda. Affinché un registro delle immobilizzazioni sia corretto, le informazioni ivi contenute devono essere accurate, complete ed esaurienti. Per fare ciò è importante che nel registro siano incluse tutte le immobilizzazioni.
- Dai uno sguardo allo stato patrimoniale dell’azienda e stila una lista delle immobilizzazioni elencate e registrate, poiché lo stato patrimoniale riporta i beni che si trovano attualmente nei libri contabili dell’azienda.
- Questi beni solitamente sono collocati nella sezione delle immobilizzazioni dello stato patrimoniale sotto la voce "Proprietà, impianti e attrezzature" e includono i terreni, i fabbricati, le attrezzature e i veicoli.
- Nota che le immobilizzazioni possono includere anche beni come brevetti, diritti d’autore o marchi. Queste sono le cosiddette "immobilizzazioni immateriali" e si trovano nella sezione "Immobilizzazioni immateriali" dello stato patrimoniale. Un consiglio utile: se prevedi di utilizzare l’oggetto per più di un anno, dovresti considerarlo un’immobilizzazione.
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Individua le immobilizzazioni tramite un controllo fisico. Fai un giro per i locali dell’azienda per verificare che tutti i beni presenti nello stato patrimoniale siano elencati. Prendi nota di quelli non elencati.
- Per esempio, se trovi un macchinario che non è registrato nei libri contabili dell’azienda, assicurati di inserirlo nel registro. Quest’ultimo dovrebbe includere sia le immobilizzazioni elencate nei libri contabili sia quelle non elencate.
- Se un’immobilizzazione non è presente nei libri, spesso è perché il suo valore contabile è pari a zero e pertanto è stato stornato. Vale a dire che il bene ha subito una svalutazione nel corso del tempo, fino a non avere alcun valore contabile.
- Cerca di essere scrupoloso: qualsiasi investimento che prevedi di mantenere e non convertire in denaro nell’arco di un anno, e che rappresenta uno strumento per la produzione del reddito aziendale, dovrebbe essere considerato un’immobilizzazione. Ciò significa che dovresti prendere in considerazione anche i beni come le attrezzature di ufficio, l’arredamento o gli impianti. Questi beni sono duraturi e sono tutti coinvolti, sebbene talvolta indirettamente, nella produzione del reddito.
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Individua un metodo per organizzare il tuo registro delle immobilizzazioni. Dopo che avrai a disposizione un elenco dettagliato delle immobilizzazioni dell’azienda (grazie a un giro per l’azienda e al libro mastro), è il momento di creare la struttura del registro. Nota che puoi tenere un registro fisico o digitale, a seconda delle tue preferenze. Sebbene ci siano parecchi sistemi per organizzare un registro delle immobilizzazioni, eccone alcuni:^{[4]
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- Se opti per un registro fisico, potresti utilizzare un raccoglitore di fogli mobili e semplicemente utilizzare una pagina per ciascun bene. In ogni pagina dovresti specificare il bene (per esempio, una flotta di camion) e dopo elencare le categorie di informazioni pertinenti (queste categorie saranno descritte nella prossima parte). Puoi compilare il registro manualmente, sebbene sia preferibile usare il computer e la stampante.
- Se opti per la versione digitale, è opportuno usare un foglio di calcolo. Un ottimo sistema per organizzare un foglio di calcolo è utilizzare una riga per inserire l’immobilizzazione e le colonne per immettere le rispettive informazioni. Per esempio, ogni riga dovrebbe essere destinata a un’immobilizzazione singola, come camion o fresatrice. Le colonne dovrebbero avere titoli come Descrizione, Produttore, Numero seriale, Data di acquisto, Costo originario, ecc. Nella prossima parte ci occuperemo dei dettagli riguardanti ciascuna colonna.
- Puoi anche trovare online numerosi modelli per i registri delle immobilizzazioni, semplicemente cercando "modello registro immobilizzazioni" in un motore di ricerca.
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Parte 2

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Compilare il Registro di Beni Ammortizzabili

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Crea una scheda per ciascun bene. Come abbiamo già detto, ciascun bene deve avere la propria scheda o la propria sezione in cui dovrai inserire le informazioni. Se opti per un raccoglitore a fogli mobili, ogni pagina dovrebbe essere destinata a un singolo bene con le relative informazioni. Se opti per un foglio di calcolo, in ogni riga deve essere inserito un bene. Indipendentemente dal formato che scegli, sono necessarie le seguenti informazioni per ciascun bene.^{[5]
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- Descrizione: la descrizione serve per distinguere un determinato bene da altri simili. Per esempio, un’azienda che dispone di parecchi camion Ford dovrebbe differenziarli per colore, modello e anno di immatricolazione (Ford 2012 F-250 marrone). Annota se il bene è Nuovo, Usato o Riparato. Includi anche la sua ubicazione fisica.
- Numero seriale: questo è l’identificativo assegnato dal produttore. Se anche la tua azienda ha assegnato un numero di identificazione, annotalo nella tua registrazione.
- Data di acquisto: inserisci la data in cui il bene è stato acquistato.
- Costo originario: inserisci il prezzo dell’articolo acquistato.
- Copertura assicurativa: inserisci qualsiasi dettaglio riguardante la polizza assicurativa, compreso il nome della compagnia.
- Informazioni sulla garanzia: se pertinente, includi i dati per contattare il fornitore della garanzia.
- Data di messa in servizio del bene: annota il primo giorno di utilizzo del bene.
- Vita utile stimata: qui dovresti inserire quanto tempo prevedi che il bene duri in termini di anni o ore. Questo è chiamato anche periodo di ammortamento, argomento che sarà affrontato dettagliatamente nel prossimo passaggio.
- Valore di recupero: inserisci il valore di recupero, vale a dire l'importo che l'azienda prevede di incassare dalla vendita di un'immobilizzazione alla fine della sua vita utile. In molti casi questo non si applica, poiché il bene è utilizzato fino al momento in cui non è più rivendibile.
- Metodo di ammortamento: l’ammortamento si riferisce alla riduzione del valore dei beni nel corso del tempo e può avvenire attraverso vari metodi.
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Seleziona un metodo di ammortamento appropriato. Il periodo di ammortamento è il periodo durante il quale il valore del bene diminuirà. Per calcolare l’ammortamento è importante conoscere innanzitutto l’arco temporale di riferimento.
- Una percentuale del valore del bene è convertito da bene a costo al termine di ogni periodo contabile durante il periodo di ammortamento del bene. L’ammontare del valore del bene in ciascun anno contabile è determinato dal metodo di ammortamento, che sarà spiegato in seguito.
- Il periodo di ammortamento si basa sulla vita utile presunta del bene. Contatta il produttore per ulteriori dettagli in merito.
- Spesso determinate immobilizzazioni sono soggette ad aliquote di ammortamento previste dal fisco.
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Individua il metodo di ammortamento più appropriato. Poiché ciascun bene si svaluta con il passare del tempo, è importante conoscere quali sono i metodi di ammortamento più comuni e scegliere quello da utilizzare sul registro delle immobilizzazioni.^{[7]
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- Analogamente al periodo di ammortamento, i metodi di ammortamento consentiti spesso sono imposti dal fisco.
- L’ammortamento lineare o a quote costanti è un metodo molto comune. Con questo metodo di calcolo dell'ammortamento, la percentuale del valore dell’immobilizzazione rimane costante in ciascun periodo. Per esempio, se un bene ha un periodo di ammortamento di cinque anni, allora il 20% del valore del bene sarà convertito in costo ogni anno.
- L’ammortamento accelerato attua una ripartizione del costo originario di un'immobilizzazione attribuendo quote più alte ai primi anni di vita utile del bene. Questo metodo comporta che la perdita più ingente di valore subita dal bene si presenti in tempo breve, anziché distribuirsi nel corso di diversi anni; ne consegue che gli oneri fiscali sono rinviati a esercizi successivi. Nota, tuttavia, che l’ammortamento accelerato riduce anche il capitale netto più rapidamente. Consulta un commercialista per capire se questo metodo si addice alla tua impresa e se puoi usufruire di alcune agevolazioni fiscali.
- Il metodo di ammortamento non può essere modificato dopo che il bene è stato messo in servizio e il metodo di ammortamento è stato già applicato.
- Per ulteriori chiarimenti, consulta un commercialista o un professionista in materia di tenuta dei libri contabili.
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Conduci dei controlli periodici per verificare la precisione del registro dei beni ammortizzabili. Verifica annualmente l’esattezza delle informazioni contenute nel registro, facendo un controllo fisico dell’inventario. Come è stato detto in precedenza, confronta i beni fisici con quelli registrati nel libro cespiti e assicurati che questo sia sempre aggiornato.
- I beni smarriti, rubati o non funzionanti non hanno più alcun valore per l’azienda, pertanto il valore contabile residuo di tali beni deve essere stornato. Tuttavia è molto importante tenere tutte le registrazioni, anche se i beni non hanno più alcun valore o se non sono in funzione.
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