Come Condurre una Riunione Usando una Procedura Parlamentare Appropriata

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Ci sono buone probabilità che, a un certo punto della vita, ti troverai nella situazione in cui dovrai partecipare o dovrai condurre una riunione. A seconda della formalità della riunione, potresti aver bisogno di sviluppare alcune tattiche per prevenire il caos. Non ci vuole molto perché una riunione sprofondi nel trambusto più totale. Fortunatamente, ci sono diversi modi per mantenere una riunione fresca e produttiva usando le procedure parlamentari.

Passaggi

1
Procurati o crea un manuale per sviluppare un formato professionale per una procedura parlamentare appropriata. All’incirca ogni organo collegiale ha diverse regole e regolamenti, ma la maggior parte derivano dal diritto delle assemblee politiche, di cui puoi trovare molti manuali.
2
Fai un ordine del giorno. Se non c’è un ordine del giorno, diventa abbastanza difficile condurre la riunione e non ci vorrà molto prima che diventi ingovernabile. Un ordine del giorno ti fornirà una garanzia contro questa deriva. Fai in modo che il tuo ordine del giorno dia il giusto ordine e tempo a tutti i punti da discutere, ma assicurati di includere anche un po’ di tempo per la lettura del verbale, dei report degli impiegati o altri membri, vecchi e nuovi affari, annunci. A seconda dell’organizzazione, la persona incaricata della stesura dell’ordine del giorno dovrebbe essere il Presidente/Direttore, il Vice, il Segretario o una commissione specifica.
3
Crea il “verbale”. Il verbale dovrà contenere un riassunto breve, ma completo, della riunione precedente. Questo è molto importante perché senza un verbale, la gente dimentica quello che è successo nella riunione precedente, soprattutto se è trascorso un lungo periodo di tempo dall'ultimo incontro. La memoria umana non è mai perfetta. Il compito di redigere il verbale di solito è assegnato al Segretario dell’organizzazione, ma non sempre.
4
Assegna a un membro il ruolo di esperto in procedure parlamentari, se la presidenza non lo fosse già. Un esperto in procedure parlamentari è una persona con una grande conoscenza delle procedure, perciò fai in modo che abbia una copia del manuale che stai usando. Verrà un momento in cui sorgeranno domande sulla procedura, dunque un esperto in tale campo sarà in grado di fornire una soluzione velocemente e in modo efficace se la presidenza non fosse in grado di farlo.
5
Fai in modo che i membri capiscano la procedura parlamentare. Se qualcuno che partecipa o vota sulle questioni regolarmente non comprende le norme del gruppo, ti accorgerai che condurre la riunione sarà impossibile.

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Consigli

Ogni cambiamento delle norme dovrebbe essere votato da tutti i membri che ne hanno la possibilità.
Tieni una riunione informale che incoraggi i membri a imparare la procedura parlamentare del tuo gruppo. Questo farà in modo che i membri siano tutti allo stesso livello.
Se il tuo gruppo è un corpo del governo o il direttivo di una grande società di affari, promulga una costituzione e delle leggi per la tua organizzazione. Questi documenti serviranno come “regole della casa” per gli affari che non cambiano facilmente.

Avvertenze

La gente cercherà di manifestare disapprovazione. Compito della presidenza e dell’esperto delle procedure parlamentari è fare in modo che la disapprovazione non si trasformi in un fiasco, causando indegne liti in assemblea. Se sei il presidente o l’esperto di procedure parlamentari, fai in modo che le normative siano usate in modo appropriato e risparmia le risse per gli incontri di boxe o wrestling.