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Organizzare un incontro di lavoro efficace può aiutare la tua azienda a raggiungere risultati e obiettivi importanti. Per essere certo di gestirla al meglio, ecco alcuni consigli.
Passaggi
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1Delinea i punti chiave dell’incontro stabilendo un ordine del giorno.
- Una fase importante nella gestione di un efficace incontro di lavoro è la pianificazione. Fissa dei punti chiave su carta o al computer. Puoi anche dare ai partecipanti una copia del tuo ordine del giorno, in modo che sappiano cosa aspettarsi e possano prepararsi.
- Dovresti indicare lo scopo della riunione. Dovrebbe essere l’obiettivo finale a cui stai puntando, come ad esempio trovare una nuova idea o discutere una questione importante. Cerca di limitare però gli argomenti. In una riunione sarebbe opportuno affrontare le cose più importanti.
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2Segui i punti dell'ordine del giorno durante l’incontro.
- Assicurati di seguire il piano stabilito. Se la riunione inizia ad andare fuori tema, riporta la discussione agli argomenti fissati.
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3Inizia subito la tua riunione.
- Una volta giunta l'ora della riunione, cominciala puntualmente. Ciò contribuisce a stabilire il tuo ruolo di leader, così come ad utilizzare al meglio il tempo che hai a disposizione.
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4Imposta un limite di tempo per l’incontro.
- Non deve essere troppo lungo, al massimo 30 minuti o anche meno va benissimo. Una riunione breve garantisce maggiore efficienza e permette di utilizzare il tempo con saggezza; inoltre i partecipanti restano più concentrati quando sanno che l'incontro è breve. Trascorso il limite, termina la riunione. Potrai sempre affrontare gli altri punti in un incontro successivo.
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5Incoraggia i partecipanti a lasciare un commento e dei suggerimenti.
- Fai domande e lascia che rispondano spontaneamente. Non forzare il coinvolgimento, ma delicatamente, incoraggiali a dare un contributo. Se una persona commenta, invita anche gli altri a dire qualcosa, come: "Ben fatto. Qualcun altro ha qualche consiglio da dare," o "Sentiamo un suggerimento da qualcun altro."
- Non spingere coloro che parlano raramente, perché potresti farli sentire a disagio. Incoraggiali indirettamente dicendo: "Apprezzo il parere di tutti i presenti. Qualcun altro vuole aggiungere qualcosa?" e rivolgi lo sguardo alla persona che desidera parlare. Potrebbe sentirsi incoraggiato a condividere i suoi pensieri; in caso contrario non si sentirà comunque imbarazzato per essere stato chiamato.
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6Riassumi i punti chiave al termine della riunione.
- Brevemente fai un ripasso di ciò che è stato discusso, in modo che i partecipanti tornino al lavoro con questi concetti nella mente. Assegna eventuali incarichi o istruzioni prima di chiudere, e concludi. Assicurati di ringraziare tutti per la loro presenza e partecipazione.
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