Come Fissare Appuntamenti

Fissare e rispettare gli appuntamenti è qualcosa che tutti dobbiamo fare. Se riesci a prepararti per tempo, puoi organizzare i tuoi impegni in modo facile e veloce. Eviterai anche di avere conflitti nel tuo calendario e imparerai a gestire il tuo tempo in maniera efficace.

Parte 1

Parte 1 di 3:

Organizzarti per Fissare gli Appuntamenti

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Usa un'agenda o un calendario digitale.^{[1]
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Fonte di ricerca} Questi strumenti ti aiutano a organizzare con maggiore precisione il tuo tempo e ad essere sempre consapevole dei tuoi impegni. Pianifica il resto delle giornate tenendo conto degli appuntamenti. Cerca di organizzarti la sera prima o appena sveglio di mattina. Non iniziare la giornata senza aver pensato a un piano.
- Se hai molti impegni, pianificali nei dettagli. Puoi persino assegnare il tempo alla colazione e all'attività fisica, assicurandoti di sfruttare al massimo ogni giorno.^{[2]
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- Fai riferimento al tuo programma giornaliero per rispettare tutti i tuoi impegni.^{[3]
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  Fonte attendibile
  Harvard Business Review
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- Se scegli l'opzione digitale, prova Google Calendar. Puoi sincronizzarlo con il tuo smartphone o tablet, così da poter controllare i tuoi impegni ovunque tu sia.
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Crea un sistema di archiviazione per i documenti importanti. Usa uno schedario in cui archiviare documenti, informazioni mediche, risultati dei test e altri materiali di cui potresti aver bisogno negli appuntamenti futuri. In questo modo non dovrai cercarli dappertutto all'ultimo minuto e arrivare in ritardo.^{[4]
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- Cataloga i documenti in ordine alfabetico, così da sapere sempre dove si trova quello che ti serve.
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Fai attenzione agli appuntamenti e alle scadenze che si ripetono. Se vai dal dentista ogni sei mesi, scrivi un promemoria per fissare l'appuntamento con largo anticipo. Puoi anche creare dei memo per gli appuntamenti che non puoi rimandare, in modo da non superare una scadenza e da non essere colto di sorpresa.
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Classifica gli appuntamenti per importanza e vicinanza. Quando ti prepari a fissare gli impegni, devi prima pensare a quelli più importanti.^{[5]
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Fonte di ricerca} Se devi fissarne più di uno, raggruppa quelli vicini e programmali per lo stesso giorno.
- In questo modo risparmierai un viaggio e ridurrai le spese.
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Tieni a portata di mano la rubrica telefonica. Oggi, quasi tutti ci affidiamo unicamente ai cellulari per registrare i numeri importanti. In generale non è sbagliato, ma cerca di stilare un elenco scritto dei numeri telefonici relativi ai tuoi appuntamenti, in modo da averli a disposizione anche qualora il telefono non dovesse funzionare.
- Probabilmente i numeri verranno salvati automaticamente anche sul calendario digitale, ma dovresti comunque avere a portata di mano una lista scritta, in modo da avere un piano di riserva quando non avrai a disposizione la tecnologia.
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Parte 2

Parte 2 di 3:

Fissare gli Appuntamenti

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Chiama per fissare l'appuntamento. Se devi pianificare un'intera giornata, fissa il primo impegno il prima possibile e organizza gli altri di conseguenza.^{[6]
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Fonte di ricerca} Prima di chiudere la comunicazione con la persona che ti sta dando l'appuntamento, chiedi la durata approssimativa dell'incontro e se dovrai attendere prima di essere ricevuto.
- In base alle informazioni ricevute, puoi fissare un altro appuntamento nello stesso giorno, più tardi.
- Chiedi alla persona che fissa il tuo appuntamento di confermare il giorno e la data su cui vi siete accordati.
- Una volta che ti ha ripetuto le informazioni corrette, segnale sul calendario o sull'agenda.
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Calcola il tempo necessario per raggiungere il luogo dell'appuntamento. Quando fissi gli impegni e pianifichi la tua giornata, non dimenticare di considerare il tempo che ti servirà per spostarti dal punto A al punto B. Si tratta di un particolare importante se hai intenzione di inserire più attività nello stesso giorno.^{[7]
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Fonte di ricerca}
- Se non considererai il tempo necessario agli spostamenti, ti troverai ben presto in ritardo.
- Non dimenticare di includere un intervallo di sicurezza tra gli appuntamenti.^{[8]
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  Fonte di ricerca}
- Calcola i tempi degli spostamenti e prevedi un ulteriore intervallo (5-15 minuti) per metterti al riparo da imprevisti e fermate.
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Non prendere troppi impegni. Quando fissi gli appuntamenti e pianifichi la tua giornata, devi essere realistico. Non creare un programma impossibile da seguire. Concediti il tempo necessario tra un appuntamento e il seguente, così da non rendere le giornate troppo stressanti e riuscire a rispettare tutti gli impegni.
- Non sforzarti di fare tutto in un solo giorno.
- Dai la priorità agli appuntamenti più importanti e rimanda quelli che non riesci a rispettare.^{[9]
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  Fonte di ricerca}
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Pianifica in anticipo le assenze da scuola o dal lavoro. Una volta fissato un appuntamento, comunicalo al tuo datore di lavoro o alla scuola con largo anticipo, in modo da avere la giornata libera. Il giorno prima della tua assenza, ricorda che non sarai presente.
- Conferma la data dell'assenza e comunica con la maggior precisione possibile per quanto tempo non sarai presente.
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Parte 3

Parte 3 di 3:

Raggiungere i Tuoi Appuntamenti

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Fissa dei promemoria per i tuoi appuntamenti. Imposta un allarme sul tuo cellulare come promemoria, da trenta minuti a due ore prima dell'impegno. Dato che quasi tutti i calendari digitali hanno la funzione promemoria, imposta un avviso il giorno prima dell'appuntamento, in modo da essere certo di rispettarlo.^{[10]
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Fonte di ricerca}
- Se hai sincronizzato lo smartphone o il tablet con il tuo calendario, riceverai promemoria su tutti i dispositivi.
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Porta con te i documenti e i materiali che ti servono. Preparati bene all'appuntamento, prendendo materiali, strumenti e documenti. In alcuni casi, dimenticare un oggetto importante può comportare il rinvio o la cancellazione completa dell'impegno, che sarai costretto a rimandare.
- Nel promemoria aggiungi anche tutti i materiali che devi portare con te.
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Cerca di arrivare in anticipo. Parti per l'appuntamento almeno 15 minuti prima del necessario.^{[11]
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Fonte di ricerca} Se pianifichi in modo da arrivare nel luogo designato in esatto orario, è molto probabile che tarderai. Il traffico e altri imprevisti sono comuni; non puoi mai sapere cosa capiterà, quindi parti presto per essere certo di arrivare in tempo.^{[12]
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Fonte di ricerca}
- Inizia prima la tua giornata anticipando la sveglia di qualche minuto, in modo da non correre rischi.
- Assicurati di avere il tempo sufficiente per completare la tua routine mattutina senza dover fare tutto di corsa o accumulare stress.
- Di solito è gradito arrivare in anticipo.
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Se hai un contrattempo, informa il tuo appuntamento seguente. Se hai due impegni consecutivi e sei in ritardo a causa del primo, trova un momento per telefonare alla persona che devi ancora incontrare e informarla della situazione. Conferma che riuscirai comunque a rispettare l'appuntamento, ma che arriverai con un leggero ritardo.^{[13]
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Fonte di ricerca}
- Chiedi di rimandare l'appuntamento a più tardi nello stesso giorno se non puoi arrivare in ritardo.
- Se non hai la possibilità di rimandare l'appuntamento nello stesso giorno, chiedi scusa e rimanda a un'altra data.
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Chiama per annullare il prima possibile. Se non riesci a rispettare un appuntamento, chiama appena puoi per disdire. Se possibile, rimanda l'impegno subito, dato che potresti dimenticarti di farlo in seguito.
- In alcuni casi, ci saranno delle conseguenze se non comunicherai con almeno 24 ore d'anticipo l'annullamento di un appuntamento.^{[14]
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  Fonte di ricerca}
- Quando fissi un appuntamento, chiedi informazioni sulle politiche di annullamento, in modo da non restare sorpreso.
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