Come Formare Impiegati in Remoto

Assumere impiegati in remoto può fornire numerosi vantaggi alla tua azienda. Tuttavia, formarli può presentare qualche difficoltà. Se i tuoi impiegati vivono lontano dalla sede della tua azienda, assicurati di aver messo a disposizione una piattaforma di comunicazione coerente e affidabile. Inoltre, invia loro del materiale di apprendimento ben strutturato in maniera che possano portare a termine il proprio training autonomamente. Supervisione e feedback frequenti sono strumenti utili affinché possano entrare a far parte della tua azienda in modo rapido ed efficace.

Parte 1

Parte 1 di 3:

Scegliere una Piattaforma per le Comunicazioni

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Invita i tuoi impiegati a raggiungere la sede della tua azienda se possibile. Anche se lavoreranno in remoto, potresti trovare il modo di organizzare delle visite in ufficio per il training. Questa è solitamente l'opzione più rapida ed efficace per formare gli impiegati in remoto che vivono vicino a un ufficio o una filiale. Tuttavia, se i tuoi impiegati vivono molto lontano, questa soluzione potrebbe non essere possibile.^{[1]
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Organizza delle videoconferenze per offrire un training specifico. Le telefonate e le videoconferenze forniscono un tocco personale alla formazione e possono aiutare a chiarire dettagli importanti per il lavoro. Con delle conversazioni settimanali potrai monitorare i progressi degli impiegati mentre questi possono continuare a svolgere il proprio lavoro in modo flessibile.^{[2]
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- Le videoconferenze sono molto utili soprattutto per quegli impiegati che si occupano di marketing e strategie per l'azienda, poiché consentono di discutere liberamente di piani e idee.
- Se tu e i tuoi impiegati vi trovate in fusi orari diversi, assicuratevi di scegliere un orario che sia conveniente per tutti i partecipanti.
- Skype, Zoom o Slack sono alcuni tra i migliori software per videoconferenze.
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Utilizza un servizio di messaggistica istantanea per rispondere rapidamente a dubbi e quesiti. Per le aziende che richiedono collaborazione o comunicazioni frequenti tra impiegati, i servizi di messaggistica istantanea possono essere la soluzione più conveniente. In questo modo, gli impiegati potranno comunicare in tempo reale.^{[3]
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- Se durante il training i tuoi impiegati in remoto desiderano porti delle domande, possono contattarti utilizzando la piattaforma e ottenere una risposta rapida. Inoltre, grazie ai software di messaggistica istantanea, potrai inviare rapidamente commenti e feedback.
- Alcuni tra gli ottimi servizi gratuiti che puoi utilizzare per la tua attività includono Skype, Hangout di Google+ e Spark.
- Tuttavia, nel caso in cui gli impiegati in remoto lavorino con orari diversi rispetto al resto del team, i servizi di messaggistica istantanea potrebbero non essere la soluzione migliore.
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Utilizza le e-mail come metodo di comunicazione se i dipendenti in remoto seguono un programma di lavoro diverso rispetto agli altri impiegati. Le e-mail sono un'ottima alternativa qualora i tuoi impiegati in remoto abbiano programmi, orari e fusi orari diversi. Tramite le e-mail, potrai inviare con facilità note, materiale di formazione, link e allegati.^{[4]
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- Assicurati che gli impiegati abbiano ben compreso con quanta rapidità deve rispondere alle e-mail.
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Parte 2

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Creare Materiale Formativo Efficace

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Scrivi un manuale o una guida di formazione da destinare agli impiegati. In questo modo, ogniqualvolta il dipendente avrà un dubbio, potrà disporre di un documento a cui fare riferimento. Invia questo manuale agli impiegati o pubblicalo su un sistema di archiviazione basato su cloud condiviso. Il documento dovrebbe includere:^{[5]
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- Le principali responsabilità legate alla posizione
- Le buone norme per la tua azienda
- Come completare le attività utilizzando software, interfacce online o altri strumenti specifici
- Come contattare la direzione
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Spiega in dettaglio come completare i compiti assegnati. Cerca di prevedere eventuali problemi o domande che gli impiegati potrebbero avere e includi questi dettagli nel tuo manuale. Fornire informazioni dettagliate permetterà agli impiegati di completare i compiti assegnatigli più rapidamente.^{[6]
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- Ad esempio, "Invia il tuo lavoro quando hai finito" non è sufficiente. Invece, scrivi: "Clicca sul pulsante 'Invia' per inviare il tuo lavoro una volta terminato. Una volta cliccato il pulsante, la pagina verrà ricaricata e sarai reindirizzato al portale principale".
- Assicurati di includere anche maggiori informazioni sugli orari in cui è possibile effettuare delle segnalazioni relative ai lavori, dove inviare i progetti o chi contattare in caso di difficoltà.
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Stabilisci quote e obiettivi da raggiungere per ogni attività. Oltre a formare i tuoi impiegati su come svolgere le proprie attività, assicurati di informarli su eventuali regole, percentuali e linee guida che devono seguire. Quante attività devono completare in una settimana? Quanto spesso devono comunicare con te? Quando dovrebbero presentare il loro lavoro?^{[7]
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- Ad esempio, potresti scrivere: "Ci aspettiamo che tu risponda a cinque chiamate all'ora" o "È necessario controllare la tua posta almeno una volta ogni ora tra le 9:00 e le 17:00".
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Includi video e immagini all'interno del materiale didattico per spiegare l'utilizzo di software o apparecchiature specifiche. Se gli impiegati devono utilizzare programmi o attrezzature specifiche, fornisci chiare istruzioni visive che mostrino come utilizzarli in aggiunta alle istruzioni scritte.^{[8]
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- Se stai lavorando con una piattaforma informatica, usa un programma per effettuare degli screenshot o registrare lo schermo del PC in maniera da mostrare ogni fase del processo.
- I diagrammi e i grafici possono essere utili per gli impiegati che devono installare attrezzature o software speciali.
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Investi in un programma di formazione basato sul web adatto per grandi aziende. Se hai molti impiegati in remoto, potresti considerare di assumere un'azienda esterna per progettare un corso di formazione online per permetterti di automatizzare parte del processo di formazione. Queste aziende lavoreranno con te per creare una piattaforma personalizzata utilizzando video e strumenti interattivi.^{[9]
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Fonte attendibile
Food and Agricultural Organization of the United Nations
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- Queste aziende possono farsi pubblicità come consulenti di formazione o di reclutamento.
- Anche se in alcuni casi questa è un'alternativa più costosa, ti farà risparmiare molto tempo nel caso tu debba formare nuovi impiegati con maggior frequenza.
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Parte 3

Parte 3 di 3:

Supervisione

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Offri agli impiegati dei target da raggiungere. Crea una sequenza temporale di attività e imposta obiettivi specifici da raggiungere entro un determinato periodo. Questo permetterà di dare loro una direzione, incoraggiandoli a diventare produttivi più rapidamente.^{[10]
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- Ad esempio, potresti richiedere che imparino a utilizzare il software per le chiamate entro la prima settimana di lavoro; oppure, di realizzare almeno 10.000 euro in vendite entro la fine del primo mese.
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Fornisci un feedback specifico su molte delle prime attività. Invia un feedback costruttivo su ciascuna attività per le prime 2-3 settimane o fino a quando gli impiegati non abbiano imparato a padroneggiare le diverse competenze richieste. Questo tipo di feedback può aiutarli a comprendere le linee guida e quello che ci si aspetta da loro.^{[11]
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- Un esempio di feedback potrebbe essere: "Il tuo design su queste immagini è davvero buono, ma penso che sia necessario attenersi a una combinazione di colori per adattarsi meglio al marchio della nostra azienda. Preferiamo anche un font più piccolo".
- Il loro primo compito dovrebbe essere qualcosa di piccolo e con una scadenza veloce. Ad esempio, potresti chiedere un breve articolo o un foglio di calcolo entro la fine del primo giorno. Questo ti permetterà di dare loro un feedback rapido.
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Chiedi agli impiegati di inviarti i loro feedback e le loro domande. Incoraggia i dipendenti a contattarti nel caso abbiano dei dubbi. Quando la formazione è finita, chiedi loro un feedback onesto sul processo. Questo ti permetterà di rendere il training più chiaro per i prossimi impiegati.^{[12]
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- Se ti rivolgono delle domande, cerca di rispondere nel miglior modo possibile. Se ritieni che la risposta sia già contenuta nel manuale di formazione, rimandali a una sezione specifica del documento.
- Nel caso in cui i dipendenti non inviino alcuna domanda, potresti inviare un messaggio amichevole come: "Vorrei assicurarmi che tutto vada bene. Come va con il training? Hai qualche dubbio al riguardo?"
- Volendo, puoi fare in modo di ottenere dei feedback anonimi in maniera che gli impiegati possano essere completamente sinceri. Puoi utilizzare un sito web apposito per i sondaggi per creare un modulo per il loro feedback.
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Comunica regolarmente con tutti. Rimani in contatto con i tuoi dipendenti in remoto sia durante sia dopo il training. Tienili al corrente delle novità dell'azienda. Newsletter, webinar o anche videoconferenze settimanali sono strumenti molto utili per tenere i tuoi impiegati sempre aggiornati.^{[13]
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- Gli impiegati in remoto potrebbero sentirsi isolati o lasciati fuori da importanti decisioni, notizie o eventi aziendali. Per fare in modo che si sentano sempre supportati, incoraggiali a contattare o collaborare con altri membri del team e dell'azienda tramite social media, messaggistica istantanea o video-chat.
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