Come Migliorare le tue Maniere Quando Scrivi una E mail

Utilizza correttamente i vari campi. Se invii un messaggio ad un unico destinatario, metti l'indirizzo nel campo "a". Se vuoi inviare lo stesso messaggio in copia ad altri destinatari, scrivi gli indirizzi nel campo "cc". Fai attenzione che tutti i destinatari vedranno gli indirizzi degli altri, a meno che questo non sia appropriato, nel qual caso dovresti usare il campo "ccn", ad esempio per proteggere la privacy di interlocutori che tra loro non si conoscono. Questa ultima opzione potrebbe venire considerata scortese all'interno di contesti aziendali (tra colleghi), chi riceve il messaggio come destinatario principale si sottintende debba agire in merito all'oggetto, mentre chi riceve in copia ne viene solo informato.

Evita di dare una priorità alta al messaggio. E' irritante e presuntuoso ritenere che il tuo messaggio sia più importante di altri e richieda attenzione prima di altri, specialmente nel mondo del lavoro. Devi essere abbastanza cortese da lasciare che sia a discrezione del tuo interlocutore. Liberati dall'abitudine di contrassegnare ogni messaggio come "Urgente!" o "Prioritario!", altrimenti rischi che le tue mail vengano ignorate.

Fai attenzione a quando richiedere una conferma di lettura. In alcuni casi la conferma di lettura serve a tenere traccia di quando il messaggio viene letto, o per dimostrare che sia stato ricevuto, ma nella maggior parte dei casi dà solo noia, e obbliga il destinatario a una qualche azione aggiuntiva. Se un messaggio è realmente urgente, o se devi essere sicuro che sia stato letto, usa il telefono.

Utilizza correttamente il campo "oggetto". Un buon oggetto dà un riassunto di cosa contiene il messaggio, preparando il destinatario alla lettura. La posta in arrivo è spesso molto piena di messaggi, e un buon oggetto rimane in evidenza per decidere che priorità dare nel rispondere. Inoltre, un buon oggetto evita che il tuo messaggio venga cancellato prima di essere letto. Dato che l'oggetto è la prima cosa che viene letta, mantieni uno stile breve e corretto, ed evita frasi generiche.

Attieniti ad uno stile. Alcuni formati di e-mail utilizzano interlinee o rientri per ogni nuovo paragrafo. In altri casi c'è uno spazio doppio alla fine di ciascuna frase. Scegli se scrivere i numeri in lettere o cifre, non usare entrambi nello stesso testo. Se un nome o una parola è in maiuscolo, lo deve essere anche se usata in seguito.

Saluta il tuo interlocutore. Le lettere iniziano con la solita dicitura "Caro...". D'altra parte, le e-mail sono in genere meno formali, e di solito è sufficiente scrivere "Ciao...". In caso si tratti di un messaggio formale o di una risposta ad un annuncio di lavoro, dovresti mantenere la forma più classica di saluto. La cortesia non è mai troppa.

Mantieni uno stile conciso, fluido e finalizzato. E' più difficoltoso leggere su uno schermo rispetto a leggere un foglio di carta, cerca quindi di scrivere messaggi brevi e circostanziati. Non esiste una lunghezza definita per un messaggio, ma è meglio inviare frasi brevi, e separare i paragrafi tra loro.

Scrivi in modo grammaticamente corretto e senza errori di ortografia. Un messaggio peno di errori o frasi scomposte, o con una punteggiatura messa a caso, o persino inesistente, è molto più difficile da leggere, e dimostra al destinatario che il suo tempo ha per te meno valore del tuo. Usa un linguaggio corretto, rileggi il testo, e usa un correttore automatico per l'ortografia, come faresti per scrivere altri testi.

Evita le formattazioni strane. Cambiare caratteri o colori, inserire simboli o liste numerate, o usare altri elementi HTML può rendere il messaggio bizzarro o addirittura illeggibile, anche se il tutto sembra bello sul tuo schermo. Scegli la semplicità.

Programma quando rispondere. Diversamente dalla posta tradizionale, le e-mail arrivano istantaneamente, come tutti sappiamo. Ciascuno di noi si aspetta una risposta rapida, ed è giusto cercare di rispettare questa aspettativa, ma a volte è necessario decidere quando dedicare del tempo a leggere e rispondere ai messaggi, in modo da gestire meglio il tempo. Fai sapere ai colleghi che le cose urgenti devono essere comunicate al telefono, o durante una riunione, e che i messaggi che ricevi avranno risposta in un determinato orario. I colleghi si adatteranno in fretta al tuo metodo.

Scegli a chi rispondere. I messaggi che tu ricevi da un solo interlocutore di solito richiedono una risposta alla persona che ti ha scritto, ma ai messaggi con più destinatari dovrai rispondere scegliendo l'opzione "Rispondi a tutti". Usa questa opzione con cautela, perchè c'è il facile rischio di inviare lunghe catene di messaggi destinati ad essere dimenticati nelle caselle di molte persone. Immagina se ricevi un messaggio e rispondi a tutti, magari venti persone riceveranno questa risposta e si sentiranno in dovere di rispondere a tutti a loro volta: in breve si generano migliaia di messaggi inutili solo perchè nessuno sa chi deve agire in merito e tutti si sentono in obbligo di mantenere gli altri informati.

Riconsidera se è il caso di inviare un messaggio solo per ringraziamento. Per alcune persone una mail di semplice ringraziamento è inutile, richiede solo tempo per leggerla ed eliminarla. Recentemente si è diffusa l'abbreviazione inglese “NTN” – “No Thanks Needed”, ovvero "non serve ringraziare".

Fai attenzione nel riportare il testo originale del messaggio nella tua risposta. In genere, a meno che non si tratti di messaggi di lavoro, rispondere facendo correzioni o commenti al messaggio originale va fatto con cautela, non tutti si aspettano che tu faccia commenti sul loro testo, anzi questo può essere offensivo se non fatto con cura.

• Eventuali citazioni devono essere mantenute brevi e limitate a far capire all'interlocutore cosa stai comunicando, soprattutto perché il testo originario di solito è riportato in coda a quanto scrivi.
• Metti in evidenza i punti di cui ti stai occupando, e rendi facili da identificare i passaggi del messaggio originale a cui fai riferimento. Prendi la parte del testo originale che ti interessa e copiala, evidenziandola con un ">", facendo poi seguire i tuoi commenti o risposte in merito.
• Organizza la tua risposta in modo che ogni citazione sia evidente e seguita dalla tua risposta in merito. Cancella quanto non è utile alla comprensione (sopratutto intestazioni e firme).
• Numerare o ordinare le citazioni secondo una lista può essere una buona idea.

Fai attenzione a scrivere tutte le informazioni che ti vengono richieste. Molte persone e uffici rispondono ad una grande quantità di messaggi ogni giorno, evita quindi i messaggi equivoci come un semplice "sì". Riporta la domanda originaria insieme alla tua risposta.

Termina il tuo messaggio con cortesia. Chiudere il messaggio con una frase tipo " Buona fortuna", o "Saluti cordiali", oppure "Grazie in anticipo per il tuo aiuto" può aiutare a smussare perfino i toni di un messaggio duro, e stimolare una risposta più favorevole.

Firma il messaggio. Firmare è segno di rispetto e cortesia. Scrivi il tuo nome alla fine del messaggio, o crea una firma standard nelle impostazioni della tua posta elettronica, che comprenda il nome, titolo e contatti.

Limita gli allegati. Non allegare file se non è necessario. Rendi gli allegati più leggeri possibile. La maggior parte degli account può inviare e ricevere allegati fino ad 1 MB, ma allegati più pesanti potrebbero essere rifiutati, mentre anche i file più leggeri possono essere difficili da aprire se la connessione di chi riceve è lenta. Se devi inviare allegati di grandi dimensioni, comprimili o caricali su un sito apposito. Infine, utilizza la carta e la posta ordinaria (o il fax) per testi molto lunghi o con molte correzioni.

Non inviare allegati zippati se non è necessario. Se un allegato non è troppo voluminoso, evita di creare una cartella zip, o rischi di sprecare il tempo di chi riceve, oltre che rischiare che non riesca ad accedere all'allegato, ad esempio se usa un dispositivo mobile che non è in grado di decomprimere il file zip. Spesso è inutile anche perchè i formati più comuni come .xlsx, .docx, .pptx (MS Excel, Word e Powerpoint) sono già compressi.

Non ignorare le mail valide. Se qualcuno ti fa una domanda corretta, rispondigli, anche se la risposta non è completa o perfettamente in tema. Se la questione deve essere affrontata da qualcun'altro, metti in copia chi ha inviato il messaggio in origine quando lo inoltri a chi di competenza, in modo che tutti sappiano come procede la cosa. Essere ignorati è frustrante. Se la persona si trovasse di fronte a te, o anche al telefono, per te sarebbe difficile ignorarla, quindi non farlo neppure via e-mail.

Fai attenzione a chi metti in copia nelle tue risposte. Se rispondi ad un messaggio e metti in copia una persona che non ha ricevuto la comunicazione originaria, devi essere sicuro che questo vada bene a chi ti ha scritto, e considerare che magari desiderava che le informazioni fossero destinate solo a te. Questo si applica soprattutto ai messaggi che ricevi dai superiori in ambito lavorativo. Fai anche attenzione a come usi il campo di invio "ccn", un destinatario potrebbe non accorgersi di aver ricevuto una copia nascosta e rispondere apertamente a tutti.

Pensa a mente lucida prima di scrivere. Non mandare messaggi se sei agitato. Scrivi una bozza e salvala, ma aggiungi l'indirizzo e invia solo dopo aver ripensato a quanto hai scritto: potresti rivedere alcuni passaggi e prevenire dei problemi. Meglio ancora se prendi il telefono e parli direttamente con il destinatario del messaggio, o gli fai visita. Il tono di una mail può facilmente essere frainteso, mentre la voce o il volto sono più facili da decifrare.

Non scrivere tutto maiuscolo. Il maiuscolo indica che stai gridando, e può dare fastidio al destinatario, facendogli rispondere a tono.

Fai attenzione nell'uso di abbreviazioni o faccine. Sono accettabile in messaggi informali, ad esempio tra amici, ma non in mail formali, dove possono essere viste come inappropriate, e farti apparire frivolo.