Come Ordinare una Lista di Dati in Microsoft Excel

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Excel è perfetto per lavorare su dati in forma tabellare, ma come riuscire a gestirli e organizzarli in modo che soddisfino le tue esigenze? Lo strumento "Ordina" permette di ordinare rapidamente i dati presenti in una colonna in base a diversi criteri, oppure di creare un algoritmo di ordinamento personalizzato basato su colonne multiple e tipi di dati differenti. Utilizza la funzione "Ordina" per organizzare logicamente i tuoi dati, così sarà più semplice comprenderne il significato e poterli sfruttare al meglio.

Parte 1

Parte 1 di 3:

Ordinare Alfabeticamente o Numericamente

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Seleziona i dati che vuoi ordinare. Per farlo puoi selezionare un intervallo di celle presenti in una colonna, oppure scegliere semplicemente una cella della colonna di tuo interesse in modo che sia attiva: Excel provvederà poi a selezionare automaticamente i relativi dati.
- Per poter essere ordinati, tutti i dati presenti nella colonna scelta devono essere formattati allo stesso modo (ad esempio testo, numeri, date).
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Individua il pulsante "Ordina". Puoi trovarlo nella scheda "Dati" all'interno della sezione "Ordina e filtra". Per eseguire un ordinamento rapido, puoi utilizzare i pulsanti "AZ↓" e "AZ↑".
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Ordina la colonna selezionata premendo il pulsante appropriato. Se vuoi ordinare un intervallo di numeri in ordine crescente, dal più piccolo al più grande, utilizza il pulsante "AZ↓", se invece vuoi ordinarlo in ordine decrescente, ovvero dal più grande al più piccolo, utilizza il pulsante "AZ↑". Se vuoi ordinare delle stringhe di testo in ordine alfabetico ascendente, utilizza il pulsante "AZ↓", mentre se vuoi ordinarle in ordine alfabetico discendente utilizza il pulsante "AZ↑". Se desideri ordinare un intervallo di date o di orari puoi farlo in ordine crescente utilizzando il pulsante "AZ↓" o decrescente usando il pulsante "AZ↑".
- Se la colonna che desideri ordinare non è l'unica presente all'interno del foglio di lavoro, scegli se includere nell'ordinamento anche le altre colonne di dati. L'ordinamento verrà comunque applicato alla colonna scelta, ma i dati presenti nelle altre colonne verranno organizzati di conseguenza, per mantenerne la coerenza e l'integrità referenziale.
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Risolvi i comuni problemi relativi all'ordinamento di una colonna. Se, cercando di ordinare una colonna di dati, riscontri dei messaggi di errore, è molto probabile che il problema risieda nella formattazione dei dati.
- Se stai cercando di ordinare un insieme di numeri, assicurati che tutte le celle siano formattate come numeri e non come testo. I dati numerici di determinati programmi di contabilità potrebbero essere accidentalmente importati come testo.
- Se stai cercando di ordinare del testo, il problema potrebbe derivare da una formattazione errata o da spazi vuoti iniziali presenti nel testo da ordinare.
- Nel caso tu stia ordinando un insieme di date o di orari, il problema potrebbe essere causato dalla formattazione dei dati. Perché Excel possa ordinare con successo un insieme di date, è necessario che tutti i dati siano formattati e memorizzati come date.
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Parte 2

Parte 2 di 3:

Ordinamento con Criteri Multipli

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Seleziona i dati da ordinare. Ipotizziamo che il foglio di lavoro contenga l'elenco dei nomi dei tuoi clienti, unitamente alla città di residenza. Per usare un approccio semplice, puoi ordinare dapprima i dati in ordine alfabetico, in base alla città di residenza, e poi in base al nome. Utilizzando un algoritmo di ordinamento personalizzato, risolverai brillantemente il tuo problema.
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Premi il pulsante "Ordina". Cercalo nella scheda "Dati", all'interno della sezione "Ordina e filtra". Verrà visualizzata la finestra di dialogo "Ordina", consentendoti di creare un algoritmo di ordinamento basato su criteri multipli.
- Se la prima cella di ogni colonna corrisponde alla relativa intestazione, nel nostro caso di esempio "Città" e "Nome", assicurati di selezionare il pulsante di spunta "Dati con intestazioni" posto nell'angolo superiore sinistro della finestra.
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Crea la prima regola di ordinamento. Accedi al menu a discesa "Ordina per" e seleziona la colonna che desideri. Nel nostro esempio il primo ordinamento deve avvenire in base alla città di residenza, seleziona quindi la colonna appropriata dal menu apparso.
- Mantieni l'opzione predefinita "Valori" relativa al menu "Ordina in base a".
- Imposta il campo "Ordine" con i valori "A-Z" o "Z-A", in base al tipo di ordinamento che vuoi applicare.
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Crea la seconda regola di ordinamento. Premi il pulsante "Aggiungi livello": in questo modo verrà aggiunto un secondo criterio di ordinamento subordinato al primo. Seleziona la seconda colonna (nel nostro esempio quella contenente i nomi dei clienti), dopodiché scegli il tipo di ordinamento. Per una maggiore leggibilità dei dati, scegli lo stesso ordinamento usato per la prima regola.
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Premi il pulsante "OK". L'intervallo di dati selezionato verrà ordinato in base ai criteri impostati. L'elenco risultante dovrebbe essere ordinato alfabeticamente, in primo luogo in base alle città di residenza, successivamente in base al nome dei clienti.
- Questo esempio è molto semplice e si basa solo su due colonne, ma il concetto è applicabile anche a intervalli di dati più complessi basati su più colonne.^{[1]
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Parte 3

Parte 3 di 3:

Ordinare in Base al Colore delle Celle o del Contenuto

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Seleziona i dati che desideri ordinare. Per farlo puoi selezionare un intervallo di celle presenti in una colonna, oppure scegliere semplicemente una cella della colonna di tuo interesse in modo che sia attiva: Excel provvederà poi a selezionare automaticamente i relativi dati.
2
Premi il pulsante "Ordina". Cercalo nella scheda "Dati" all'interno della sezione "Ordina e filtra"; verrà visualizzata la finestra di dialogo "Ordina". Se la colonna che desideri ordinare non è l'unica presente all'interno del foglio di lavoro, scegli se includere nell'ordinamento anche le altre colonne di dati.
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Dal menu a discesa "Ordina in base a", scegli il valore "Colore cella" o "Colore carattere". In questo modo potrai scegliere il primo colore in base al quale eseguire l'ordinamento.
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Seleziona il primo colore in base al quale eseguire l'ordinamento. Utilizza il menu a discesa "Ordine" per scegliere quale colore far apparire per primo – o per ultimo – nel tuo ordinamento. La scelta dei colori sarà ovviamente limitata a quelli presenti nella colonna dei dati.
- In questo caso non esiste un metodo di ordinamento predefinito. Dovrai crearlo tu stesso in base ai colori presenti.
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Aggiungi un altro colore. Per poter completare l'algoritmo di ordinamento, dovrai aggiungere una riga per ogni colore presente nella colonna dei dati da ordinare. Premi il pulsante "Aggiungi livello" per creare un secondo criterio di ordinamento. Scegli il seguente colore con cui organizzare i dati e l'ordine in base al quale eseguire l'ordinamento.
- Assicurati di scegliere lo stesso ordine per ognuno dei criteri che compongono il tuo algoritmo di ordinamento. Se per esempio desideri che il tuo ordinamento venga eseguito dall'alto verso il basso, assicurati di selezionare il valore "Dall'alto" per il campo "Ordine" di ognuno dei criteri presenti.
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Premi il pulsante "OK". Ogni criterio presente verrà applicato alla colonna selezionata dando vita all'ordinamento desiderato basato sull'ordine dei colori scelto.

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Consigli

Ordina i dati in base a colonne differenti: la nuova prospettiva potrebbe esserti di grande aiuto e mostrarti in un attimo le informazioni che cercavi.
Se, oltre ai dati che vuoi ordinare, nel tuo foglio di lavoro sono presenti subtotali, medie o sommatorie, assicurati di non includerli nell'ordinamento.