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Hai avuto la necessità di inviare una lettera o una comunicazione a più persone e, poiché l'indirizzo e l'intestazione del documento differivano da persona a persona, hai trascorso intere ore a creare ogni documento individualmente. Fortunatamente da allora i tempi sono cambiati. Leggi questo tutorial ed impara ad utilizzare la funzionalità 'Stampa unione' di Word, eseguirà l'intero compito per te facendoti risparmiare moltissimo tempo.
Passaggi
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1Seleziona il pulsante 'Stampa unione' e scegli la voce 'Creazione guidata Stampa unione' dal menu contestuale apparso. Segui i passaggi della procedura guidata, ti condurranno attraverso il processo di creazione della 'Stampa unione'.
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2Scegli il tipo di documento che vuoi creare. Il documento conterrà le informazioni che rimarranno invariate da destinatario a destinatario, come l'indirizzo del mittente o il logo societario. Se il documento è già stato creato, seleziona la voce 'Usa il documento corrente'. In caso contrario scegli fra le voci 'Inizia da un documento esistente' o 'Inizia da un modello', dopodiché seleziona il documento esistente o il modello di documento da utilizzare.
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3Crea la connessione alla sorgente dei dati. Le informazioni che vuoi 'unire' al tuo documento possono essere memorizzate in un'origine dati esistente, nell'elenco dei contatti di outlook o in un diverso tipo di file. Se non disponi di queste informazioni, scegli la voce 'Crea nuovo elenco' per iniziare la creazione del tuo elenco.
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4Indica quali record vuoi includere nel tuo elenco, selezionandoli o deselezionandoli dalla lista apparsa.
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5Aggiungi i campi dati al tuo documento. Immagina che ogni 'campo' corrisponda all'informazione da personalizzare per ogni destinatario del documento, ad esempio l'indirizzo a cui spedire la singola lettera. Potrai selezionare la voce 'Altri elementi' per aggiungere al documento qualsiasi informazione specifica contenuta nella sorgente dati che stai utilizzando.
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6Esegui l'anteprima della stampa unione e completa il processo. Visualizza l'anteprima del risultato scorrendo l'elenco dei documenti e assicurati che non siano presenti errori. Se lo desideri, potrai anche eseguire la ricerca di un destinatario specifico, escluderne uno dalla stampa unione o modificare l'elenco dei destinatari. Dopo aver visualizzato l'anteprima, premi il pulsante 'Successivo' per completare il processo di unione. A questo punto potrai stampare, inviare o salvare una porzione o l'intero documento creato.Pubblicità
Consigli
- Al primo utilizzo del processo 'Stampa unione' è facile commettere un errore. Non abbatterti se non raggiungi immediatamente la perfezione, verifica con maggiore attenzione i passaggi eseguiti e prova nuovamente.
- Se non trovi il pulsante 'Stampa unione', seleziona il menu 'Strumenti' e scegli la voce 'Lettere e indirizzi'. Infine seleziona 'Stampa unione' (se utilizzi Word 2002 seleziona la voce 'Creazione guidata Stampa unione).
