Come Utilizzare il Procedimento di Stampa Unione

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La stampa unione è una funzione molto comune presente in tutti i software per ufficio. Ti permette di inviare uno stesso documento a diversi destinatari, personalizzandolo con i dati di ciascuno. È possibile impostare ed eseguire questo procedimento per produrre qualsiasi tipo di documento: buste, etichette, lettere, email, fax, eccetera. Leggi i seguenti passaggi per imparare a sfruttare questa funzionalità informatica.

Metodo 1

Metodo 1 di 3:

Preparazione

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Crea un file contente i dati da inserire. Può trattarsi di un foglio di calcolo, un database o anche un documento di testo con una formattazione specifica. Solitamente si usa un foglio di calcolo e questa guida presuppone che si stia utilizzando proprio un file di questo tipo.
- Questo file deve contenere tutte le informazioni che devono cambiare da copia a copia. Ad esempio, se stai preparando una lettera, l’origine dei dati conterrà i nomi ed eventualmente gli indirizzi di tutti coloro ai quali intendi inviarla.
  - Ogni tipo di informazione (nome, cognome, indirizzo e così via) è detta campo. Metti tutti i nomi dei campi di seguito, uno per cella, nella prima riga del foglio di calcolo. Ogni colonna conterrà quindi informazioni di uno stesso tipo, ad esempio tutti gli indirizzi dei tuoi destinatari.
- Attribuisci ai campi dei nomi sensati. Il procedimento di stampa unione presuppone che la prima cella di ogni colonna contenga il nome generale delle informazioni ivi contenute, per cui ti conviene utilizzare degli identificativi chiari ed inequivocabili.
  - Inizia con una colonna, ad esempio, digitando "Codice Fiscale" nella prima cella ed inserisci in quelle sottostanti tutti i codici fiscali dei destinatari. Quando ti verrà chiesto quale campo vorrai inserire in un determinato punto della tua lettera, tra le opzioni vedrai scritto "Codice Fiscale" e ti ricorderai il contenuto di quella specifica colonna.
- Gli utenti di Microsoft Office che utilizzano Outlook per la posta elettronica possono utilizzare come origine dei dati la rubrica del programma, se vogliono.
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Salva l’origine dei dati dove potrai recuperarla facilmente, attribuendole un nome appropriato allo scopo.
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Scrivi il tuo documento primario. Qui inserirai le informazioni. Ad esempio, se stai scrivendo una lettera, il tipo di documento principale è “lettera”. Qualsiasi elemento che la stampa unione compilerà per te (ad esempio nomi, cognomi, indirizzi) non deve essere inserito, al momento.

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Metodo 2

Metodo 2 di 3:

Stampa Unione con MS Office

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Apri il riquadro attività Stampa Unione. Dal documento principale, fai clic sul riquadro per aprirlo. Se non lo vedi, vai sul menu Strumenti e seleziona dall'elenco “Stampa Unione”.
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Rispondi alle domande di MS Office. Il processo di stampa unione è completamente guidato, per renderti la vita più semplice.
- Inizia selezionando il tipo di documento che intendi scrivere. Poi fai clic su Successivo.
- Seleziona il documento, detto primario, che desideri utilizzare. Se hai seguito questi passaggi e il file è aperto perché è proprio quello su cui stai lavorando, seleziona "Utilizza questo documento". Fai clic su Avanti.
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Scegli il file da unire. Si tratta dell’origine dei dati creata in precedenza. Seleziona il pulsante appropriato e fai clic su Avanti per cercare il file e collegarlo al tuo documento primario.
- Se preferisci utilizzare la rubrica di Outlook, fai invece clic su questa opzione.
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Scegli quali dati utilizzare. Office consente di selezionare o deselezionare a piacimento le righe di informazioni. Ogni riga di informazioni in sequenza – un nome collegato al suo cognome collegato a sua volta a quel determinato indirizzo di quella certa città e così via – si dice record. In altre parole, puoi scegliere per quali e quante persone vuoi creare il documento personalizzato. Quando sei soddisfatto, fai clic su Avanti.
- I dati possono essere ordinati in ordine alfabetico cliccando sulle intestazioni delle colonne.
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Inserisci i campi. Nella pagina successiva del riquadro Attività, ti viene chiesto di scrivere il tuo modello di documento, se non l’hai già fatto: compariranno diverse opzioni per l'inserimento dei campi, poiché anch’essi vanno inclusi.
- Inserisci un campo collocando il cursore dove dovrà comparire quel tipo d’informazione, poi clicca sull'apposito pulsante per inserirlo in quel punto preciso.
  - È possibile eliminare i campi dati duplicati o inseriti non correttamente premendo il tasto CANC, come per cancellare un normale carattere alfanumerico.
- Le opzioni preimpostate cambiano leggermente secondo il tipo di documento. Ad esempio, se stai scrivendo una lettera di affari, Office potrebbe suggerirti l'opzione per inserire un blocco di indirizzi ordinatamente organizzato su poche righe, con nome, cognome ed indirizzo completo di ogni destinatario.
  - Alcune delle opzioni preimpostate apriranno delle finestre aggiuntive, tutte più o meno semplici e facili da capire, per poter inserire le informazioni appropriate.
  - Se le opzioni predefinite non ti propongono nomi di campi adeguati alle tue esigenze, clicca su "Confronta i Campi" per abbinare le etichette di categorie standard del programma ai tuoi campi. Per esempio, potresti impostare il programma in modo che utilizzi la tua categoria "Provincia" al posto della categoria predefinita "Città".
- Per utilizzare i tuoi campi, fai clic su "Altre Opzioni": potrai visualizzare i nomi che hai attribuito ad ogni colonna e scegliere i campi che ti servono selezionandoli da quella schermata.
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Controlla le lettere finali. Office offre una funzione di anteprima che permette di controllare che le informazioni siano visualizzate esattamente dove avevi posizionato i relativi campi all’interno del documento. Usa questa funzione più volte fino a quando non ti ritieni soddisfatto del risultato raggiunto.
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Completa l'unione. La schermata finale del riquadro attività Stampa Unione t’informa che è tutto a posto: puoi avviare la stampa dei documenti. Le informazioni verranno inserite in maniera differenziata in ogni documento stampato: ciascuno conterrà un diverso gruppo di informazioni, corrispondenti ad un determinato record.
- Se desideri apportare delle modifiche individuali a lettere specifiche, puoi anche agire dalla schermata del riquadro Attività facendo clic su "Modifica singole lettere".
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Metodo 3

Metodo 3 di 3:

Stampa Unione con OpenOffice.org

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Crea un database. In OpenOffice.org, un database è sempre necessario per la stampa unione, ma comunque, se creato in precedenza, si può sempre utilizzare un foglio di calcolo.
- Dal documento principale, apri il menu File e scegli di creare un nuovo database.
- Nella finestra che appare, seleziona l'opzione "Connessione a un Database Esistente". Dal menu a discesa, seleziona "Foglio di Calcolo" e poi fai clic su Avanti.
- Nella schermata successiva, seleziona il file che desideri utilizzare come archivio dei dati. È possibile scegliere eventualmente una password per proteggere il database, selezionando la casella sotto il percorso del file. Quando sei pronto, fai clic su Avanti.
- Da questa schermata, puoi salvare il database su cui stai lavorando oppure puoi aprirne uno già esistente per modificarlo. Fai clic su Fine per salvare il database.
  - Accertati di attribuire al database un nome che si possa facilmente ricordare.
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Inserisci i campi.
- Dal menu Inserisci, seleziona “Campi” e poi "Altro" dal sottomenu. In alternativa, è possibile premere Ctrl + F2.
- Sulla finestra che appare, fai clic sulla scheda "Database".
- Fai clic sul pulsante Sfoglia nella parte inferiore destra della finestra e cerca il database appena creato.
  - Appena selezionato il tuo database, apparirà nell’elenco "Selezione del Database", posto sul lato destro della finestra.
- Dall'elenco "Tipo" sul lato sinistro della finestra, seleziona "Campi Stampa Unione".
- Clicca sul segno + accanto al tuo database: dovrebbe apparire sottostante un file di foglio di calcolo. Fai clic sul segno + accanto a quest’ultimo e vedrai i nomi di campo che avevi scelto durante la sua compilazione.
- Seleziona il campo che vuoi inserire nel documento principale e fai clic su Inserisci.
  - Ricordati di posizionare il cursore dove vuoi appaia il tuo campo prima dell’inserimento, altrimenti dovrai tagliarlo ed incollarlo nella posizione corretta.
  - Come avviene per Office, nel documento principale i campi sono trattati come caratteri alfanumerici e quindi è possibile spostarli con la barra spaziatrice ed eliminarli con il tasto CANC.
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Completa l'unione. Ricontrolla che tutti i campi siano sistemati correttamente. Quando sei pronto, stampa il documento principale. Ne otterrai tante copie quanti sono i record inseriti nel database.

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Consigli

I programmi di elaborazione testi forniscono spesso dei modelli da utilizzare per la creazione dei documenti primari.
Accertati di suddividere le categorie nel numero maggiore possibile di campi. Ad esempio, una categoria così vasta come quella dell’indirizzo può essere suddivisa in quattro campi: “Indirizzo”, “Codice Avviamento Postale”, “Città” e “Provincia”. Bisogna quindi utilizzare quattro colonne. Questa suddivisione permette di filtrare in maniera più dettagliata i record da stampare. Potrai, ad esempio, selezionare tutti i destinatari di Milano tramite il campo “Città” o quelli con il codice postale 16100 dal campo “CAP”.