Come Archiviare Documenti

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L'archiviazione è la conservazione delle informazioni. Le organizzazioni stanno convertendo documenti cartacei in digitali ogni giorno per aumentare la durata di vita dei documenti. Questo, insieme all'immensa mole di dati generati dai computer di oggi, significa che l'archiviazione dei documenti è destinata a crescere in importanza. Se sai come archiviare i documenti, puoi liberare spazio affinché il computer gestisca i documenti in modo più efficiente.

Passaggi

1
Archivia i documenti in un file zip. Particolarmente utile per i files importanti ma aperti raramente, un file zip riduce la grandezza dei documenti.
- Seleziona il file che vuoi comprimere.
- Clic destro col mouse e scegli "Invia a".
- Invia alla "Cartella compressa".
- Controlla che i documenti siano presenti nel file zip creato, aprendolo. Se sì, puoi cancellare gli originali.
2
Sposta i documenti su un supporto di archiviazione separato. Le scelte popolari per l'archiviazione digitale sono nastri esterni, dischi rigidi esterni o pendrive.
3
Esegui il backup di documenti su un CD o DVD se disponi di un masterizzatore CD o DVD. I backup sono un altro modo di archiviazione, anche se probabilmente conosci già questo metodo con un altro nome - masterizzazione di un disco. Ad esempio, Windows utilizza un Live File System e un formato Mastered (migliore per la compatibilità con altri dispositivi) per la copia di file su CD o DVD.
- Inserisci un CD o un DVD scrivibile nel masterizzatore CD o DVD del computer per il Live File System.
- Quando viene visualizzata la finestra di dialogo, fa' clic su "Masterizzare i file su disco dati".
- Nomina il disco, quindi fa' clic su "Avanti".
- Attendi che appaia una cartella vuota per il disco. Questo significa che il disco è formattato e pronto a copiare i file.
- Apri la cartella con i documenti che desideri archiviare e trascina i file nella cartella del disco vuota.
- Per il formato Mastered, inserisci un DVD o un CD scrivibile nel masterizzatore CD o DVD del computer.
- Quando viene visualizzata la finestra di dialogo, fai clic su "Masterizzare i file su disco dati".
- Nomima il disco e fa' clic su "Visualizza le opzioni di formattazione."
- Scegli "Mastered" e fa' clic su "Avanti".
- Attendi che appaia una cartella vuota per il disco. Questo significa che il disco è formattato e pronto a copiare i file.
- Apri la cartella con i documenti che vuoi archiviare e trascinali nella cartella del disco vuoto.
4
Invia i documenti su uno spazio di archiviazione esterno.
- Oltre a funzionare come un percorso per i file archiviati, i percorsi di archiviazione esterni sono sicuri e proteggono i dati dai disastri quali incendi e guasti del disco rigido.
- Con così tante aziende che offrono questo servizio, è necessario contattare un'azienda direttamente per conoscerne il funzionamento e quali garanzie sono incluse nell'archiviazione dei documenti offsite.
5
Usa un software per l'archiviazione digitale.
- Uno dei metodi più conosciuti di conservare l'aspetto di un documento è quello di trasformarlo in un file PDF. Offerto da Adobe, questo software - conosciuto come Adobe Acrobat - rende facile convertire i documenti in formato PDF da vari programmi. Ci sono anche diversi programmi gratuiti che consentono di creare questi file.
- Il fatto che le specifiche sono pubbliche significa che le future versioni del software di Adobe saranno in grado di leggere le versioni precedenti dei documenti.
- Inoltre, i lettori PDF sono prontamente disponibili come download gratuito dal sito web Adobe.
6
Resta aggiornato sulla tecnologia per archiviare documenti. Con il rapido avanzamento della tecnologia, ciò che è attuale oggi potrebbe essere obsoleto domani. Questo può essere un problema quando è necessaria la migrazione dei file archiviati su un nuovo sistema.

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Consigli

Cataloga i file archiviati in modo che tu o altre persone siate in grado di trovare i file necessari nel tempo. Questo può essere semplice come nominare file o cartelle col nome del contenuto e le date che racchiudono i file. Ad esempio, se stai archiviando documenti aziendali, potresti denominare una cartella "File di lavoro primo trimestre 1997". In impianti più grandi, gli archivi utilizzano molto probabilmente dei metadati per finalità di catalogazione.
Un'altra ragione per archiviare files è che a volte ci sono requisiti legali che necessitano il salvataggio delle informazioni.

Avvertenze

Un pericolo è il rischio di danneggiamento dei file. Assicurati di utilizzare un sistema ben collaudato per eseguire il backup dei tuoi dati.
I Dati multimediali sono spesso legati a specifiche hardware o software e non possono essere accessibili al di fuori di sistemi proprietari.
Non avere un sistema sul posto per l'archiviazione di documenti può portare alla perdita involontaria dei file, soprattutto se essi vengono eliminati per errore.