Come Prepararsi a un Colloquio per Assistente Amministrativo

Info sull'Autore

Se hai in programma un colloquio per assistente amministrativo, ci sono alcune cose che puoi fare per preparati e ottenere il massimo, assicurandoti le migliori possibilità per avere il posto. Non ci sono sistemi “giusti” per prepararsi ad un colloquio; però ci sono delle strategie che puoi usare per migliorare le tue possibilità. I seguenti passaggi ti illustreranno come affrontare un colloquio per assistente amministrativo.

Passaggi

1
Informati sui compiti di un assistente amministrativo. Le funzioni di questa figura sono programmare e prendere appuntamenti, mantenere l’archivio fisico e virtuale, organizzare i registri, utilizzare programmi specifici per l'inserimento dati e la creazione di report, gestire le linee telefoniche e preparare documenti come memorandum, lettere ed email.
2
Fai delle ricerche sull’azienda. Quando ti prepari per un qualsiasi tipo di colloquio, dovresti cercare di raccogliere quante più informazioni possibili sull’azienda a cui hai inviato la candidatura. Questo dimostrerà che sei interessato e non solo alla disperata ricerca di un lavoro.
3
Prendi confidenza con l’annuncio di lavoro. Ogni datore di lavoro è alla ricerca di un impiegato che abbia determinate abilità, qualifiche e funzioni. È importante studiare gli aspetti specifici dell’offerta di lavoro per la quale hai fatto domanda. Ad esempio, un datore di lavoro potrebbe ritenere importante la puntualità e la precisione, mentre un altro potrebbe puntare più sulla creatività, su una mentalità fuori dagli schemi e sulla flessibilità.
4
Prepara una descrizione delle tue precedenti esperienze lavorative, qualifiche, punti di forza e di debolezza. Tenendo sempre presente quello che stanno cercando, sviluppa delle spiegazioni brevi e concise sui temi chiave del colloquio.
5
Studia il tuo curriculum. Devi essere in grado di rispondere a domande sul tuo curriculum e a fornire informazioni aggiuntive. Inoltre, assicurati che il tuo curriculum sia aggiornato e che contenga delle qualifiche per la posizione di assistente amministrativo.
6
Allena le tue capacità di data entry. È abbastanza comune che ti venga richiesta una prova pratica di data entry quando fai un colloquio. Quindi rinfresca le tue capacità di battitura testi, allenati sulla velocità e sulla precisione.
7
Prepara delle risposte a domande frequentemente poste durante un colloquio per assistente amministrativo. Preparati in particolare nelle seguenti aree:
- Devi dimostrare come organizzi e gestisci l’agenda giornaliera, quali strumenti usi, come tieni i promemoria e come gestisci eventuali conflitti nella programmazione.
- Considerando che la gestione clienti rappresenta una parte importante del lavoro di un assistente amministrativo, potrebbero chiederti di gestire le telefonate, fare da tramite tra il capo e la clientela e di accogliere i clienti.
- In qualità di assistente amministrativo, potrebbero chiederti di gestire delle informazioni confidenziali. Cerca di essere preparato a spiegare come tratteresti informazioni sensibili, e quali accorgimenti prenderesti per proteggere tali informazioni.
- Essere multitasking è una delle caratteristiche principali di un assistente amministrativo, quindi preparati ad illustrare esempi di come saresti in grado di fare più cose nello stesso momento. In particolare sottolinea la tua capacità di organizzare il tempo e di assumere compiti che ti vengano demandati.
- Questa posizione richiede la capacità di usare sistemi informatici diversi. Proponi una lista delle tue competenze in questo campo.
8
Esercitati sulle risposte che dovrai fornire. Non devi impararle a memoria, cerca di essere fluido nel discorso.
9
Scegli l’abbigliamento adatto. Quasi tutti gli ambienti di lavoro richiedono i servizi di un assistente amministrativo; è però importante capire come vestirti in base al tipo di azienda presso la quale fai il colloquio. Chiama il centralino e fatti dire qual è lo stile appropriato, così da poter adeguarti in maniera consona e aggiungere un tocco personale. Ad esempio, se ti dicono che lo stile richiesto è il business casual, potresti aggiungere un blazer al tuo completo.

Pubblicità

Consigli

Quando ti senti abbastanza sicuro, chiedi ad un amico di fare la parte del selezionatore per una prova di colloquio, durante la quale potrai valutare la tua preparazione. Se non trovi nessuno con cui farlo, fallo davanti allo specchio.
Assicurati di essere ben preparato prima del giorno stabilito, di modo da dare il meglio di te quando arriverà il grande giorno.
Invia un nota di ringraziamento entro 48 ore ad ogni selezionatore. Approfitta di questa occasione per sottolineare il tuo interesse nella posizione, e per ricordare al selezionatore alcune delle tue qualifiche più importanti. Potresti scrivere qualcosa del tipo “Grazie per il tempo che mi avete dedicato. Sono davvero interessato a questo lavoro e sono sicuro che con le mie capacità organizzative e le mie precedenti esperienze nel settore potrei essere una marcia in più per il vostro team".