Come Risparmiare Tempo

Vorremmo tutti avere più tempo. Più tempo per rilassarci, per mantenerci in forma, più tempo per amici e parenti… e per noi stessi. Ci sono tanti modi per risparmiare tempo durante la giornata. Dedica qualche minuto ai suggerimenti illustrati in questo articolo e inizia a risparmiare tempo da oggi!

Parte 1

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in Ufficio

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Concentrati sui compiti più importanti e considerali prioritari. Completare all'inizio della giornata le incombenze più impegnative in cima all'elenco può evitarti l'affanno di finirle in ritardo. Ti darà un senso di realizzazione e non sentirai il peso del grande progetto che incombe minaccioso mentre ti dai da fare con le attività minori; questo ti permetterà di lavorare in modo più efficace e di risparmiare ancora più tempo.
- Le attività più importanti non coincidono sempre con la maggior parte di quelle più urgenti. Se un documento di routine deve arrivare sulla scrivania del capo per mezzogiorno, non serve prepararlo per le 11.00 se questo significa fornire un cattivo servizio a un cliente. Impara a distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è importante.^{[1]
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Delega compiti ad altri dipendenti. Per delegare in modo appropriato è necessario che tu capisca i tuoi punti di forza e quelli dei tuoi colleghi. Alcune persone sono fantastiche con i numeri, altre possono scrivere bene, identificando chi ha le competenze specifiche per completare un'attività può farti risparmiare tempo e migliorare la qualità del lavoro.
- Sii autorevole, ma non esigente quando deleghi compiti. Fai sentire la persona come a un esperto a cui stai chiedendo aiuto e loda le sue conoscenze nel settore.^{[2]
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- Ricorda, se deleghi compiti, dovrai anche essere disposto a prendere in carico quelli di qualcun altro, di tanto in tanto.
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Tratta insieme le attività simili. La giornata di lavoro della maggior parte delle persone è fatta da piccole attività continue che interferiscono con i progetti più importanti. Raggruppando queste insieme e gestendole in gruppi si può risparmiare molto tempo e svolgere il lavoro in modo più efficiente.
- Invece di rispondere alle e-mail ogni venti minuti, dedica due frazioni più lunghe di tempo e gestiscile tutte in questi periodi. Sarai più concentrato sul lavoro, se non devi preoccupartene.
- Effettua tutte le telefonate in una sola volta e svolgi il lavoro di routine in un'unica sessione.
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Cerca di avere più tempo a disposizione. Quasi tutti arrivano al lavoro alla stessa ora ogni giorno, ma quando c'è da fare, spesso la gente si trattiene in ufficio per continuare a lavorare. Al momento di tornare a casa la giornata è quasi finita. Ripromettiti di lasciare il lavoro a un orario normale, non troppo tardi. Quando trattenersi fino a tardi è una regola, finisci col realizzare il meglio di te nel tempo che passi al lavoro.^{[3]
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- Fai sapere a tutto l'ufficio con velate allusioni che non resterai nei paraggi dopo una certa ora. Racconta alla gente i progetti per la serata o avverti tutti di farti avere presto la documentazione perché hai bisogno di uscire in orario.
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Evita le conversazioni e le riunioni improduttive. A volte le persone al lavoro non sono proprio efficienti come desidereresti che fossero. Non lasciare che i loro problemi diventino i tuoi. Sii deciso e informa i colleghi prolissi che hai bisogno di riprendere il lavoro una volta espresso il loro punto di vista.
- Impara a dire no. Se sei invitato a una riunione e presumi che non ti sia utile, rispondi che sei troppo occupato, o che hai altre priorità.
- Proponi "una capatina" a una riunione giusto per partecipare alle fasi che ti riguardano, o a quelle che richiedono la tua presenza. I colleghi possono non gradire di sentirsi rispondere "no", ma rispetteranno la tua etica di lavoro.
- Se devi partecipare, stabilisci una durata per la riunione, per esempio 20 minuti. In alternativa, tieni la riunione nel tuo ufficio, dove hai l'autorità di chiuderla quando è necessario.^{[4]
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Parte 2

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con la Tecnologia

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Organizza la tua casella di posta. I moderni servizi di posta elettronica offrono una miriade di modi per tenere una casella di posta in ordine e ben organizzata. Utilizzare i filtri forniti dal provider di posta elettronica aiuta a ridurre il tempo speso per passare al setaccio un messaggio e la necessità di scorrere attraverso un mare di spam. Gmail, Outlook, Mail.app, e in pratica qualsiasi altro servizio di posta elettronica, hanno filtri simili per aiutarti a risparmiare tempo.
- Evita che gli spam e i messaggi tipo catena di sant'Antonio raggiungano la tua casella di posta consentendo al provider di posta elettronica di identificarli immediatamente e di eliminarli.
- Organizza le e-mail legate al tuo lavoro in modo che siano trasferite automaticamente nell'apposita cartella.
- Imposta gruppi per qualsiasi categoria, come amici e familiari, o per gli aggiornamenti dai social network. In questo modo, puoi trovare esattamente quello che cerchi in un attimo!^{[5]
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Utilizza i tasti di scelta rapida dalla tastiera. Possono non sembrare granché, ma una volta che ne hai colto il funzionamento, anche solo di alcuni, il tempo risparmiato si moltiplicherà. Che tu stia usando il sistema operativo Windows o un computer Macintosh, conoscere i tasti di scelta rapida di base e altri specifici per il tuo lavoro ti aiuterà a risparmiare tempo in ufficio.
- Alcuni tra i tasti di scelta rapida più comuni per Windows includono: Ctrl + C (copia l'elemento selezionato), Ctrl + V (incolla l'elemento selezionato) e Ctrl + Z (annulla un'azione).^{[6]
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- Per gli utenti Mac che tentano di utilizzare gli stessi comandi di scelta rapida, è sufficiente sostituire il tasto Ctrl con il tasto di comando.^{[7]
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Riduci il tempo dedicato ai social media. È facile rimanere intrappolati in una spirale infinita, dove un profilo conduce a un altro e a un altro ancora. C'è molto sul web che può sviare la tua attenzione dalle cose importanti nella vita. Non lasciarti distrarre. Imposta un limite giornaliero all'uso dei social media. Prova a stabilire solo un'ora, o 30 minuti al giorno. Dedica un periodo di tempo definito ogni sera, o un po' durante la giornata di lavoro come pausa.
- Considera di seguire meno persone su Twitter, Instagram e altri forum sui social media. In questo modo c'è meno possibilità di divagare.
- Usa piccoli accorgimenti per evitare i social media. Non utilizzarli mentre mangi, o sei a letto.
- Incoraggia anche i tuoi amici a limitarne l'uso. Sarai sorpreso dalla rapidità con cui troverete altri modi per rimanere in contatto.^{[8]
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Guarda meno la televisione. Stare seduto sul divano a guardare la televisione può essere rilassante dopo una lunga giornata, ma non è un uso produttivo del tempo. Guardare meno la TV ti aiuterà a risparmiare tempo e a sfruttare al meglio quello a tua disposizione. Una soluzione estrema sarebbe disdire gli abbonamenti. Questo ti permetterebbe di risparmiare denaro e avere più tempo libero. Oppure, si può operare per gradi, come guardare soltanto uno o due dei programmi preferiti ogni settimana.
- Sfrutta la tecnologia della registrazione e risparmia tempo saltando gli spot pubblicitari durante gli spettacoli di cui non puoi fare a meno.
- Fai più cose mentre guardi. A volte uno spettacolo non richiede tutta la tua attenzione. Prova a riordinare o a fare esercizi mentre guardi qualche trasmissione.^{[9]
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Parte 3

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a Casa

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Cucina in modo più efficiente. Le persone trascorrono molto più tempo del necessario a preparare da mangiare, quindi come te la cavi con la cucina può fare una grande differenza sulla quantità di tempo che puoi risparmiare ogni giorno. La prima cosa da considerare è programmare in anticipo la spesa al supermercato. Fai una lista di tutto quello di cui hai bisogno e rispettala rigorosamente. Prova a evitare di andare a fare la spesa nelle ore di punta e prepara un programma per tutti i pasti della settimana, inclusi il pranzo e la cena. In questo modo non dovrai perdere tempo in seguito per cercare i prodotti che ti mancano.^{[10]
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- Prepara abbondanti porzioni dei tuoi piatti preferiti e conservale. Puoi gustare i tuoi piatti preferiti come avanzi in seguito durante la settimana, senza perdere tempo per cucinare di nuovo. I piatti di pasta, le zuppe, il chili, e lo stufato di solito hanno ricette per grandi quantità.^{[11]
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- Quando prepari da mangiare tieni un recipiente sul piano della cucina, da utilizzare come pattumiera provvisoria. Eliminare i viaggi continui al secchio della spazzatura buttando i rifiuti tutti assieme alla fine ti permetterà di risparmiare un mucchio di tempo; inoltre, in questo modo riesci a pulire più in fretta!
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Risparmia tempo quando pulisci la casa. La pulizia può sembrare un compito infinito, perché si fa disordine con regolarità e la polvere si accumula di continuo. Affronta tuttavia il compito in modo efficace, così puoi risparmiare tempo e avere una casa ordinata. Un ottimo modo per ottenere questo risultato è pulire in periodi brevi e intensi. Impiega non più di dieci minuti per raccogliere vestiti, piatti, vecchi giornali, eccetera e mettili al loro posto. Fai questo ogni giorno ed eviterai di dover impiegare intervalli più lunghi per pulire più a fondo. Ricorda, un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto. Segui il proverbio per essere sempre organizzato e potrai risparmiare tempo senza dover cercare mai le chiavi in mezzo alla confusione.
- Lavora dall'alto verso il basso quando fai pulizie più accurate. Mentre pulisci i punti più alti, la polvere si depositerà per terra. Passa l'aspirapolvere per ultimo.
- Pulisci o riordina subito. Che sia svegliarti e rifare il letto o pulire mentre cucini, essere capace di farlo al volo ti farà risparmiare tempo nel lungo termine. Ciò è particolarmente utile in cucina e nel bagno, dove pulire è molto più veloce e più facile se ti dai da fare con i prodotti e gli ingredienti versati prima che si asciughino e si induriscano.^{[12]
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Gestisci i conti in una sola volta. Pagare le bollette e fare operazioni bancarie può essere complicato e richiede molto tempo, se non viene fatto bene. Sedendoti e prendendoti cura di tutte le fatture e le entrate in una sola volta, puoi evitare la confusione e la perdita di tempo di dover correggere gli errori in seguito.
- Regola i conti nel miglior modo possibile. Contatta i tuoi provider di servizi e verifica se hanno tutte le opzioni per effettuare i pagamenti. Questo è normale per l'energia elettrica, il telefono e Internet.
- Sottoscrivi i pagamenti automatici delle fatture. Molte organizzazioni hanno questa opzione che può far risparmiare molto tempo ed evitare lo stress per il mancato rispetto delle scadenze.
- Scopri se il tuo datore di lavoro offre l'accredito diretto e sottoscrivi se lo fa. Un viaggio in meno alla banca!
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Inizia la giornata con un'efficiente routine. Non fare l'errore di perdere sonno a causa di una mattina disorganizzata. Adotta semplici accorgimenti per fare in modo che la giornata si svolga senza intoppi, programmando i vestiti da indossare e preparando il pranzo prima di andare a dormire. Prendi in considerazione una doccia veloce e una colazione meno complicata. Una barretta di cereali non richiede assolutamente tempo.
- Utilizza un timer automatico sulla caffettiera per evitare il fastidio di prepararla al mattino.
- Ignora la tecnologia mentre ti prepari. Non controllare la posta elettronica finché non raggiungi l'ufficio, sarebbe solo una distrazione. Non usare la funzione snooze della sveglia.
- Apri le persiane e crogiolati alla luce naturale. Fa bene al cervello e ai ritmi circadiani esporsi alla luce del sole al risveglio.^{[13]
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Consigli

Porta addosso l'orologio e sii consapevole del tempo che occorre per alcune attività. Imponiti dei limiti.
Imponiti delle scadenze, così non perderai troppo tempo su qualsiasi compito.
Non rinviare.
Uno dei modi peggiori per perdere tempo è la ridondanza. Concentrati su quello che stai facendo ed evita di dover ripetere il processo due volte.
Tieni un registro con l'indicazione del tempo necessario per fare certe cose, quindi individua le attività che divorano il tuo tempo e datti da fare per abbreviarle.