Come Scrivere un’E mail per Seguire una Domanda di Lavoro

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L’attesa tra quando si manda una domanda di lavoro e quando si riceve la risposta dall’azienda, può sembrare senza fine e scoraggiante. Comunicare nel modo giusto con l’azienda per seguire la tua domanda può distinguerti dalla concorrenza.

Metodo 1

Metodo 1 di 3:

Trovare il contatto

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Fai le tue ricerche. Essere preparati è la parte più importante del processo di ricerca del lavoro. Contatta il Dipartimento delle Risorse Umane e chiedi chi ha ricevuto la tua domanda in modo da contattare la persona giusta.
- Se si tratta di un’azienda molto grande, spesso il Dipartimento delle Risorse Umane non è al corrente dello stato del processo fino a quando il responsabile delle assunzioni non dice loro di contattare i candidati. È importante arrivare al cuore del processo.
- Se l’azienda è piccola o sai già il nome della persona da contattare, possiamo passare alla fase successiva.
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Metodo 2

Metodo 2 di 3:

Scrivere un’e-mail

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Indirizza l’e-mail. Nella lettera di accompagnamento, se sai il nome del responsabile, usalo. Usa la frase A chi di competenza come ultima risorsa, dato che è molto impersonale e il tuo scopo è creare un contatto diretto.
- Controlla sempre che ilnome sia scritto correttamente. Non c’è niente di peggio che sbagliare a scrivere un nome e dare così un’impressione negativa.
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Scrivi l’e-mail. Comincia con una veloce spiegazione del perché quello che stai scrivendo è importante. Spiega che stai seguendo l’andamento della candidatura che hai inviato per il lavoro da loro pubblicato. Rimarca le qualità che fanno di te il candidato ideale. Chiudi dicendo che aspetti una loro cortese risposta al più presto; chiedi se è necessario rimandare gli allegati nel caso non li avessero ricevuti e sottolinea nuovamente i tuoi contatti e soprattutto ricordati di ringraziare per il tempo che vorranno dedicarti.
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Rileggi quello che hai scritto. Non guardarlo per un po’ e poi torna a leggerlo. Controlla che non ci siano errori di grammatica o di ortografia e che il testo scorra bene. Fare bene questa mail è importante tanto quanto far bene la lettera di accompagnamento e il curriculum vitae. Quindi dalle l’attenzione che si merita.

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Metodo 3

Metodo 3 di 3:

Invia e aspetta

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Invia l’e-mail. Una volta fatti i necessari controlli e quando sei soddisfatto della tua mail, inviala. Ma stai attento a non inviarla più di una volta- l’ultima cosa che vorrebbe il responsabile delle assunzioni è ricevere 50 mail da te perché hai sbagliato a cliccare sul tasto invio.
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Ritirati. Ora che la tua e-mail è completata, dalle un po’ di respiro. Non telefonare subito dopo 30 minuti per accertarti che l’abbiano ricevuta, non scrivere un’altra e-mail il giorno dopo. La comunicazione che segue una domanda di lavoro è come una bottiglia di un buon vino rosso: dalle il tempo di respirare, lascia che gli aromi si espandano prima di consumarla o rimandarla.

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Consigli

Valuta il tuo indirizzo e-mail e quello che racconta di te. Credi che "hotsurferdude" o "shopaholicgirl" comunichi realmente quello che vuoi al tuo potenziale datore di lavoro? Forse sarebbe meglio creare un altro account usando il tuo nome o qualcosa di più professionale. Tutto il processo si basa sulla comunicazione e l’immagine che dai al responsabile e questo richiede attenzione sotto ogni aspetto.
Ricorda che spesso il responsabile delle assunzioni deve fare il suo lavoro e contemporaneamente seguire il processo di assunzione. Essere rispettoso e breve nelle tue comunicazioni è la via migliore per ottenere ascolto.
Scegli un carattere di scrittura standard, il carattere rosa in grassetto potrà essere adatto per una mail agli amici, ma in questo tipo di comunicazioni devi apparire professionale, quindi usa l’Arial, il Times New Roman o qualsiasi altro carattere di facile lettura.
Cogli l’opportunità di ribadire la miglior qualità che hai da offrire; questo potrà aiutare il responsabile della ricerca a fissare nella mente la tua domanda se non l’ha già letta, o a riflettere su di essa se lo ha già fatto.
Controlla la firma dell’e-mail e assicurati che appaia professionale: a volte abbiamo delle impostazioni nella casella di posta che vanno bene solo per comunicare con i nostri amici, come il nome abbreviato, o dei testi scherzosi o dei disegni dopo il nome. Ricordati che, se vuoi che ti prendano sul serio, prima di tutto devi prenderti tu sul serio, quindi sfrutta al meglio le tue possibilità.

Avvertenze

Non essere mai invadente, esigente o prepotente. Cerca di essere gentile nella corrispondenza con il responsabile della selezione perché la decisione spetta a lui. Lo sa che il processo di selezione per te è importante, ma questo non è che una minima parte della sua giornata lavorativa, quindi essere aggressivo o invadente non fa che dare un’immagine negativa di te stesso.
Fai attenzione a chi indirizzare la lettera. Spesso nelle grandi aziende non sempre chi manda la conferma della ricezione della tua domanda è colui che si occupa della selezione: può essere qualcuno dell’ufficio delle risorse umane che lavora con l’ufficio delle selezioni. Controlla sempre il titolo di chi ti contatta e la posizione per cui hai fatto la domanda. Se ti sembra che a contattarti sia un impiegato dell’ufficio delle risorse umane, chiedi cortesemente il nome del responsabile della selezione e il modo per contattarlo.