Come Scrivere una Lettera di Raccomandazione

Info sull'Autore

Se non hai mai scritto prima una lettera di raccomandazione, la cosa può sembrare piuttosto complicata. Fortunatamente, tutte le lettere di raccomandazione contengono degli elementi comuni che puoi gestire con facilità. Leggi per sapere come.

Metodo 1

Metodo 1 di 2:

Iniziare a Scrivere

1
Indirizza la raccomandazione. E' per una domanda ad un corso accademico, un lavoro, un'attività di volontariato o una referenza personale? Scrivi la lettera in modo che realizzi l'obiettivo.
- Per esempio, se la lettera fa parte di diversi documenti che accompagnano una domanda di lavoro, dovrebbe concentrarsi sulle qualifiche professionali e sulla condotta del candidato.
2
Familiarizza tu stesso con la posizione. Se puoi, ottieni una copia dell'annuncio di lavoro e parla con la persona che devi raccomandare. Se conosci il destinatario della lettera, parla del posto di lavoro anche con lui.
- Più sai riguardo allo scopo della lettera, meglio riuscirai ad impostarla in modo che sia adeguata alle necessità di entrambe le parti.
3
Informati sulla persona che stai raccomandando. Passaci un po' di tempo insieme e fatti dire qual'è il ruolo per cui sta facendo domanda e quali sono i suoi obiettivi. Metti insieme il suo curriculum, tutte le annotazioni che hai su di lei e qualsiasi altra informazione che possa esserti d'aiuto mentre scrivi. Le migliori raccomandazioni sono approfondite e specifiche, perciò avere tutte le informazioni necessarie a portata di mano renderà il tutto molto più semplice.
- Quando scrivi una lettera di raccomandazioni, metti in gioco la tua reputazione. Perciò, se pensi di non conoscere abbastanza la persona di cui devi scrivere, o se si tratta di qualcuno che non raccomanderesti, rifiuta la richiesta.
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Metodo 2

Metodo 2 di 2:

Scrivere la Lettera

1
Attieniti alle convenzioni standard. Una lettera di raccomandazione è come qualsiasi altra lettera formale e segue perciò le stesse regole e linee guida.
- Scrivi il tuo indirizzo in alto a destra, seguito dalla data - scritta a lettere.
- Sotto, a sinistra, inserisci il nome del destinatario (se lo conosci) e l'indirizzo
- Inizia la lettera con un saluto formale. Ex:
- Egregio Signor Smith,
- A chi di dovere, (se non conosci il nome del destinatario)
2
Scrivi la lettera di raccomandazione. Per prima cosa, fai una sintesi di quella che sarà la tua raccomandazione. Scrivi come hai conosciuto la persona di cui parli e descrivi quanto bene la conosci. Elenca anche le tue qualifiche. Se il destinatario sa che sei il capo del dipartimento, la tua lettera avrà sicuramente più peso che se fossi un amico del candidato.
- Per esempio, "Sono lieto di raccomandare Michael per il posto di Direttore per lo Sviluppo nella XYX Corporation. Come Vice Presidente del dipartimento di Sviluppo, Michael ha fatto rapporto a me direttamente dal 2009 fino al 2012. Abbiamo lavorato a stretto contatto su molti progetti chiave e, in tale periodo, ho avuto modo di conoscerlo a fondo."
3
Sii specifico riguardo alle qualifiche del candidato. Descrivi ciò che ha fatto ricorrendo ad esempi specifici, piuttosto che restando sul generico.
- Per esempio, non dire "Michael ha lavorato molto bene, semplificando la vita a tutti". Dì piuttosto: "L'abilità di Michael nell'utilizzare i software di elaborazione dei dati, insieme alla sua innata sensibilità nel campo del design e il suo personale approccio verso i clienti ha aumentato notevolmente la produttività della compagnia. La sua abilità nel gestire il dipartimento di Sviluppo e il suo atteggiamento estremamente professionale gli hanno permesso di guadagnarsi il rispetto tanto da parte dei clienti, quanto da parte dei membri della squadra esecutiva."
4
Fai dei paragoni. Includi dei confronti in modo che il destinatario abbia dei dati che gli permettano di capire per quale motivo stai raccomandando quella persona.
- Per esempio, "posso testimoniare che durante gli 8 anni in cui ho lavorato allaUVW Company, nessuno è mai riuscito a portare a termine tanti progetti quanti quelli completati da Michael."
5
Non esagerare. Non mettere il candidato su un piedistallo. Non solo non sembrerà plausibile, ma creerà nel destinatario delle aspettative che non potrà mai soddisfare. Se ha un tallone d'Achille, non enfatizzarlo, ma non ometterlo neanche.
- Per esempio, se Michael non si impegnava molto quando doveva fornire dei commenti o scrivere qualcosa riguardo alle procedure, non scrivere:"il principale punto debole di Michael è che era difficile convincerlo a dare indicazioni e commenti sulle procedure". Dì piuttosto:"Michael ha lavorato sodo per migliorare l'efficacia delle sue indicazioni e commenti sulle procedure, rendendo più semplice per coloro che prenderanno il suo posto in futuro, lavorare in modo efficiente." Ovviamente, scrivilo solo se è la verità!
6
Non tenerti sul vago quando fai delle raccomandazioni. Scrivere in modo chiaro e diretto mostrerà al destinatario l'autenticità di ciò che dici e renderà la tua lettera molto più efficace.
- Per esempio, non scrivere:"Micheal è senza dubbio qualificato per lavorare nella vostra compagnia, e sarà di grande aiuto al vostro staff". Questo suona come una lettera preimpostata e potrebbe addirittura ritorsi contro il tuo candidato. Dì invece:"Michael ha le abilità, il talento e le capacità che aiuteranno la XYZ Corporation a raggiungere i suoi obiettivi."
7
Non essere troppo breve. Se il destinatario vede solo una breve annotazione di uno o due paragrafi, penserà che non hai molto da dire sul candidato, o perchè non lo conosci bene, o perchè non ci sono molte cose positive che puoi dire su di lui. Enfatizza i punti chiave. Cerca di scrivere circa una pagina.
8
Mantieni la forma attiva. Inizia ogni paragrafo con un'affermazione attiva e coinvolgente sulle qualità o sul carattere del candidato.
- Per esempio, non dire:"Nel corso degli ultimi due anni sono stato lieto di guardare lo sviluppo continuo del talento di Michael. Dì invece:"Le abilità di Michael sono aumentate rapidamente negli ultimi due anni".
9
Chiudi la lettera in modo affermativo. Ripeti le raccomandazioni e, se appropriato, invita il destinatario a contattarti.
- Per esempio, scrivi:"Per tutti questi motivi, penso che Michael sarebbe un ottimo elemento del vostro team. Se avete qualche domanda, vi invito a contattarmi al numero o indirizzo scritti sopra."
10
Utilizza un saluto formale e firma con il tuo nome.
- Cordialmente,
- Un saluto cordiale,
- Grazie per l'attenzione,
11
Chiedi un'opinione. Se non sei sicuro delle tue abilità di scrittura, o se la tua lettera avrà un gran peso sulle possibilità di assunzione del candidato, chiedi ad un collega fidato (che può anche conoscere il candidato) di darti un'opinione. Se stai mettendo in gioco la tua reputazione per questa persona, dovresti dare il meglio di te nella lettera.

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Consigli

Scrivi la lettera al computer. E' più professionale e formale - e il destinatario non dovrà mettersi a decifrare la tua scrittura
La prima volta che nomini il candidato scrivi il suo nome completo. In seguito, puoi usare il suo nome proprio, oppure un titolo (Sig., Sig.ra) seguito dal cognome, a seconda di quanto vuoi essere formale. Qualsiasi cosa scegli, sii coerente.
Mantieni sempre un tono ed un contenuto formale, conciso e specifico.
Fai complimenti e sii positivo, ma sii onesto.
Se ti trovi a dover scrivere una lettera di raccomandazioni per te stesso, che dovrà magari essere poi firmata da qualcun altro, sii onesto e specifico. Prova a scrivere come se scrivessi di un altro candidato che ha le tue stesse qualifiche. Chiedi aiuto ad un amico o ad un collega per capire come ti vedono gli altri. Chiedi ad un amico di dirti come gli sembra la lettera.
Se chiedi ad un candidato di scrivere la propria lettera di raccomandazioni, tieni conto del fatto che molti trovano difficile scrivere di sè stessi. Perciò leggi la lettera prima di firmarla e assicurati di essere d'accordo con quello che c'è scritto.

Avvertenze

Una lettera di raccomandazioni dovrebbe concentrarsi sulle conoscenze chiave, oltre che sulle abilità e conoscenze individuali. Non perdere tempo gonfiando la tua lettera con toni eccessivamente positivi, poichè in genere non fa un buon effetto sui lettori.
Decidi con attenzione se dare una copia della lettera al candidato, specialmente se hai espresso dei dubbi. Una lettera di raccomandazioni è spesso più efficace se il destinatario sa che non è stata scritta per far piacere o gratificare il candidato.