Come Scrivere una Lettera di Ringraziamento (Business)

Non rimandare! In quasi tutti i contesti relativi al business, il vantaggio primario di inviare una lettera di ringraziamento è che questa comunicazione lascia un'impressione positiva e duratura su un socio, sul potenziale datore di lavoro, sul cliente o su un potenziale donatore. Più tempo trascorre tra il colloquio, la chiusura di un accordo o la fornitura dei servizi e la ricezione del ringraziamento, meno efficace sarà questo strumento.

Scegli un formato appropriato. Nella maggior parte dei casi, è preferibile optare per un biglietto classico di carta piuttosto che un'e-mail. Se stai rappresentando una compagnia, scrivere la lettera su carta intestata dell'impresa è la scelta più professionale. Tuttavia, un biglietto scritto a mano può aggiungere un tocco più personalizzato, e potrebbe essere più adatto ad alcune circostanze, per esempio se sei il proprietario di una piccola impresa o se esprimi gratitudine per delle donazioni importanti. Le lettere scritte a mano sono anche una buona scelta per ringraziare un potenziale datore di lavoro dopo aver partecipato a un colloquio per un posto vacante. Se decidi di scrivere a mano la lettera:

• Scegli un biglietto che sia allo stesso tempo semplice e sofisticato. Usando della carta color crema o bianca con un "Grazie" scritto in rilievo sulla parte frontale, generalmente vai sul sicuro. Evita i biglietti con i messaggi prestampati all'interno e dal design eccessivamente vistosi, stucchevoli o pacchiani.
• Considera la tua calligrafia. Se non sei sicuro della qualità o della chiarezza della tua grafia, mostra un campione a un amico o a un collega di lavoro fidato. Qualora non fossi propriamente un maestro di leggibilità e di "arti calligrafiche", accertati di fare delle prove prima di scrivere sul biglietto che intendi inviare. In caso di necessità, puoi affidare il lavoro a qualcun altro affinché trascriva la lettera (assicurati comunque di firmarla di tuo pugno).
• Se per una qualsiasi ragione l'indirizzo di posta del destinatario non fosse disponibile, l'e-mail potrebbe essere la tua unica soluzione. A volte può rappresentare il formato più appropriato; per esempio quando la posta elettronica è stata il mezzo primario di corrispondenza tra te e la persona o le persone che desideri ringraziare. Lo svantaggio principale associato alle lettere di ringraziamento mandate via e-mail sta nel fatto che il rischio che vadano perse o ignorate è più alto, e generalmente tendono a spiccare meno. Ricorda che alcune persone (specialmente i dirigenti d'impresa), ricevono centinaia di e-mail al giorno. Tenendo a mente queste avvertenze, potresti essere tentato dalla possibilità di compensare tale problema rendendo l'e-mail più appariscente o mandando un'E-card mediante un sito di terze parti. In poche parole… non farlo! È davvero molto probabile che passi per pubblicità, rendendo più alta la possibilità che non venga presa in considerazione o che venga cestinata. Opta piuttosto per un messaggio breve, semplice, sofisticato e nel momento più appropriato. Potresti personalizzare l'oggetto per includere informazioni specifiche sulla vostra relazione di business o sul motivo del ringraziamento. Esempio: "Grazie per aver preso in considerazione la mia candidatura".

Scegli un saluto appropriato. Se c'è una persona in particolare da ringraziare, rivolgiti a lei usando il suo titolo e il suo cognome, per esempio "Gentile Signor Rossi". Quando ti rivolgi a più di una persona, includendo titoli e cognomi di tutti nella prima riga. Evita i saluti impersonali, come "A chi di competenza". In ogni caso, la formalità del tuo tono dovrebbe dipendere dal livello di confidenza e dalla natura degli affari condotti con il destinatario o con i destinatari.

Nella frase di apertura, esprimi la tua gratitudine e indica chiaramente la ragione per cui stai ringraziando il destinatario. Non c'è bisogno di rendere troppo lunga l'introduzione; evita frasi di apertura come "Le scrivo per ringraziarLa per…" o "Mi piacerebbe esprimere la mia gratitudine…"; opta invece per l'indicativo presente e per una forma semplice e diretta, come "Grazie per supportare il progetto della nostra azienda".

• Sebbene sia importante dichiarare per cosa sei grato, evita di citare direttamente il denaro se hai ricevuto una donazione. Sostituisci i riferimenti specifici al denaro con eufemismi quali "La Sua generosità", "La Sua gentilezza" o "La Sua generosa donazione".

Discuti dell'impatto diretto o del significato dell'oggetto della tua gratitudine.

• Quando ti rivolgi a un donatore, specifica che tipo di traguardo la tua compagnia riuscirà a raggiungere grazie alla donazione ricevuta.
• Quando ti rivolgi a un potenziale datore di lavoro dopo un colloquio, ti conviene cogliere questa opportunità per reiterare il tuo interesse verso la posizione per cui ti stai candidando. Tuttavia, non usare la lettera di ringraziamento come scusa per sottolineare perché pensi che tu sia perfetto per il lavoro. Scegli piuttosto un approccio tattico, come "Ho apprezzato questo incontro e questa posizione lavorativa mi entusiasma".
• Quando ti rivolgi a un partner di affari o a un consulente, dire qualcosa come "È stato un piacere lavorare con Lei" o "Il Suo consiglio si è dimostrato prezioso per inseguire gli obiettivi annuali del mio dipartimento" aiuta a rafforzare un rapporto positivo e implica il tuo interesse alla continuità della relazione.

Rivolgi dei complimenti al destinatario, ma senza adulazione. Questa può essere la parte più difficile di una lettera di ringraziamento, e non sempre è giustificata o necessaria. Considera una frase di apprezzamento generale per quanto riguarda il destinatario o la compagnia che rappresenta, come "Il Suo lavoro è meraviglioso" o "La Sua esperienza nel campo dell'account management è ineguagliabile".

Alludi al futuro. In questo caso ti conviene dichiarare esplicitamente il tuo desiderio di continuare a fare affari con questa persona o a stabilire una relazione duratura con il destinatario. Quando ti rivolgi a un possibile datore di lavoro, questa è una buona opportunità per esprimere la tua sicurezza in te stesso anticipando la sua decisione. Ciò può essere conseguito dicendo solo "Spero di ricevere presto Sue notizie".

Ripeti il tuo ringraziamento. Non deve superare una semplice frase, che dovrebbe riaffermare i tuoi ringraziamenti di apertura (ma con parole diverse). "Grazie ancora per…" dovrebbe bastare.

Concludi con un saluto finale e la tua firma. Nella maggior parte dei casi, sarebbe più appropriato chiudere la lettera con una variazione di "Distinti saluti", "Cordialmente" o "In fede". Se la lettera fosse stata scritta al computer, firmati comunque con la penna. Se necessario, includi il tuo titolo o la tua posizione e la compagnia che rappresenti.

Correggi e rivedi la lettera. In base alle circostanze, il prodotto finito dovrebbe essere breve e relativamente semplice (la sua lunghezza dovrebbe essere pari a un foglio scritto al computer riempito a metà, massimo). Se sembra lungo, cerca eventuali ridondanze ed eliminale; a eccezione del ringraziamento in sé e per sé, ogni punto dovrebbe essere dichiarato solo una volta. Controlla anche il tuo tono, che dovrebbe essere uniforme in tutta la lettera. Potrebbe essere una buona idea chiedere a una o due persone di correggere gli errori ortografici o grammaticali, o anche i refusi minori, che possono dare un'impressione negativa al destinatario.