Come Scrivere una Proposta di Business Assolutamente Irresistibile

Saper scrivere una proposta di business efficace è una delle capacità più importanti per avere successo nel mondo degli affari. La proposta deve offrire una soluzione chiara e redditizia al problema di un cliente. In molti settori si utilizza un sistema chiamato "Richiesta di Preventivo (o Offerta)" per cercare aziende che forniscano un prodotto o un servizio. Se riesci a presentare una buona proposta, puoi convincere il committente e battere la concorrenza.

Parte 1

Parte 1 di 5:

Determinare le Politiche di Offerta della propria Impresa

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Definisci i prodotti e i servizi che fornirai ai clienti. Devi stabilire nel dettaglio la tua offerta, in modo da capire quali sono i progetti che meglio si adattano alla tua impresa. Puoi usare queste linee guida come punto di riferimento per decidere se fare o meno un'offerta ^{[1]
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- Devi stabilire quali competenze offrirai alla clientela. Per esempio, immagina di gestire una ditta che installa tetti e grondaie. Alcuni clienti ti chiedono aiuto per progettare giardini. In base alle competenze prestabilite, decidi di non fornire questo tipo di servizio.
- Se volessi fornire servizi di progettazione per giardini, dovresti assumere e formare personale competente. Inoltre, un altro dipendente dovrebbe gestire le squadre che si occupano di questo tipo di lavoro. La tua azienda dovrebbe comprare delle attrezzature per realizzare progetti di architettura paesaggistica. Dopo questa analisi, ti rendi conto che il tempo e gli sforzi investiti supererebbero di gran lunga i profitti che guadagneresti. Decidi dunque di non offrire questo servizio.
- Le politiche di offerta dovrebbero considerare l'entità dei progetti che sei disposto ad accettare. Immagina di avere tre squadre in grado di installare 10 tetti per case indipendenti in una settimana. Considerata questa risorsa, decidi di non accettare lavori di coperture edili per edifici composti da più unità immobiliari. Non hai il personale adatto per completare questi lavori in maniera puntuale.
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Identifica il tuo cliente ideale. Ogni azienda che si rispetti dovrebbe fare un'analisi del proprio cliente ideale, che racchiude tutte le caratteristiche condivise dai clienti migliori ^{[2]
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- Se vendi a compratori singoli, queste caratteristiche possono includere età, sesso, professione e livello di reddito.
- Immagina di produrre mountain bike. Il tuo cliente ideale sarebbe un uomo di età compresa tra i 25 e i 45 anni. Va in bicicletta nei weekend e ha un reddito superiore alla media.
- I tuoi clienti ideali vogliono una bicicletta che resista anche sui percorsi più aspri. Sono disposti a pagare di più per un prodotto di alta qualità.
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Scegli prodotti interessanti per il tuo cliente ideale. L'impresa di mountain bike citata prima ha raccolto una buona quantità di informazioni sulla sua clientela ideale. Può dunque riprogettare i prodotti per dare agli acquirenti quello che vogliono. È in grado di creare una nuova offerta per soddisfare le esigenze dei clienti ^{[3]
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- L'impresa deve quindi modificare la progettazione delle biciclette per soddisfare le esigenze del cliente ideale. Per esempio, aggiunge un piccolo contenitore di metallo sul telaio della bici affinché si possa riporre il cellulare. I clienti desiderano infatti avere a disposizione il telefono quando pedalano e non vogliono che si danneggi.
- Inoltre, l'azienda estende gli orari del servizio clienti in modo che sia rintracciabile anche nei weekend. La maggior parte della clientela usa la bicicletta proprio durante il fine settimana.
- Un'impresa che vende ad altre aziende può individuare una clientela ideale in un certo settore. Per esempio, una ditta di pavimentazione commerciale può vendere e posare pavimenti di alta qualità puntando prevalentemente sugli ospedali. Il cliente ideale potrebbe anche essere quello che commissiona progetti di determinate entità. Sempre considerando l'esempio della ditta di pavimentazione, l'azienda può preferire lavori che generino entrate comprese tra uno e tre milioni di euro.
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Determina il margine di profitto che sei disposto ad accettare. Si calcola in questo modo: entrate nette o profitti/vendite in euro. Le entrate nette e i profitti vengono usati come sinonimi in questo caso ^{[4]
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- Immagina che un progetto generi il seguente margine di profitto: 10.000 euro di profitto/100.000 euro di vendite = 10%. Questa percentuale giustifica l'accettazione del progetto?
- I tuoi investitori potrebbero esigere che l'azienda generi un margine di profitto minimo. Se quello che hai calcolato non è all'altezza, non accettare il progetto.
- Accettare un progetto potrebbe permetterti di fare più affari in un secondo momento? Per esempio, hai scoperto che un nuovo cliente compra frequentemente un prodotto da un concorrente. Se il cliente è disposto a inoltrare più ordini alla tua impresa, gli investitori potrebbero essere disposti ad accettare un margine di profitto inferiore.
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Pensa all'impatto sul flusso di cassa. Aumentare le vendite è importante. Tuttavia, un ordine o una commissione considerevole ti obbligherà a spendere di più. Per offrire il prodotto o il servizio e portare a termine l'incarico, l'investimento dovrà essere superiore ^{[5]
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- Ogni impresa deve prevedere le entrate e le uscite. Con la crescita dell'azienda, bisogna spendere di più per vendere il prodotto o il servizio.
- Quando fai queste previsioni, devi calcolare la data in cui i clienti ti pagheranno gli ordini. Le entrate sono necessarie per rendere operativa l'impresa.
- Basandoti sulla tua esperienza passata, calcoli che il cliente ti pagherà 20 giorni dopo la consegna del prodotto. Questi tempi sono abbastanza veloci? Puoi gestire l'impresa con il saldo attivo che ti rimane? In caso contrario, chiedi al cliente di fare un deposito nel momento in cui inoltra l'ordine.
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Parte 2

Parte 2 di 5:

Informarsi sulla Clientela

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Studia i requisiti indicati dalla Richiesta di Preventivo. La maggior parte dei clienti prepara infatti una richiesta formale. Questo documento offre istruzioni dettagliate sul prodotto o sul servizio che serve al committente. È uno strumento usato dall'azienda per valutare le offerte dei commissionari.
- Devi capire gli obiettivi, il budget, i tempi e il motivo per cui il committente vuole che venga portato a termine questo progetto.
- In molti casi le imprese organizzano una riunione o una teleconferenza per spiegare la Richiesta di Preventivo. Partecipa all'incontro e cerca di dare risposta ai tuoi dubbi.
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Cerca di capire se il progetto è fattibile alla luce delle tue risorse e competenze. Prima di rispondere a una Richiesta di Preventivo, questa analisi è fondamentale. Stabilisci se la tua impresa ha la capacità di fornire una soluzione efficiente e redditizia al problema del cliente.
- Non considerare solo se la tua azienda è in grado di risolvere il problema del cliente e creargli valore. Il progetto ha anche senso a livello strategico per la tua impresa?
- Per esempio, hai una piccola ditta che si occupa della gestione di proprietà commerciali e stai cercando di entrare nel settore dell'edilizia. Decidi di rispondere a una Richiesta di Preventivo per un progetto di costruzione che non ti permetterà di avere molti introiti. Il cliente ha esigenze edilizie dettagliate. Se da un lato il progetto ti farà ricavare un profitto poco considerevole, il tuo lavoro potrebbe aprirti altre porte con quel cliente.
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Parla con il cliente e informati quanto più possibile sul progetto. Se l'incarico va incontro alle tue competenze ed esigenze, non esitare a contattare il cliente e a chiedergli informazioni sul lavoro. Fare questo passo dimostra che prendi sul serio le sue necessità ^{[6]
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- Prima di contattare il cliente, informati sulla sua impresa. Devi conoscere i suoi prodotti e servizi, sapere da quanto è tempo è in affari. Scopri che posizione occupa tra i concorrenti.
- Quando parli con il cliente, chiedigli di illustrarti le modalità di valutazione dei preventivi. Questo ti aiuterà a capire esattamente le sue esigenze, in modo da potergli vendere meglio la tua idea.
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Parte 3

Parte 3 di 5:

Pianificare il Preventivo

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Pensa a un metodo per risolvere il problema. A questo punto avrai acquisito tutte le informazioni necessarie sul cliente e sul progetto. Il seguente passo da fare è mettere a punto un piano per risolvere il suo problema ^{[7]
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- Il piano deve descrivere esattamente come risolverai il problema del cliente. Dovrebbe delineare la giusta sequenza di passaggi da implementare per permettergli di raggiungere l'obiettivo che si è proposto.
- Se puoi offrire una soluzione specifica al problema e la comunichi al cliente, avrai più probabilità di essere ingaggiato. Inoltre, delineare un piano preciso ti aiuterà a lavorare in maniera efficiente e a ottenere i profitti previsti.
- Definire una sequenza temporale specifica per le operazioni da implementare è molto importante, così come lo è dare un'idea sul costo generato da ogni singola azione e sulle risorse necessarie.
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Assicurati che il tuo piano si adatti ai desideri del committente. È importante ricordare che i suoi obiettivi hanno priorità. Dovresti usare le tue ricerche e le discussioni con il cliente per essere certo che le operazioni soddisfino appieno le esigenze dell'impresa. Se prepari con attenzione il preventivo, accontenterai completamente il cliente ^{[8]
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- Immagina di avere una piccola ditta che si occupa della gestione di proprietà immobiliari. Decidi di rispondere a una Richiesta di Preventivo per occuparti della manutenzione invernale di una grande proprietà pubblica. Le esigenze principali del cliente? Tenere sotto controllo i costi e portare a termine il progetto in maniera economica.
- La prima priorità della Richiesta di Preventivo dovrebbe essere quella di arginare i costi. Dovresti confezionare l'offerta nel modo più efficiente possibile dal punto di vista economico. Ciò può comportare l'uso di più attrezzature meccaniche per ridurre la manodopera necessaria o diminuire i costi del lavoro.
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Soffermati sul modo in cui la tua soluzione potrà creare valore per il committente. Uno dei segreti per eclissare la concorrenza? Sottolineare il modo in cui la tua proposta specifica potrà creare valore per il cliente. Forse puoi fargli risparmiare più soldi rispetto ai concorrenti o aiutarlo ad aumentare le vendite ^{[9]
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- Per questo passaggio devi concentrarti sui tuoi punti di forza. Se gestisci una piccola ditta, puoi sottolineare l'eccellenza del servizio offerto. Per esempio, potresti fornire un numero per il servizio clienti gratuito disponibile 24 ore su 24.
- Se hai un'impresa più grande, puoi provare a usare i tuoi numeri e le tue dimensioni allo scopo di ottenere costi favorevoli per forniture o capitali. Questo ha la finalità di ridurre le spese del progetto.
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Parte 4

Parte 4 di 5:

Scrivere la Proposta

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Descrivi il problema. Inizia a scrivere il documento parlando del problema che ha reso necessaria la Richiesta di Preventivo. Spiega i motivi per cui queste difficoltà incidono negativamente sull'impresa del cliente.
- Puoi illustrare dei dettagli sull'impatto del problema. Immagina che un'impresa manifatturiera mandi una Richiesta di Preventivo per una nuova fabbrica. Quest'ultima aiuterà l'azienda a produrre più beni in meno tempo. La struttura della fabbrica ridurrà i costi di riparazione e manutenzione associati alla produzione.
- Vai oltre quanto è stato affermato nella Richiesta di Preventivo. Usa le informazioni estrapolate dalle conversazioni con il cliente per ottimizzare la tua idea.
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Risolvi il problema affermando chiaramente come eseguirai il lavoro. Dopo aver letto la Richiesta di Preventivo e averne discusso con il cliente, puoi offrire una serie di procedure per portare a termine il progetto. Collega ogni operazione del processo al problema che risolverai ^{[10]
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- Immagina di gestire una ditta di autotrasporti. Stando alla Richiesta di Preventivo, il committente è in cerca di un mezzo che permetta di trasportare le attrezzature sportive da una fabbrica a un gruppo di negozi. La tua proposta deve spiegare esattamente come verranno svolte le operazioni logistiche e quanto tempo richiederà ogni consegna.
- Immagina di candidarti per la fornitura di pellame finalizzato alla produzione di guanti da baseball. La tua proposta descriverà chiaramente il tipo di pelle che offrirai e come verrà consegnato all'impresa manifatturiera. Descriverai inoltre le politiche di sostituzione del cuoio che non soddisfa gli standard qualitativi del committente.
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Definisci costi e prezzi. Assicurati di descrivere nel dettaglio i prodotti o i servizi che fornirai. Inoltre, spiega le modalità di fatturazione. Specifica le date e le somme di denaro indicate su ogni fattura che manderai al cliente.
- Evita quanto più possibile di usare il gergo settoriale. In questo modo preverrai confusioni su costi e prezzi. Non utilizzare nemmeno abbreviazioni tipiche del settore.
- Immagina che la tua proposta venga letta da diverse persone all'interno dell'impresa. Deve essere capita dalla divisione legale, finanziaria e manifatturiera, ma anche dall'alta direzione.
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Parte 5

Parte 5 di 5:

Presentare la Proposta e Concretizzare il Rapporto Commerciale

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Prepara la presentazione. Se il procedimento di candidatura ti permette di fare una presentazione di persona, provala ad alta voce. Puoi registrare le prove per migliorare l'esposizione ^{[11]
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- Cerca di essere piacevole. Sottolinea il problema che il committente dovrà risolvere. Utilizza degli aneddoti per spiegare come hai rimediato a difficoltà simili in passato.
- La presentazione deve fornire chiaramente una soluzione al problema del cliente.
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Indica concretamente quali passi fare per comunicare e avviare un rapporto d'affari. Se il cliente vuole scegliere la tua proposta, deve sapere come mettersi in contatto con te per ingaggiarti. È preferibile invitarlo a telefonarti.
- Il cliente deve avere la possibilità di porti domande attraverso un mezzo specifico. Il modo più efficace per rispondergli è di persona o per telefono.
- Rispondere il prima possibile alle domande del cliente dovrebbe essere una priorità. Questo gli permetterà di avere tutte le informazioni necessarie per prendere una decisione finale.
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Organizza un piano per mantenerti in contatto con il cliente. Tutti sono impegnati. Il committente potrebbe perdere traccia del tempo e non rispondere alla proposta che aveva richiesto ^{[12]
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- Fissa degli appuntamenti per telefonargli. Quando ti metterai in contatto, non ne sarà sorpreso.
- Sii educato, ma mettiti frequentemente in contatto con cliente. Non sparire nel nulla finché il committente non avrà preso una decisione definitiva. Considerati tutti gli impegni che comporta la gestione di un'impresa, la scelta finale può essere rimandata.
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