Come Usare QuickBooks per Creare l'Inventario

Se la tua attività si basa sulla vendita di articoli, è fondamentale riuscire a catalogare tutti i prodotti: un inventario accurato ti permette di gestire correttamente e puntualmente le richieste dei clienti, e da ciò ne deriva una buona reputazione per la tua azienda, piccola o grande che sia. Poter tracciare in modo dettagliato le vendite, ti fa avere pieno controllo delle transazioni, della gestione del magazzino, e fornisce i dati precisi per la contabilità. Avere il quadro preciso delle scorte di magazzino, ti permette di sapere esattamente quando e quanto rifornirlo. Uno strumento semplice, ma efficace per la gestione dell'inventario è QuickBooks, software online, per PC, e MAC disponibile in lingua inglese. In questo articolo troverai dei consigli sulle procedure.

Passaggi

  1. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 1
    1
    Avvia il programma QuickBooks e inserisci le tue credenziali.
  2. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 2
    2
    Dal menu principale scegli la voce "Edit" (Modifica).
  3. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 3
    3
    Seleziona le Preferenze cliccando su "Preferences" dal menu a tendina.
  4. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 4
    4
    Scegli la voce "Items and Inventory", che riguarda gli articoli e l'inventario, e si trova nel menu di sinistra.
  5. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 5
    5
    Scegli la scheda intitolata "Company Preferences".
  6. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 6
    6
    Seleziona, mettendo la spunta al check box, l'opzione "Inventory and purchase orders are active", ovvero "Inventario e ordini attivi".
  7. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 7
    7
    Quando hai terminato, clicca su "OK" per confermare la scelta.
  8. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 8
    8
    Seleziona "List" dal menu in alto.
  9. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 9
    9
    Scegli la voce "Item List" - Lista Articoli - che appare nel secondo menu.
  10. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 10
    10
    Seleziona "Item", la voce riguardante gli articoli, che si trova nella finestra in basso.
  11. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 11
    11
    Per creare un nuovo record, clicca su "New".
  12. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 12
    12
    Poi passa a "Inventory Part" per inserire l'informazione richiesta.
  13. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 13
    13
    Questo procedimento va applicato a tutte le componenti dell'inventario.
  14. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 14
    14
    Quando hai terminato l'inserimento, clicca su "OK".
  15. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 15
    15
    Seleziona, ora, la voce "Vendors" dal menu in alto.
  16. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 16
    16
    Clicca su "Vendor Center."
  17. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 17
    17
    Scegli la voce "New Transactions", per gestire una nuova transazione.
  18. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 18
    18
    Se selezioni "Receive Items" vedrai la lista di articoli ordinati e pagati, mentre, se vai su "Receive Items and Enter Bill", quelli ordinati, ma per i quali devi ancora effettuare il pagamento.
  19. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 19
    19
    Inserisci tutte le informazioni richieste.
  20. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 20
    20
    Premi "Save and Close" quando hai terminato, oppure "Save and New" per salvare e continuare l'inserimento.
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Metodo 1
Metodo 1 di 2:

Report di Inventario

  1. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 21
    1
    Dal menu in alto, seleziona la voce "Report Center".
  2. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 22
    2
    Nella scheda "Standard", seleziona "Inventory" per vedere le tipologie di report disponibili.
  3. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 23
    3
    Scegli il tipo di report che preferisci, salvalo e stampalo.
  4. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 24
    4
    Imposta il periodo che vuoi visionare, puoi impostare un periodo tra due date, oppure l'anno fiscale passato.
  5. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 25
    5
    Clicca su "Display Report" per generare il report che hai creato.
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Metodo 2
Metodo 2 di 2:

Inventario di Vendita

  1. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 26
    1
    Dal menu in alto, seleziona la scheda "Inventory".
  2. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 27
    2
    Seleziona "New Item" per creare un nuovo articolo.
  3. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 28
    3
    Inserisci tutte le informazioni riguardanti l'articolo che vuoi tracciare.
  4. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 29
    4
    È possibile aggiungere un'immagine per completare il profilo dell'oggetto.
  5. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 30
    5
    Imposta la quantità disponibile per questo articolo (QuickBooks aggiornerà la quantità automaticamente dopo ogni vendita, e ti avviserà quando sarà necessario un rifornimento).
  6. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 31
    6
    Inserisci sia il prezzo a cui vendi l'articolo, sia quello che paghi per il suo acquisto (questi dati verranno inseriti e confrontati automaticamente nel report utili/perdite).
  7. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 32
    7
    Una volta inserite tutte le informazioni, puoi salvare.
  8. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 33
    8
    Tornando al menu principale, seleziona, ancora una volta, "Inventory".
  9. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 34
    9
    Per visualizzare tutti gli articoli che hai inserito nel tuo inventario vai su "Item List".
  10. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 35
    10
    Scegli la scheda "Reports".
  11. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 36
    11
    Poi clicca su "Inventory" per vedere i report di inventario.
  12. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 37
    12
    Scegli quello che desideri controllare.
  13. Immagine titolata Use QuickBooks for Inventory Step 38
    13
    Imposta il periodo di tempo che ti interessa, sistemando i valori in "Modify Report", e visualizza nuovamente.
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Consigli

  • Un buon consiglio è quello di utilizzare un gruppo di continuità per darti il tempo (10 o 20 minuti), in caso di interruzione di corrente elettrica, di salvare i dati e spegnere i computer. Questo sistema di supporto, inoltre, ti avvisa, tramite segnalazione acustica, di eventuali problematiche di corrente dandoti modo di intervenire.
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Avvertenze

  • Salva spesso il lavoro per evitare di perdere dati, magari, in caso di un improvviso black out o problemi tecnici del computer.
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Cose che ti Serviranno

  • PC
  • QuickBooks
  • Inventario degli oggetti
  • Listino prezzi

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Riferimenti

  1. http://smallbusiness.chron.com/use-quickbooks-inventory-5234.html
  2. http://smallbusiness.chron.com/use-quickbooks-point-sale-inventory-5237.html
  3. http://www.sleeter.com/blog/2011/02/quickbooks-manufacturing-tutorial/

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Categorie: Software
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