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Per portare a termine con successo telefonate di lavoro bisogna prepararsi con un po' di anticipo, in modo da risparmiare tempo e frustrazioni.
Passaggi
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1Programma e riserva del tempo per le telefonate che devi fare.
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2Tieni una matita e un calendario a portata di mano.
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3Raccogli tutte le informazioni che ti servono prima di fare la telefonata.
- Appunta il numero da chiamare.
- Appunta il nome della persona con cui vuoi parlare.
- Tieni tutte le tue informazioni e gli appunti a portata di mano. Ad esempio il calendario, il nome completo, l'indirizzo e il numero di telefono, l'indirizzo email a cui possono rintracciarti.
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4Pensa a ciò di cui hai bisogno per portare a termine questa chiamata e prendine nota. Può esserti utile scrivere una scaletta degli argomenti che dovrai affrontare.
- Annota tutte le domande che vuoi porre.
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5Se ti senti nervoso, prenditi un momento per immaginare la conversazione e respira profondamente.
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6Componi il numero.
- La maggior parte delle chiamate può essere iniziata con "Salve, sono _____ ____. Chiamo per ____ ____ " o "Sto chiamando per ______ ".
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7Al termine della telefonata ringrazia il tuo interlocutore e riepiloga i punti importanti discussi.
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8* Ad esempio "Grazie___ ___. Quindi io porterò ___ e ___ all'appuntamento del _____. " o "Grazie e ci vediamo il ____"Pubblicità
Consigli
- Prendi appunti, se necessario.
- Sii chiaro e vai dritto al punto.
- Ricorda che rimandare le incombenze non fa che peggiorare la situazione. Pensa "Qual è la cosa peggiore che potrebbe accadere?".
- Controlla sul calendario se hai altri impegni.
- Quando devi fare telefonate di lavoro, spegni la TV, la radio ed elimina qualsiasi distrazione. I bambini, anche se neonati, dovrebbero stare in un'altra stanza. Evita di mangiare, bere, masticare cicche durante la telefonata e altri rumori di fondo.
- Appunta subito tutti i nuovi appuntamenti o incombenze.
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Avvertenze
- Evita di girare intorno alla questione principale: ti farà solo perdere tempo senza ottenere le informazioni che desideri.
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Cose che ti Serviranno
- Calendario
- Carta e penna
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