Come Scrivere una Lettera di Richiesta

Struttura un'efficace lettera di richiesta grazie ai consigli dei nostri esperti raccolti in questa guida

Una lettera di richiesta può servire per molteplici ragioni e, a un certo punto, è molto probabile che tu possa aver bisogno di scriverne una. Che sia per una donazione a scopo benefico, per chiedere la possibilità di recuperare un esame mancato, un incontro con un esperto del tuo campo o la richiesta di un documento di cui hai bisogno per una ricerca che devi portare a termine, lo stile per scrivere questo tipo di lettere è uguale. Se hai bisogno di scrivere una lettera di richiesta e non sai da dove iniziare, segui le indicazioni raccolte in questa guida pratica per renderla più professionale e convincente.

Cose che dovresti sapere

Scrivi la tua lettera usando un carattere tipografico leggibile a spaziatura singola, come il Times New Roman, aggiungendo un spazio ulteriore tra i paragrafi.
Presentati nel primo paragrafo e spiega brevemente la ragione della tua richiesta.
Descrivi la tua richiesta in modo più completo nel corpo della lettera, mantenendo un tono ossequioso. Mira a essere dettagliato, ma comunque conciso.
Chiudi la lettera facendo sapere al destinatario quando hai bisogno che la tua richiesta sia soddisfatta (se c'è una scadenza) e ringraziandolo per la sua considerazione. Concludi con un saluto cordiale e la tua firma.

Parte 1

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Bozza

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Formatta la lettera come faresti scrivendo una lettera commerciale. Scrivere una lettera usando lo stesso format professionale di una lettera commerciale ti aiuterà a ottenere un'ottima prima impressione. In cima alla lettera, nell'angolo in alto a sinistra, metti il tuo indirizzo completo, seguito dalla data e poi dall'indirizzo del destinatario. Usa un font a spaziatura singola leggibile, come il Times New Roman (grandezza 12) o il Calibrì; aggiungi uno spazio extra tra un paragrafo e l'altro.^{[1]
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- Potresti anche inserire l'oggetto dopo l'indirizzo del destinatario, ma non è obbligatorio.
- Alcuni preferiscono ricevere una copia cartacea della lettera, ma in alcuni casi, mandare una lettera di richiesta via e-mail potrebbe essere comunque accettabile. In questo caso, non ci sarebbe bisogno di scrivere l'indirizzo completo del destinatario, ma includi le tue informazioni di contatto.
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Comincia con i saluti. Comincia la lettera con una forma di saluto, rispettosa e appropriata.
- Se conosci la persona cui scrivi, puoi cominciare usando il suo nome, ad esempio "Caro Tim". Altrimenti, usa il cognome e il titolo (ad esempio, Dott., Sig., Sig.ra).
- Se non conosci il cognome del destinatario, usa una forma di saluto come "Egregio Signore", "Gentile Signora" oppure "A chi di competenza".
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Scrivi un paragrafo introduttivo. Nel primo paragrafo di ogni lettera di richiesta devi presentarti e spiegare in modo chiaro e conciso il motivo della lettera; per esempio, "Le scrivo nella speranza che voglia considerare la possibilità di donare un contributo all'Associazione Tal dei Tali".^{[2]
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- Se hai già avuto un contatto precedente con il destinatario della lettera, il paragrafo di apertura sarà l'occasione per ricordare la natura della tua associazione o l'interazione che avete avuto in passato.
- Per esempio: "Sono uno studente del vostro corso di Letteratura" o "Sono il presidente della Fondazione di Beneficienza Pinco Pallino, un'organizzazione a cui avete contribuito con somme generose negli ultimi dieci anni" oppure "Vi ho contattato il mese scorso in merito alla possibilità di una gita scolastica presso il vostro luna park".
- Stabilire un contatto non è utile solo per il destinatario, ma serve anche a sottolineare le vostre affinità, cosa che potrebbe aumentare le possibilità che la tua richiesta venga esaudita.
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Scrivi il corpo della lettera. Nel corpo della lettera dovrai fornire informazioni più specifiche in merito alla tua richiesta. Mentre nell'introduzione hai fornito una visione generale dello scopo della tua lettera, il corpo è il paragrafo in cui spieghi la tua richiesta in maniera più dettagliata.^{[3]
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Fonte di ricerca} È l'occasione per dire esattamente che cosa stai chiedendo e illustrare il perché la tua richiesta dovrebbe essere soddisfatta.
- Cerca di essere dettagliato, ma allo stesso tempo conciso. Spiega chiaramente che cosa stai chiedendo e perché la questione sia degna della sua attenzione, ma evita di essere esageratamente prolisso.
- Vai diretto al punto di quello che stai chiedendo. Il tuo interlocutore deve capire per bene che cosa vuoi. Ad esempio: "Spero che vorrà prendere in considerazione la possibilità di ripetere il suo generoso contributo anche quest'anno", oppure "Vorrei chiedere la possibilità di sottoporle di nuovo questo scritto."
- Limitati ai fatti, ma sempre in tono ossequioso, e tieni a bada le emozioni. Per esempio, opta per qualcosa come "Sono rimasto molto deluso quando ho visto il voto. Apprezzerei l'opportunità di sostenere di nuovo l'esame", al posto di "Sono così arrabbiato per questo voto e voglio rifare l'esame!"
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Scrivi un paragrafo conclusivo. Nel paragrafo conclusivo, informa il destinatario di ogni eventuale scadenza con la quale devi confrontarti. Assicurati inoltre di esprimere la tua gratitudine per aver preso in considerazione la tua richiesta.^{[4]
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- Per esempio, se stai chiedendo delle informazioni o un incontro entro una certa data perché sia per te utile, fallo presente nella tua conclusione in modo cortesemente chiaro.
- Anche se alla fine la tua richiesta non sarà esaudita, il fatto che abbiano dedicato del tempo alla tua lettera merita comunque la tua gratitudine.
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Concludi la lettera in modo cordiale. Occorre una formula di chiusura cortese e appropriata. Alcune opzioni sono, "Rispettosamente", "Sinceramente", "Cordiali saluti", seguite dal tuo nome.^{[5]
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- Se mandi una lettera tradizionale, lascia 4 righe vuote tra i saluti e il tuo nome stampato. Usa questo spazio per apporre la tua firma con una penna.
- Se alleghi qualcosa alla lettera, lo devi indicare dopo i saluti; per esempio, "Allegati: 2".
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Parte 2

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Finalizzare la Lettera

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Metti la lettera da parte per qualche giorno prima di mandarla. Invece di spedire la tua lettera subito dopo averla terminata, mettila da parte per qualche giorno, se il tempo lo permette. Quindi, rileggila e vedi se è necessario apportare qualche modifica. Questo tempo ti permetterà di avere magari nuove prospettive quando riprenderai in mano la lettera.^{[6]
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- Cerca di evitare di scrivere una lettera di richiesta all'ultimo momento. Se comunque non avessi il tempo di metterla da parte per un po', falla leggere a un amico prima di mandarla. È probabile che si accorga di qualche errore a cui tu non avevi fatto caso.
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Rivedi e correggi la lettera. Leggila con attenzione per assicurarti che quello che hai scritto sia chiaro, scorra bene e raggiunga gli obiettivi che ti eri prefissato. Fai le opportune modifiche, se necessario.
- Un buon modo per valutare se la tua lettera è scritta bene consiste nel leggerla ad alta voce. Questo ti aiuta a trovare delle parole che potresti aver saltato e ti fa capire se scorre bene e se ha il tono giusto.
- Prova a leggere la lettera a partire dalla fine. Potrebbe aiutarti a scovare degli errori di grammatica o di battitura che potresti non aver notato leggendola normalmente.^{[7]
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Controlla la versione finale. Dopo aver fatto le opportune correzioni, fai un ultimo controllo per verificare che non ci siano errori di battitura o errori grammaticali che non hai notato quando l'hai letta precedentemente. Anche se hai apportato delle piccole modifiche, assicurati sempre che tutto sia a posto. Anche un semplice errore di distrazione può rovinare tutto.
- Sarebbe bene farla leggere a un'altra persona. È facile lasciarsi sfuggire i propri errori.^{[8]
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Spedisci la lettera. Manda la lettera al destinatario. Fai una copia da conservare fino a che la questione non sia conclusa.^{[9]
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Parte 3

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Prepararsi a Scrivere

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Fai mente locale. Per scrivere una lettera chiara ed efficace, è fondamentale che tu abbia le idee chiare sul senso e sull'obiettivo della lettera stessa. Prova a mettere nero su bianco i tuoi pensieri, confrontati con un amico o ripetere a te stesso ad alta voce.^{[10]
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Fonte attendibile
Purdue Online Writing Lab
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- Un buon sistema per ragionare sulle proprie idee è quello di prendere tre fogli bianchi e intitolarli "perché sto scrivendo questa lettera", "il fine di questa lettera", e "altri pensieri".
- Senza preoccuparti troppo dei dettagli, prenditi un po' di tempo per annotare le tue idee sui tre fogli. Fai una lista delle motivazioni che ti hanno spinto a scrivere la lettera, che cosa speri di ottenere e ogni altra informazione che ritieni opportuno includere.
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Considera il tuo interlocutore. Per impostare il tono giusto, è essenziale capire chi è il tuo interlocutore. Dopo aver fatto una prima riflessione, scrivi su un altro foglio quello che sai sul destinatario della lettera.^{[11]
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Fonte attendibile
University of North Carolina Writing Center
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- Per esempio, qual è la posizione di questa persona, come può esserti utile? Toccherà a questa persona prendere la decisione finale riguardo alla tua richiesta o deciderà se passarla a un suo superiore?
- Sarebbe inoltre opportuno considerare quanto il destinatario sia competente in merito all'argomento della tua richiesta. Se il lettore non ha molta familiarità con il soggetto della tua lettera, avrai bisogno di uno stile di scrittura diverso (ad esempio, usando un linguaggio più semplice e fornendo più informazioni) rispetto al caso che il destinatario sia ferrato in materia.
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Fai una bozza. Prima di iniziare a scrivere la lettera vera e propria, fai una bozza per organizzare i pensieri in modo logico e coerente. Questo ti farà evitare di saltare da un passaggio all'altro senza un criterio particolare, permettendo così al lettore di seguire quello che dici con più facilità.^{[12]
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Fonte di ricerca}
- Prendi in considerazione i punti principali e quelli secondari a supporto dei primi. Fai in modo che le tue idee siano organizzate in modo che abbiano senso per il lettore.
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Consigli

Assicurati che la tua richiesta sia persuasiva ma non pretenziosa. Non cercare di manipolare il lettore con appelli emotivi, minacce o promesse irrealizzabili. Questo tipo di approccio ha più probabilità di offendere il destinatario piuttosto che convincerlo a esaudire la tua richiesta.