Come Scrivere una Lettera Commerciale

Co-redatto da Shannon O'Brien, MA, EdM

Devi scrivere una lettera professionale impeccabile? La maggior parte di questi documenti rispetta un formato ben preciso ma intuitivo, adattabile a qualsiasi tipo di contenuto. Una lettera commerciale dovrebbe sempre contenere la data, i dati di contatto del mittente e del destinatario e alcuni paragrafi centrali. Segui questi passaggi e modificali all'occorrenza per adeguarli alle esigenze della tua impresa.

Parte 1

Parte 1 di 4:

Iniziare a Scrivere la Lettera

1
Conosci il formato. Qualunque sia il contenuto della lettera, esistono alcune regole da seguire per quanto riguarda la composizione grafica. Le lettere commerciali vanno scritte con un carattere comune, come Arial o Times New Roman. Impiega dei paragrafi in blocco. Questo significa che ogni paragrafo va diviso dal successivo con una riga bianca. Non utilizzare rientranze per i paragrafi in blocco ^{[1]
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Fonte di ricerca}.
- Usa margini di 2,5 cm su tutti i lati.
- Anche una lettera commerciale mandata via e-mail va scritta con un carattere comune. Non usare caratteri insoliti e illeggibili; gli unici colori accettabili sono il bianco e il nero.
2
Scegli la carta giusta. La lettera dovrebbe essere stampata in formato 22x28 cm (classico per le lettere), o su carta A4. Alcuni contratti lunghi possono essere stampati in formato 22x35 cm (tipico della corrispondenza legale).
- Se la spedisci per posta, potresti stamparla su carta intestata dell'azienda. Ciò le conferisce un aspetto più professionale, perché indica il logo e i dati di contatto dell'impresa.
3
Includi informazioni sulla tua impresa. Indica il nome e l'indirizzo dell'azienda. Dedica una riga a ciascuna parte dell'indirizzo. Se hai una ditta autonoma o lavori in maniera indipendente, scrivi il tuo nome al posto di quello dell'impresa o al di sopra.
- Se la tua impresa ha una carta intestata preimpostata, puoi usarla invece di scrivere il nome e l'indirizzo dell'azienda.
- Se scrivi l'indirizzo, dovrebbe apparire in alto a destra o a sinistra, giustificato; scegli in base alle preferenze dell'impresa.
- Se spedisci la lettera all'estero, scrivi il nome del Paese in maiuscolo^{[2]
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  Fonte di ricerca}.
4
Includi la data. Scrivere la data completa è la scelta più professionale in assoluto. Per esempio, scrivi "1 aprile 2012". Dovrebbe apparire giustificata a sinistra, qualche riga più in basso rispetto all'indirizzo del mittente.
- Se hai scritto la lettera nell'arco di vari giorni, utilizza la data in cui l'hai conclusa ^{[3]
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  Fonte di ricerca}.
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Indica i dati del destinatario. Scrivi il nome completo accompagnato dal titolo (se presente), il nome dell'impresa e l'indirizzo del destinatario, in questo ordine. Dedica una riga a ogni informazione. Se necessario, includi un numero di riferimento. I dati del destinatario vanno giustificati a sinistra, qualche riga più in basso rispetto alla data.
- Meglio indirizzare la lettera a una persona specifica. In questo modo, sarà in grado di risponderti direttamente. Se non sai il nome della persona a cui dovresti spedirla, fai qualche ricerca. Chiama l'impresa per conoscerne nome e titolo ^{[4]
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  Fonte di ricerca}.
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Scegli un saluto. È un importante indice di rispetto. La scelta dipende da vari fattori: se conosci il destinatario, quanto lo conosci e qual è il livello di formalità del rapporto^{[5]
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Fonte di ricerca}. Considera le seguenti opzioni:
- Scrivi "A chi di competenza" solo se non sai a chi rivolgerti nello specifico.
- Se non conosci bene il destinatario, con "Spettabile Signor/Signora" vai sul sicuro.
- Potresti anche utilizzare il titolo e il cognome del destinatario, per esempio "Gentile Dottor Bianchi".
- Se conosci bene il destinatario e avete un rapporto informale, puoi rivolgerti a lui con il nome di battesimo, per esempio "Cara Maria".
- Se non sei sicuro del sesso del destinatario, basta scrivere il nome completo, per esempio "Gentile Andrea Bianchi".
- Non dimenticare di digitare una virgola dopo il saluto (due punti se hai usato la formula "A chi di competenza").
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Parte 2

Parte 2 di 4:

Scrivere il Corpo

1
Usa il tono giusto. Come si dice, il tempo è denaro, e la maggior parte degli uomini d'affari detesta sprecarlo. Di conseguenza, il tono della lettera dovrebbe essere conciso e professionale. Fai in modo che il documento sia veloce da leggere andando dritto al sodo, senza dilungarti nel primo paragrafo. Per esempio, puoi esordire scrivendo: "Le scrivo per quanto riguarda la questione..." e proseguire da lì.
- Non preoccuparti di usare espressioni di transizione elaborate, paroloni o frasi lunghe e contorte. Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di comunicare il fulcro della questione il più velocemente e chiaramente possibile.
- Sii persuasivo nella lettera. Generalmente lo scopo del documento è quello di convincere il lettore a fare qualcosa: cambiare idea, correggere un problema, effettuare un pagamento o fare qualcosa di concreto. Esponi l'obiettivo.
2
Utilizza pronomi personali. Puoi sicuramente usare "io", "noi", "Lei" e "Voi" in una lettera commerciale. Parla di te stesso in prima persona singolare e rivolgiti al destinatario con "Lei", "Voi" o "tu".
- Presta attenzione se scrivi la lettera a nome dell'impresa. Se sei portavoce della prospettiva aziendale, dovresti usare "noi", così il lettore saprà che dietro le tue affermazioni si cela l'impresa. Se scrivi le tue opinioni, usa "io" ^{[6]
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  Fonte attendibile
  University of North Carolina Writing Center
  Vai alla fonte}.
3
Scrivi chiaramente e concisamente. Il lettore deve capire esattamente che cosa intendi dire. Risponderà velocemente solo se quello che hai scritto ha un senso. In particolare, se vuoi che dopo la ricezione della lettera si raggiunga un determinato risultato o si adotti una certa azione, affermalo. Spiega la tua posizione nel modo più breve possibile.
4
Usa la forma attiva. Quando descrivi una situazione o fai una richiesta, assicurati di scegliere la forma attiva, evita la passiva. Quest'ultima rende la scrittura ambigua o impersonale. Inoltre, la forma attiva è più dinamica e va dritta al sodo ^{[7]
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Fonte attendibile
University of North Carolina Writing Center
Vai alla fonte}. Esempi:
- Passivo: "Questi occhiali da sole non sono stati concepiti o prodotti con un occhio di riguardo alla durevolezza".
- Attivo: "L'azienda progetta e produce questi occhiali da sole senza dare importanza alla durevolezza".
5
Sii colloquiale all'occorrenza. Le lettere vengono scritte da persone per altre persone. Se possibile, evita di usare modelli preimpostati. È impossibile coltivare un rapporto con una corrispondenza impersonale e di massa. Tuttavia, tieniti anche alla larga da un linguaggio molto informale e dallo slang. Il tono deve essere formale, ma al contempo amichevole e alla mano.
- Se conosci bene il destinatario, è possibile includere una riga amichevole per salutarlo o fargli degli auguri.
- Fai appello al buon senso per determinare quanta personalità lasciar trapelare. A volte aggiungere un tocco di umorismo è utile in un contesto di affari, ma prima di fare una battuta riflettici bene.
6
Sii cortese. Puoi essere gentile anche quando scrivi per esprimere una lamentela o un problema. Considera la posizione del destinatario e offrigli quello che puoi, nei limiti del ragionevole, per essere accomodante e utile.
- Ecco un esempio di lamentela scortese: "Penso che questi occhiali da sole siano di pessima qualità e non li comprerò mai più". Esempio di lamentela cortese: "La struttura di questi occhiali da sole mi ha deluso e in futuro intendo comprarli altrove".
7
Se la lettera ha più di una pagina, utilizza una carta intestata adeguata. La maggior parte delle lettere commerciali dovrebbe essere abbastanza concisa da occupare solo una pagina. Tuttavia, se hai un documento più lungo, come un contratto o un verdetto legale, potrebbero servirtene di più. Usa della carta intestata appropriata dalla seconda pagina in poi, che solitamente presenta un indirizzo abbreviato ed è composta dallo stesso tipo di carta della prima.
- Numera le pagine successive alla prima, indicando il simbolo in alto. Puoi anche includere il nome del destinatario e la data.
8
Tira le somme. Nell'ultimo paragrafo, riassumi i punti trattati e sintetizza chiaramente il corso di azione pianificato o quello che ti aspetti dal destinatario. Ricordagli che può contattarti in caso di domande o problemi. Ringrazialo per l'attenzione rivolta alla lettera e alla questione.

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Parte 3

Parte 3 di 4:

Formula di Chiusura

1
Scegli una formula di chiusura. Il saluto finale, come quello iniziale, è indice di rispetto e formalità. Generalmente si va sul sicuro con "Distinti saluti" o "Cordiali saluti", ma puoi anche scrivere "Cordialmente", "Le porgo i miei distinti saluti", "Saluti" e "Un cordiale saluto". È inoltre possibile usare una formula di chiusura professionale ma meno formale, come "Grazie". Digita una virgola dopo il saluto.
2
Firma la lettera. Lascia circa quattro righe vuote per la firma. Firmala dopo averla stampata. Se la manderai via e-mail, scannerizza un'immagine della tua firma e allegala a questa parte della lettera. È preferibile l'inchiostro blu o nero.
- Se devi firmare la lettera al posto di qualcun altro, scrivi "pp:" prima della firma, che sta per "per procura (di)", ovvero "per conto di" ^{[8]
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  Fonte di ricerca}.
3
Digita il tuo nome e i dati di contatto. Sotto la firma, batti al computer il tuo nome, titolo, numero di telefono, indirizzo e-mail e qualsiasi altra informazione utile. Dedica una riga a ogni dato.
4
Aggiungi le iniziali della persona che ha digitato la lettera. Se è stata battuta al computer da una persona diversa dall'autore, bisogna indicarne le iniziali sotto lo spazio della firma. A volte vengono incluse anche le iniziali dell'autore della lettera. In questo modo, è chiaro chi ci ha lavorato ^{[9]
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Fonte di ricerca}.
- Per esempio, se indichi le iniziali del dattilografo, usa lettere minuscole, come "m.b.".
- Se includi le iniziali dell'autore, usa il maiuscolo, mentre lascia in minuscolo quelle del dattilografo: "R.B.:m.b.". In alcuni casi viene aggiunto un trattino tra le due coppie di iniziali: "R.B.-m.b.".
5
Indica la presenza di allegati. Se hai allegato altri documenti che dovranno essere esaminati dal destinatario, indicalo qualche riga sotto i tuoi dati di contatto. Specifica il numero e il tipo di documenti. Per esempio, scrivi "Allegati (2): curriculum, brochure".
- Puoi anche abbreviare la parola "Allegati" scrivendo "All.".
6
Se necessario, aggiungi i nomi degli altri destinatari. Se manderai una copia della lettera a varie persone, dovresti indicarle. Puoi farlo digitando "cc:" sotto la riga degli allegati, che sta per "copia conoscenza". Subito dopo, elenca i nomi e i titoli degli altri destinatari ("cc" significava anche "copia carbone", perché infatti la copia cartacea avveniva tramite carta carbone).
- Per esempio, scrivi "cc: Marco Bianchi, Vicepresidente del Dipartimento di Marketing".
- Se aggiungi più di un nome, allinea il secondo sotto il primo, ma senza riscrivere "cc:".
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Parte 4

Parte 4 di 4:

Concludere la Lettera

1
Correggi la lettera. L'aspetto grafico è un elemento fondamentale che denota una certa professionalità. Rimediando agli errori della lettera, ti assicuri che il destinatario ti consideri subito capace e autorevole. Sottoponila al controllo ortografico del programma di videoscrittura, inoltre leggila bene prima di mandarla.
- Chiediti se la lettera è chiara e concisa. I paragrafi contengono più di tre o quattro frasi? In tal caso, decidi se puoi eliminare affermazioni inutili.
- Se la lettera è estremamente importante, potresti farla leggere a un amico o un collega. A volte un secondo sguardo può aiutarti a cogliere errori o espressioni strane che non avevi notato.
2
Non spillare la lettera. Se hai molteplici pagine, generalmente questo metodo va evitato. Per assicurarti che i fogli siano in ordine, fissali con una graffetta in alto a sinistra ^{[10]
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Fonte di ricerca}.
3
Prepara la lettera alla spedizione. Se la manderai via posta, utilizza una busta adatta. Se possibile, usane una con la stampa del logo aziendale. Scrivi bene l'indirizzo di ritorno e quello del destinatario. Piega la lettera in tre parti, in modo che il destinatario apra prima la piega superiore, poi quella inferiore. Assicurati di incollare abbastanza francobolli e spediscila.
- Se pensi che la tua grafia sia disordinata e non rende giustizia alla tua professionalità, scrivi gli indirizzi con il programma di videoscrittura e stampali sulla busta.
- Se la lettera è estremamente importante e/o urgente, potresti farla recapitare per corriere.
- Se vuoi mandarla via e-mail, convertila in HTML o salvala in PDF per conservare la formattazione. Tuttavia, è meglio spedirla per posta.
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Consigli

Utilizza una penna di qualità per firmare la lettera.
Sii attento. Se non puoi rispondere in meno di una settimana, spiegalo al destinatario e digli quando può aspettarsi una tua risposta.
Enfatizza gli aspetti positivi. Parla di quello che puoi fare, non di quello che non puoi fare. Per esempio, se un prodotto non è in magazzino, non dire al cliente che non sei in grado di completare l'ordine. Invece, spiegagli che il bene è molto popolare e tutte le scorte sono esaurite. Poi, digli quando puoi consegnargli l'ordine.
Se devi scrivere una lettera complessa, prima cerca di fare una scaletta.
- Fai una lista degli argomenti di cui vuoi trattare. Non preoccuparti dell'ordine.
- Per ogni argomento, fai una lista di parole chiave, esempi, argomentazioni e fatti.
- Rivedi ogni argomento della lista e ridistribuiscilo per ordine di importanza in base al tuo scopo e al destinatario.
- Elimina tutto quello che non è pertinente.
- Distribuisci le informazioni nell'ordine più azzeccato per il lettore.

Avvertenze

Non esagerare con le adulazioni. Un complimento sincero è accettabile, ma un eccesso farebbe pensare che tu debba fare affidamento sulle lusinghe, non sulla competenza, per svolgere il tuo lavoro.
Non avere un tono brusco o troppo enfatico. Ricorda, con una lettera commerciale cerchi di migliorare o intraprendere un rapporto professionale.