Come Rispondere a un Colloquio Telefonico

Co-redatto da Lucy Yeh

Se vivi lontano dalla società per cui vuoi lavorare o se l'azienda ha ricevuto moltissime candidature, potrebbe esserti chiesto di sostenere un colloquio telefonico. Il tuo obiettivo in questo caso è arrivare alla fase successiva del processo di assunzione, in cui sosterrai il colloquio di persona. Per fare buona impressione, considera il colloquio telefonico come se fosse di persona. Rispondi in modo professionale, mantenendo un tono cortese e appropriato per tutta la conversazione.^{[1]
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Metodo 1

Metodo 1 di 4:

Rispondere alla Telefonata Correttamente

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Saluta l'esaminatore in modo professionale. Probabilmente la parte più importante di un colloquio telefonico è come rispondi alla chiamata. Sai che stai per essere contattato. Anche se ricevi la telefonata sul tuo numero personale, rispondi come se fossi in un ufficio.
- Quando il telefono squilla, rispondi il prima possibile, non più tardi del terzo squillo. Inizia con "Salve", poi pronuncia il tuo nome completo in modo chiaro. Per esempio: "Salve, sono Mario Rossi".
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Conferma che stavi aspettando la chiamata. Dopo il saluto, l'esaminatore ti saluterà a propria volta e si presenterà. Scrivi il nome in modo da non dimenticarlo, poi fagli sapere che non vedevi l'ora di essere contattato.
- Per esempio: "Salve Laura! Grazie per aver trovato il tempo di parlare con me oggi. Non vedo l'ora di discutere dell'opportunità di lavorare per la sua compagnia".
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Rispondi all'esaminatore con educazione. Dovresti vestirti in modo professionale e stare seduto composto a una scrivania o a un tavolo, in modo da ricordare che si tratta di un colloquio di lavoro. Anche se sei al telefono, fai attenzione a non passare a un tono troppo informale.^{[2]
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- Quando usi il nome dell'esaminatore, chiamalo per cognome, con "Signor" o "Signora", oppure con il titolo che ha usato quando si è presentato.
- Chiama l'esaminatore per nome solo se ti viene espressamente chiesto di farlo.
- Se l'esaminatore ti fa un complimento o esprime un commento positivo su di te, assicurati di ringraziarlo.
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Metodo 2

Metodo 2 di 4:

Fare Buona Impressione nel Resto del Colloquio

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Prendi appunti per riordinare i tuoi pensieri. Uno dei benefici dei colloqui telefonici è che puoi prendere appunti mentre l'esaminatore parla o ti fa domande. Questo può aiutarti a pianificare cosa dirai, in modo da essere certo di aver risposto in modo esauriente alle richieste.^{[3]
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- Se l'esaminatore ti pone una domanda composta da più parti, annota una parola o due per ogni parte, in modo da ricordarle tutte. L'esaminatore sarà impressionato positivamente quando risponderai in modo organizzato, elencando tutte le parti della domanda.
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Ascolta con attenzione e fai una pausa prima di rispondere. Quando senti solo una voce, senza input visivi, può essere difficile concentrarsi. Pensa a quello che sta dicendo l'esaminatore, prova a non anticipare quello che dirai e a non distogliere la mente.^{[4]
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- Resta in silenzio per alcuni secondi prima di iniziare a parlare. Questo non ti consente solo di assicurarti che l'esaminatore abbia finito di parlare, ma ti dà anche la possibilità di riordinare i pensieri prima di rispondere.
- Se perdi una parte della domanda o se non capisci quello che dice l'esaminatore, chiedi un chiarimento prima di iniziare a rispondere.
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Parla chiaramente e scandisci le parole. A prescindere dalla qualità della comunicazione, è più difficile capire qualcuno che parla al telefono rispetto a quando lo si ascolta di persona. Compensa questo problema parlando lentamente e in modo chiaro.^{[5]
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- Fai pratica con questo modo di parlare durante i colloqui di prova, se hai problemi di pronuncia o se hai la tendenza a mangiarti le parole.
- Quando parli, assicurati di sedere con la schiena dritta e di non essere sdraiato o reclinato indietro, oltre a tenere le mani lontane dal viso. Seguire questi consigli è più facile se indossi delle cuffie o se metti la chiamata in vivavoce, in modo da non dover tenere il telefono vicino alla bocca.
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Fai domande di approfondimento per comunicare il tuo interesse. I colloqui migliori sono conversazioni a doppio senso. Anche se l'esaminatore probabilmente al termine del colloquio ti chiederà se hai delle domande, dovresti prendere l'iniziativa e porre dei quesiti quando ne hai l'opportunità.^{[6]
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- Per esempio, l'esaminatore potrebbe farti una domanda che ti ricorda un articolo che hai letto su uno dei prodotti che la sua società sta per rivelare. Quando hai finito di rispondere, puoi chiedere "Questo mi ricorda dell'articolo che ho letto su Focus sulla vostra nuova tecnologia! Che impatto avrà sulle comunicazioni a distanza?".
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Invia un biglietto di ringraziamento dopo il colloquio. Al termine del colloquio, dedica alcuni minuti alla scrittura di un biglietto di ringraziamento scritto a mano e spediscilo al tuo esaminatore. Il biglietto non deve contenere più due o tre frasi. Ti basta ringraziarlo per il suo tempo e per l'opportunità che ti è stata concessa, poi fagli sapere che attendi con piacere di essere contattato di nuovo.^{[7]
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- Cerca di essere il più specifico possibile. Se qualcosa che ti ha detto ti ha davvero colpito, scrivilo.
- Se ti è stata comunicata una scadenza entro cui riceverai una risposta, scrivilo.
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Metodo 3

Metodo 3 di 4:

Sembrare Professionale e Sicuro di Sé

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Mettiti seduto con la schiena dritta a una scrivania o a un tavolo. Un colloquio telefonico non è il momento adatto per sdraiarti a letto o sul divano. Il modo in cui sei seduto influenza la tua voce e l'esaminatore probabilmente noterà se sei reclinato all'indietro. Questo manda il messaggio che non stai prendendo il colloquio seriamente.^{[8]
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- Sdraiandoti potresti anche ridurre la qualità della telefonata, oppure fare molto rumore quando cambi posizione.
- Se ti siedi con la schiena dritta, la tua voce proietta autorità e sicurezza, cosa che il tuo esaminatore noterà.
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Considera i colloqui telefonici come quelli di persona. Anche se è vero che l'esaminatore non può vederti, il modo in cui sei vestito e il tuo aspetto hanno un effetto sul tuo tono e sulla tua attitudine generale. L'esaminatore noterà questa differenza.^{[9]
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- Non devi necessariamente vestirti di tutto punto come per un colloquio di persona, ma almeno metti abiti professionali e puliti prima della telefonata.
- Preparati al colloquio telefonico come se ti stessi preparando ad andare a lavorare dopo essere stato assunto.
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Non bere e non mangiare. Anche se metti l'esaminatore in vivavoce, può sentire se mangi o bevi durante il colloquio. Se ti è mai capitato di sentire qualcuno che beve o mangia quando è al telefono con te, puoi capire quanto questa cosa può distrarre.^{[10]
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- Per proseguire con l'idea di considerare il colloquio telefonico come quello di persona, non fare nulla che eviteresti nel corso di un incontro con l'esaminatore nel suo ufficio; questo include mangiare, bere o masticare una gomma.
- Tieni un bicchier d'acqua a portata di mano, se ti viene la gola secca. Allontana la bocca dal telefono per bere ed evita i cubetti di ghiaccio che possono fare rumore ed essere sentiti.
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Sorridi quando parli. Quando sorridiamo, il nostro viso è più rilassato e il tono diventa automaticamente più amichevole e allegro. Anche se l'esaminatore non può vederti, la tua voce comunicherà positività ed entusiasmo.^{[11]
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Metodo 4

Metodo 4 di 4:

Prepararsi in Anticipo alla Telefonata

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Fai delle ricerche sulla società prima del colloquio. Anche se hai già raccolto informazioni sull'azienda prima di avanzare la tua candidatura, una volta che ti viene accordato un colloquio telefonico è il momento di approfondire. Informati su cosa accade nella compagnia, oltre che in quel settore in generale.^{[12]
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- Cerca notizie e vai sul sito web della società per leggere i comunicati stampa e scoprire quali nuovi prodotti o servizi stanno per essere lanciati sul mercato. Prendi appunti sulle cose che vuoi chiedere all'esaminatore.
- Informati anche sulle attività dei principali concorrenti della società. Leggi notizie anche su tutto quel settore dell'industria, in modo da conoscere i punti di forza del mercato.
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Prepara delle risposte alle domande più comuni dei colloqui. Quando sostieni un colloquio telefonico, l'esaminatore non può vederti. Sfrutta questo vantaggio scrivendo degli appunti che possono aiutarti quando devi rispondere a domande particolarmente difficili.^{[13]
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- Per esempio, probabilmente ti verrà chiesto quali sono i tuoi punti di forza e quelli deboli. Le risposte a queste domande dovrebbero essere organizzate e concise, oltre a essere legate a tratti professionali e non personali.
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Esercitati a parlare al telefono. Un colloquio telefonico è molto diverso da una chiacchierata con amici e parenti. Specie se non hai esperienze precedenti dell'uso del telefono dal punto di vista professionale, prova a chiamare il più spesso possibile nei giorni che precedono il colloquio.^{[14]
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- Quando parli al telefono non ricevi indicazioni visive che una persona ha smesso di parlare o che è il tuo momento di rispondere. Fare pratica con le chiamate può aiutarti ad abituarti, in modo che la conversazione sia più scorrevole.
- Se non hai motivi per usare il telefono, chiedi a un amico o a un parente se è disposto a fare pratica con te. Chiedigli di chiamarti in un orario specifico e consideralo un colloquio.
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Trova un luogo tranquillo in cui rispondere. Prepara un'area della casa o di un ambiente silenzioso in cui hai la possibilità di controllare i rumori di fondo e le attività svolte intorno a te. Se stai usando il cellulare, assicurati che la ricezione sia buona.^{[15]
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- Se casa tua è rumorosa, con bambini e coinquilini che vanno e vengono, trova un altro luogo in cui hai sufficiente privacy. Molte biblioteche hanno sale conferenze o sale studio con porte chiuse che puoi prenotare; assicurati solo di preparare la stanza con largo anticipo.
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Disattiva le notifiche e i dispositivi elettronici. Se l'esaminatore sente degli avvisi o delle vibrazioni di un dispositivo durante il colloquio, avrà l'impressione che stai facendo altro mentre parli con lui. Concedigli la tua completa attenzione, così come faresti se fossi nel suo ufficio.^{[16]
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- Gli altri dispositivi possono anche interferire con il segnale e influenzare la qualità della ricezione se stai usando un cellulare. Disattiva tutti i dispositivi Wi-Fi nella zona in cui riceverai la chiamata, oppure spostali in un'altra stanza per la durata del colloquio.
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Raccogli tutta la documentazione. Organizza i tuoi appunti, le informazioni sulla società, le copie del tuo curriculum e gli altri materiali, in modo da poterli consultare facilmente quando sei al telefono con l'esaminatore.^{[17]
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- Tieni tutto in vista, in modo da poter consultare facilmente quello che ti serve senza dover spostare o sfogliare molte pagine. L'esaminatore può sentire che ti muovi quando sei al telefono e rischierai di sembrare più disorganizzato e disordinato di quanto non sei realmente.
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Prova qualche esercizio di respirazione prima della telefonata. Probabilmente ti sentirai nervoso mano a mano che il colloquio si avvicina. La respirazione profonda può calmare la voce, aiutarti a rilassarti e a concentrarti.^{[18]
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- Oltre a fare alcuni respiri profondi, puoi anche provare alcuni esercizi di preparazione vocale, come fanno i cantanti e gli attori prima di salire sul palco. In questo modo la tua voce non si romperà, non tremerà e tu avrai più controllo su di essa.
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