Come Organizzare e Gestire uno Stand per Eventi

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Che si tratti di una convention, un festival o una fiera, gestire uno stand è un ottimo modo per promuovere un prodotto, un'associazione o una causa. La pianificazione e la preparazione sono due aspetti fondamentali per acquisire un'aria professionale e attirare l'attenzione che meriti.

Metodo 1

Metodo 1 di 2:

Prima dell'Evento

1
Cerca l'evento appropriato per il tuo stand. Se puoi recarti a un evento simile a quello per cui prevedi di partecipare, non esitare. Nota come si sono organizzati gli altri stand. Porta con te un block notes o dei fogli di carta per prendere appunti su quello che ti colpisce e quello che, secondo te, potrebbe essere migliorato, considerando l'effetto che ha sul pubblico. Attività, giochi e omaggi per gli adulti sono molto diversi da quelli destinati ad altre generazioni e gruppi di persone.
2
Iscriviti in tempo. Informati anticipatamente sui requisiti validi per allestire lo stand all'evento cui intendi partecipare. Fai la richiesta e paga anche la quota di partecipazione prima del tempo.
- Se hai una richiesta particolare, contatta gli organizzatori dell'evento. Se necessiti di illuminazione o di energia elettrica, per esempio, chiedila col dovuto anticipo. Se, oltre allo spazio designato, hai bisogno di un sistema audio, refrigerazione, accesso dei veicoli o qualsiasi altra cosa, sollecita subito!
- Se puoi scegliere il posto in cui allestire lo stand, opta per il punto in cui passa la maggior parte delle persone. In caso contrario, cerca di stare vicino ad altre bancarelle in modo da usufruire del traffico di gente che verrà a crearsi.
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Tieni traccia di tutti i costi connessi, tra cui noleggio della postazione, spostamenti, albergo, omaggi, cibo, quota di partecipazione, ecc. Al termine, sarà opportuno confrontare le spese e i risultati con altri eventi cui hai preso o prenderai parte, in modo da decidere se è il caso di tornarvi.
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Effettua le prenotazioni. Se devi viaggiare per prendere parte a questo evento, prenota l’alloggio, i voli e noleggia una macchina. Quando si tiene un grande evento, è molto probabile che le strutture vicine si riempiano, perciò assicurati di fermare la camera non appena sei certo di partecipare.
5
Raccogli o fai un rifornimento di prodotti. I prodotti dipenderanno dalla natura esatta della manifestazione e da ciò che andrai a promuovere, ma considera quanto segue:
- Cartelloni e insegne. Cerca di avere almeno un grande striscione che indichi chiaramente chi o che cosa stai promuovendo. Anche i cartelloni possono aiutare a informare il pubblico. Non aspettarti che la gente legga testi piuttosto lunghi mentre si guarda attorno. Piuttosto, utilizza una grafica grande e accattivante e riserva i dettagli sui volantini. Se mantieni una certa coerenza tra tutto il materiale pubblicitario, lo stand sarà completo e originale.
- Gadget. Il modo più classico per attirare gente allo stand è offrire qualcosa. L'ideale sarebbe un gadget attinente al messaggio che vuoi trasmettere. Oggetti di uso comune (penne, magliette, borse) con il nome e il logo sovraimpresso potrebbero essere un buon sistema per non essere dimenticati presto e fare pubblicità. Vale la pena anche investire in caramelle o stuzzichini per convincere le persone ad avvicinarsi.
- Materiale pubblicitario. Se vuoi che la gente ti contatti e si ricordi di te dopo l'evento, prova a distribuire biglietti da visita, volantini, opuscoli o altro materiale relativo a ciò che intendi comunicare. Porta più di quanto pensi di aver bisogno.
- Dimostrazioni. Se riesci a organizzare una dimostrazione di qualcosa legato alla tua attività (ad esempio, un prodotto o un servizio) oppure se puoi esporre i risultati di un progetto che ha ottenuto un certo successo, non esitare a presentare gli aspetti più importanti. Meglio ancora, dai ai visitatori la possibilità di partecipare, magari mediante una prova di quello che stai promuovendo.
- Attività. Usale per attirare la gente allo stand. Organizzando un'estrazione con un bel premio in palio, potrai procurarti una quantità enorme di informazioni di contatto. Anche se si tratta di lanciare a distanza dei sacchetti di fagioli in un buco o giocare a minigolf, avrai l'opportunità di fermare le persone e trattenerle abbastanza a lungo per parlare con loro e spiegare il motivo della tua presenza.
- Copertura. Se l'evento è all'aperto, è indispensabile procurarsi una copertura portatile, una tenda o un gazebo per proteggersi dal sole (o dalla pioggia). Contribuirà anche a dare un aspetto più formale e professionale. Se puoi abbinare i colori della tua attività o fare in modo che la tua postazione sia colorata, renderai la tua presenza molto più evidente. Sii sicuro di quanto spazio l'evento ti permetterà di occupare.
- Tavolo e sedie. Anche in questo caso, controlla se gli organizzatori dell'evento possono fornirteli. Se non sei sicuro, domanda.
- Attrezzatura per il tempo. Se lo stand è all'aperto, potrebbe essere necessario munirsi di qualche fermacarte per tenere in ordine il materiale, pinze o mollette per evitare che tovaglie e carte volino via, e altro materiale utile a questo scopo. Naturalmente, vestiti anche in maniera adeguata in base al tempo.
- Attrezzatura e strumenti. Se sai di dover montare stand, tavolo o cartelloni, assicurati di portare l'occorrente necessario per il montaggio. Cacciaviti, pinze e chiave inglese potrebbe tornarti utili. Anche forbici, nastro adesivo per imballaggio, spille da balia e corda sono una buona idea. Se non sei sicuro di ciò che ti serve per montare lo stand, fai una prova a casa o in ufficio. Nota: A causa delle regole aeroportuali, assicurati di mettere gli attrezzi per il montaggio nel bagaglio che andrai a imbarcare, non in quello a mano, così non avrai problemi. Niente è peggio che farsi sequestrare arnesi eventualmente utili in fiera a causa delle regole sulla sicurezza.
- Carrello o piattaforma mobile. Non dare per scontato che riuscirai a parcheggiare vicino alla tua postazione soprattutto se partecipi a un grande evento. Un carrello da spingere a mano o una piattaforma mobile contribuirà ad accorciare la distanza.
- Luci. Se hai bisogno di luci, cerca di procurarti una fonte di energia elettrica per alimentarle.
- Acqua. Dovrai parlare molto, e può essere costoso o scomodo usufruire dei servizi di ristorazione messi a disposizione dall'evento.
- Avrai bisogno di un veicolo abbastanza grande per trasportare tutto il necessario. Se devi noleggiare un furgone o un camion, prendi i dovuti accordi in anticipo.
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Ricevi un aiuto. Se lo stand funziona bene, dovrai parlare con molte persone nel corso dell'evento. Non fare tutto da solo. Qualcuno può aiutarti a mantenere il controllo e a salvaguardare la tua voce. Se lo stand è abbastanza frequentato, è consigliabile avere un aiuto per essere certi che tutti gli interessati abbiano qualcuno con cui parlare senza dover aspettare in coda. Se puoi, organizza gli orari in modo che le persone abbiano turni di lavoro più brevi. È faticoso stare in piedi per molto tempo e dire le stesse cose più volte.
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Prepara l’aiutante. Informalo su ciò che deve offrire al pubblico, sulle persone a cui dovrà rivolgersi e sul modo, dove si trovano le varie strutture vicine e sugli orari. Vestirà i panni dell’esperto quando dovrà promuovere la tua attività, perciò anche se è un volontario, una volta istruito, avrà un aria più professionale.
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Vestiti in maniera efficace! Cerca di assumere personale interessante, vestito in modo appropriato, ma che attiri l'attenzione. In questo modo la tua attività e il tuo stand saranno parte dell'evento, ma si distingueranno rispetto agli altri.
- Se la tua attività prevede una divisa o anche una t-shirt, indossala e incoraggia i colleghi a fare altrettanto. Non è molto costoso stampare magliette personalizzate, anche in piccole quantità.
- Fai in modo che tutti siano vestiti in maniera simile. Persino un paio di jeans e una maglietta del colore che caratterizza la tua attività trasmetteranno la tua intenzione di partecipare all'evento.
- Vestiti professionalmente. Un abito d'affari mostrerà il tuo impegno e darà al tuo messaggio un peso maggiore.
- Indossa un costume o vestiti a tema. Se c'è un'atmosfera di festa o il tuo gruppo fa teatro, potreste attirare più attenzione indossando costumi da clown, abiti da ballo o grandi e buffi cappelli.
- Utilizza modelli professionali, se è necessario. Le persone affascinanti che sanno "lavorare" tra il pubblico possono costituire una forte attrattiva, inducendo la gente a fermarsi al tuo stand. Cerca di utilizzare professionisti che sappiano comportarsi correttamente.
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Metodo 2

Metodo 2 di 2:

Durante l'Evento

1
Arriva presto. Trova il tempo per allestire lo stand e studiare i servizi messi a disposizione dalla manifestazione prima che si riempia di gente. Se hai tutto pronto prima che si aprano le porte, non sarai costretto a perdere tempo ad armeggiare con cartelloni e scatoli invece di promuovere la tua attività.
2
Osserva la tua postazione dall'esterno. Una volta sistemato tutto, spostati per vedere lo stand dal punto di vista dei visitatori. Cartelloni e insegne sono ben visibili dalle diverse direzioni in cui arriverà la gente? È invitante? C'è qualcosa che potrebbe distrarre l'attenzione delle persone?
3
Considera la direzione in cui rivolgerti alla gente. Vuoi stare dietro a un tavolo con il pubblico di fronte o preferisci che il tavolo sia dietro in modo da poterti avvicinare e invitare le persone?
4
Sii cordiale. Parla con i tuoi clienti. Quando si avvicinano allo stand, concedi loro qualche secondo, dopodiché salutali. Molto probabilmente ti risponderanno. Poi sorridi e parla della tua attività. A volte se cominci a chiacchierare di qualcos'altro, magari della bella giornata o di quanto è carino il bambino che hanno con sé, potrai trattenerli più a lungo, anche se si distraggono dal servizio o dai prodotti che proponi alla clientela. Quando cominci una conversazione, puoi parlare di queste cose. Ricordati di sorridere e dire "Grazie, venite a trovarci di nuovo!". Consegna anche un biglietto da visita, se lo hai con te, e informali sul prossimo evento a cui parteciperai.
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Trasmetti il tuo messaggio. Indipendentemente dalle persone che si fermano, cerca di dare alcune informazioni di base sul tuo stand e sul motivo della tua presenza.
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Interroga le persone sui loro interessi. In questo modo, le coinvolgerai nella conversazione e saprai quale tono usare, informativo, commerciale o una via di mezzo.
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Distribuisci volantini, opuscoli e depliant. Una volta che il fervore dell'evento sarà svanito, il materiale pubblicitario ricorderà alla gente la tua attività, le tue informazioni di contatto e il tuo messaggio.
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Scambia le informazioni di contatto. Precisa a chi è interessato in che modo potrete restare in contatto. Quindi, accertati che una persona del tuo staff lo segua prontamente. Monitora l'acquisizione di questo genere di informazioni, così potrai confrontare l'utilità di un evento con un altro.
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Tieni pulita la tua postazione. Mettiti nei panni del personale che lavora per un grande evento o un'importante mostra mercato. Poi, al termine della manifestazione smonta lo stand e assicurati di gettare tutti i rifiuti nella spazzatura. Sarà un gesto di buona educazione che lascerà sugli organizzatori e sul personale un'ottima impressione di te per la prossima volta.
10
Scrivi la tua esperienza. Se avrai la possibilità di allestire uno stand a un'altra manifestazione, prendi qualche appunto sulla tua esperienza. Scrivi quello che hai portato, che cosa dovresti procurarti la prossima volta, quello di cui avresti potuto fare a meno. Annota che cosa è stato utile e che cosa no, e tutto ciò che hai imparato in questa situazione. La prossima volta avrai a disposizione i tuoi appunti per migliorare la tua presenza. Se qualcun altro deve gestire uno stand, potrai dargli qualche consiglio a partire da ciò che hai imparato.

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Consigli

Migliora la presentazione della tua attività. Dal momento che probabilmente ripeterai le stesse cose a molte persone diverse, cogli l'occasione per aggiustare e perfezionare le informazioni che dai.
Usa un telo scuro per coprire le superfici ogni volta che lasci lo stand incustodito, soprattutto al termine della giornata. In questo modo, se arrivi in ritardo, sarà meno probabile che la merce venga rubata. Inoltre, le persone che desiderano parlare con te capiranno che sei temporaneamente assente, senza irritarsi cercando di sapere dove ti trovi.
Indossa le scarpe più comode che hai per poterti spostare da una parte all'altra senza problemi. La maggior parte delle strutture congressuali ha pavimenti in cemento, ricoperti da un sottile strato di moquette industriale, senza alcun rivestimento che ceda sotto la pressione dei passi. Alla fine dell'evento, se scegli le scarpe sbagliate, dopo uno o tre giorni in cui dovrai stare in piedi e camminare potresti avere mal di piedi.
Cerca di avere aspettative ragionevoli. Non pensare di diventare la presenza più famosa e importante di un evento. Chi ha una certa esperienza in questo campo sa che un ritorno d'investimento del 3-5% è un buon risultato, ovvero dovrai guadagnare circa il 5% pur affrontando le dovute spese (cioè, canone per lo spazio o lo stand, omaggi, spese generali e di viaggio). Se vendi un servizio, quel 5% apparentemente misero dovrebbe portarti un utile sulle vendite future.
Se distribuisci informazioni di contatto della tua attività, organizzati in modo da rispondere alle richieste di informazioni che sopraggiungono nelle settimane successive. Sii sollecito nel rispondere affinché le persone più esigenti possano stabilire un rapporto continuo con la tua impresa.
Quando è possibile, porta attrezzature di riserva, quali monitor, proiettori, computer, sistemi di rete o apparecchiature audio-visive. Potresti noleggiarle presso la struttura congressuale, ma di solito i prezzi sono scandalosi, magari al 50% in più del prezzo normale per un evento di tre giorni.
Conserva dietro il tavolo la roba che potrebbe rovinare l'aspetto dello stand (la giacca, gli scatoli dei volantini di riserva, ecc.), affinché non sia visibile.
Assumi il tuo ruolo nella manifestazione. Mantieni un atteggiamento professionale, sorridi quando accogli le persone allo stand e cerca di essere parte dell'evento per tutta la durata.
Prova diversi approcci per vedere quale funziona meglio e genera maggior interesse. Inoltre, adatta quello che dici a seconda degli interlocutori. Se qualcuno è nuovo o già conosce la tua attività, regolati in base alle circostanze.
Procurati uno stand "pieghevole", perché alcuni eventi che si tengono in città potrebbero negare il permesso di adoperare cacciaviti, addebitandoti un costo per l'uso.
Usa della stoffa intorno ai tavoli, fissandola con nastro, spilli o fermagli, in modo da avere spazio nascosto in cui conservare il materiale.
Divertiti. Il piacere di parlare con la gente sarà evidente e, mostrandolo, risulterai più disponibile.
Collabora con gli organizzatori dell'evento, lo staff che gestiste gli spazi che ospitano la manifestazione, il personale della sicurezza e gli stand vicini. Dimostrerai di essere una persona educata e cortese e potrai stabilire relazioni vantaggiose!
Prendi in considerazione di portare qualcosa da mangiare. I prezzi del cibo e dell'acqua saranno più cari in fiera e, inoltre, rischi di mangiare pietanze fritte in abbondante olio. Una piccola ghiacciaia è l'ideale per tenere fredde le bevande e può essere nascosta sotto il tavolo. Portare mentine e uno specchio per controllare i denti! Dovrai parlare molto!
Etichetta la tua attrezzatura in maniera visibile e indelebile. Non lasciare incustodite la postazione e le apparecchiature. Durante questo genere di eventi i furti sono frequenti, in particolare durante la confusione che si crea quando si sistema e si smonta. Assicura gli oggetti di valore e a fine giornata porta via soprattutto gli apparecchi più soggetti a furti, come i computer portatili.
In caso avessi la necessità di correre presso un negozio, andare in bagno e così via, sarebbe una buona idea chiedere a un amico o una persona di cui ti fidi di partecipare con te all'evento!
Leggi il regolamento dell'evento. Le grandi manifestazioni riescono meglio quando ognuno fa la propria parte.
Abbina le tue attività e i gadget al pubblico cui ti rivolgi. Stai cercando di attirare bambini, professionisti o un pubblico più ampio? I volantini e gli omaggi sono adatti a questo scopo?
Porta personalmente gli scatoli contenenti il materiale, se è possibile; controllalo se è necessario. Distribuisci copie di CD o DVD della presentazione ai diversi membri del team, in caso una copia dovesse perdersi o qualcuno del tuo staff dovesse venire in ritardo. Potresti richiedere una spedizione di emergenza di altro materiale, inviato di notte dal tuo ufficio, ma rischi di perdere una giornata di fiera e non è sicuro che la consegna arrivi direttamente al tuo stand. Se devi ricevere qualcosa, fai in modo che venga recapitato nell'albergo in cui alloggi, non presso la struttura della convention, in cui dovrà passare attraverso l'ufficio riservato alle consegne e alla posta. In caso contrario, è probabile che la tua spedizione sia trattata come il cacciavite menzionato poc'anzi e, quindi, il pacco che attendi non ti verrà consegnato prima della chiusura dell'evento.
Controlla la tua ossessione per gli oggetti che possono essere rubati. Durante il fervore dell'evento, molti oggetti possono risultare "attraenti", come il tappetino del mouse, i gadget scacciapensieri o tutto ciò che riporta il logo aziendale, come collanine di plastica e monete di latta, anche se una volta arrivato a casa finisci per buttarli via. Evita di portarli avanti e dietro per tutta la settimana.

Avvertenze

Non dare per scontato che i tuoi effetti personali staranno al sicuro nello stand. Porta con te qualsiasi cosa di valore quando ti allontani. Se puoi, evita di lasciare lo stand incustodito mentre è presente qualcuno. Copri sempre con un telo scuro i tavoli prima di andartene.
Inevitabilmente ci saranno persone che vorranno parlare con te e raccontarti storie insopportabili, annoiandoti. Puoi congedarti, ascoltandole educatamente per un po' e dicendo qualcosa per terminare la conversazione, come "Beh, che dire! Le auguro una buona giornata!". Dopodiché concentrati su qualcun altro o sistema il tuo materiale. Interrompile se è necessario. La mancanza di attenzione nei loro confronti quasi sempre porta la gente ad andare via. Tratta chi è davvero inopportuno con un sorriso gentile, dicendo: "Signore, La ringrazio delle Sue intuizioni, ma devo proprio lasciarLa ora". Il passo finale potrebbe essere: "Capisco che questi eventi prevedono guardie di sicurezza", a voce abbastanza alta per attirare l'attenzione. I vicini di stand corrono quasi sempre in aiuto dei colleghi se la situazione sfugge di mano. Se lo stand vicino si trova in questa situazione, manda qualcuno a chiamare la sicurezza.
Non risentirti se le persone non sono interessate o hanno modi poco urbani. Accetta ogni scusa banale per quello che è e dirigi la tua attenzione su qualcun altro.
Campane e fischietti possono attirare la gente, ma fai in modo che non disturbino il messaggio che intendi comunicare con la tua presenza.
Non tutti i passanti mostreranno interesse per la tua attività. Invece di perdere tempo a trascinare le persone disinteressate al tuo stand, lascia che passino vicino e cerca un approccio con chi potrebbe avere piacere a visitarlo.