Come Concludere una Lettera di Reclamo

Co-redatto da Tami Claytor

Una lettera di reclamo è un buon modo per esprimere la propria insoddisfazione come consumatore. Puoi scriverne una per rendere noto un problema che hai avuto con il prodotto di un'azienda o il servizio offerto da una compagnia. Il paragrafo di apertura e il corpo della lettera sono pronti, ma non sai come arrivare al punto in modo professionale. Per concludere una lettera di reclamo, scrivi un paragrafo finale che risulti educato. Poi, termina con una formula di chiusura formale e sincera.

Parte 1

Parte 1 di 2:

Scrivere il Paragrafo Conclusivo

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Afferma di essere in attesa di una risposta. Inizia il paragrafo dicendo al destinatario che rimani in attesa di una risposta al reclamo che hai presentato. Questo servirà per ricordare all'interessato che ti aspetti una risposta riguardo ciò che ti ha reso insoddisfatto.^{[1]
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USA.GOV
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- Per esempio, puoi scrivere "Resto in attesa di una risposta a questo mio reclamo" o "Confido in una vostra risposta a questo reclamo".
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Sottolinea la tua dedizione come cliente. Se in passato hai acquistato dall'azienda e sei un cliente affezionato, rimarca questo punto nel paragrafo conclusivo. Questo servirà per far capire al destinatario che non gli conviene perderti come cliente.^{[2]
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- Per esempio, puoi scrivere "In quanto cliente affezionato, spero farete il possibile per risolvere il mio problema e trovare una soluzione" o "Sono stato un vostro cliente affezionato per anni e spero prenderete in seria considerazione il mio reclamo".
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Stabilisci un limite di tempo massimo entro cui ricevere una risposta. Metti pressione all'azienda o all'organizzazione stabilendo un limite di tempo entro il quale inviarti una risposta. Se non si fa sentire entro la data stabilita, rivolgiti alla tua associazione per la difesa dei consumatori di riferimento.^{[3]
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- Per esempio, puoi scrivere "Se non riceverò risposta a questo reclamo entro una settimana, sarò costretto a rivolgermi alla mia associazione per la difesa dei consumatori di riferimento".
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Rendi nota la presenza di qualsiasi documento o scontrino allegato alla lettera. Se includerai documenti o scontrini come prova d'acquisto, rimarca la loro presenza alla fine della lettera in modo che il destinatario sappia che li troverà allegati. Fornire documenti o scontrini può servire per rafforzare il reclamo e dimostrare all'azienda che stai presentando una lamentela legittima.
- Per esempio, puoi scrivere "Allego una copia dello scontrino come prova d'acquisto del prodotto".
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Includi le tue informazioni di contatto ai fini della risposta. Concludi il paragrafo fornendo al destinatario il tuo indirizzo, la tua email o il tuo numero di telefono. Scrivi il prefisso seguito dal tuo numero di telefono di casa o dell'ufficio.^{[4]
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- Per esempio, puoi scrivere "Siete pregati di contattarmi telefonicamente al numero (333) 123-4567".
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Parte 2

Parte 2 di 2:

Scegliere la Formula di Chiusura

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Come formula di chiusura formale, usa "Cordiali saluti". Questa è considerata la formula di chiusura standard per una lettera formale indirizzata a qualcuno che non si conosce personalmente, come un'azienda o un'organizzazione. È breve e concisa.^{[5]
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Per una formula di chiusura meno formale, concludi con "Saluti" o "Cordialmente". Queste opzioni vanno bene se vuoi sembrare un po' meno formale e un po' più cordiale. Anche "Con i miei migliori saluti" funziona bene, se lo preferisci a "Saluti".^{[6]
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Scrivi il tuo nome sotto la formula di chiusura. Firma a mano al di sotto della formula di chiusura. Puoi anche scrivere il tuo nome a computer, se preferisci.

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