Come Organizzare un Concerto

Cerca il luogo in cui si svolgerà lo spettacolo. Spesso si possono affittare teatri locali, cinema, scuole e parchi. Quando hai trovato il luogo adatto, parla con il proprietario per accertarti che sia disposto a ospitare un evento dal vivo. I luoghi migliori sono i teatri, anche se costano parecchio, perché molti offrono posti in piedi e seduti e hanno a disposizione un sistema di amplificazione già installato. Oggigiorno molti pub offrono musica dal vivo, e possono arrivare a contenere dalle 100 alle 300 persone alla volta. Spesso i proprietari hanno contatti con tecnici del suono e possiedono sistemi di amplificazione già montati. Quest’ultimo appunto è essenziale. Se è la prima volta che organizzi un concerto, avere un sistema già installato garantisce una clientela sicura, il lavoro dei tecnici del suono è più semplice e il tempo di organizzazione si riduce drasticamente, sia prima che dopo l’evento, visto che le attrezzature da portare dentro e fuori dal luogo del concerto saranno poche.

Assicurati di prenotare la location un mese prima dell’evento, anche prima se puoi, in modo da poter promuovere efficacemente il concerto.

Fatti dire il costo dell’affitto del locale per la notte e aggiungilo al tuo budget (a volte chiedono una parte del prezzo del biglietto, non concedergli più del 40%, è già troppo se hai altre spese da affrontare).

Decidi se l’evento si svolgerà in piedi o se saranno necessari i posti a sedere. Se i posti sono solo in piedi c’è più spazio, inoltre al pubblico piace poter ballare e pogare, soprattutto se è un concerto metal.

Decidi se i posti a sedere saranno numerati o meno. Le persone di solito preferiscono i posti ad assegnazione libera, così hanno la possibilità di sedersi davanti allo stesso prezzo. In ogni caso, i posti numerati richiedono meno sicurezza e sono più semplici da gestire.

Organizza il servizio di sicurezza. Nei teatri e in luoghi simili spesso ci sono già dei dipendenti all’ingresso, tuttavia questo servizio potrebbe costarti di più. Se è un concerto locale e non prevedi una grande affluenza, puoi semplicemente chiedere a qualche amico molto robusto di far parte della sicurezza. In ogni caso le leggi prevedono spesso la presenza di uno staff professionale per la sicurezza. Aggiungi questo costo al tuo budget.

Fissa un limite di età. Se il luogo dell’evento ha un bar, decidi se far distribuire alcolici o meno. Se lo permetti, devi fissare un limite di età. La vendita di alcolici potrebbe far lievitare il prezzo dell’assicurazione.

Procurati un’assicurazione. Molti locali sono già assicurati, in ogni caso esistono delle compagnie disposte a stipulare delle polizze per la serata. Cerca su internet l’opzione migliore a seconda dell’evento che stai organizzando. Aggiungi il costo dell’assicurazione al tuo budget.

Decidi quali saranno i gruppi che suoneranno all’evento, occorreranno dalle tre alle sei performance.

Scegli un gruppo famoso, con un numero di fan abbastanza grande da riempire il luogo dell’evento. Sarà il gruppo principale e ti assicurerà una piccola folla di spettatori. Se sei fortunato, il gruppo metterà a disposizione la batteria e qualche amplificatore. Altrimenti chiedi agli altri gruppi della serata. È più semplice ed economico che affittare gli strumenti.

Scegli gli “altri” gruppi. È meglio se ne selezioni anche uno inedito. Potrà aprire la serata e gli permetterai di promuoversi. In questo modo ti farai un nuovo contatto.

Calcola il costo relativo ai gruppi. Alcuni preferiscono essere pagati, mentre altri (soprattutto quelli locali o inediti) suonano gratis se gli regali dei biglietti da dare agli amici. Tuttavia cerca di non approfittarti della loro generosità e considera una cifra per ogni gruppo nel budget, anche se si tratta di 40 o 50 euro a testa, lo apprezzeranno. Dai un extra al gruppo che mette a disposizione la batteria e l’amplificazione, come ringraziamento. Somma tutti questi costi al budget.

Procurati un tecnico del suono. Se il luogo dell’evento ne mette uno a disposizione insieme all’amplificazione, approfittane. Altrimenti cerca un tecnico del suono che abbia in dotazione un impianto. Se hai dimestichezza con questa parte dell’organizzazione puoi decidere di fare tutto da solo, ma è davvero un impegno oneroso. Chiedi a un amico o a uno dei tuoi nuovi contatti se può farlo gratuitamente. Somma ogni costo relativo all’impiantistica nel budget.

Assumi un presentatore. È il ragazzo che introduce i gruppi e chiude la serata. Cerca tra le persone famose a livello locale nel mondo dei gruppi musicali, o fallo tu. Bastano un po’ di sicurezza e di preparazione. Fai attenzione, un presentatore scarso/impopolare/ubriaco può rovinare la serata e creare problemi.

Metti il gruppo più famoso in fondo alla scaletta e quello meno popolare all’inizio.

Metti a disposizione di ogni gruppo lo stesso tempo di permanenza sul palco, tranne per gli ultimi due.

Dì ai gruppi che hanno 5 minuti in meno di quanto programmato. Per esempio, se hanno 30 minuti a testa, digli che ne hanno 25, in questo modo l’organizzazione scorrerà meglio.

Sistemare le apparecchiature e gli strumenti può essere complicato, ed è necessaria una costante comunicazione. Non è necessario che ognuno dei cinque gruppi porti batterie e amplificatori. Di solito è il gruppo principale che mette a disposizione la batteria, mentre gli altri batteristi portano gli oggetti più “fragili” (rullante, piatti, pedale della gran cassa). Ad alcuni batteristi non piace questo metodo e preferiscono che gli altri gruppi utilizzino la propria batteria. In questa ipotesi il tempo di intervallo tra un gruppo e un altro sale da 15 a 25 minuti, inoltre il sound check richiederebbe altri 5 minuti aggiuntivi. Se la serata prevede tre gruppi non è un problema, ma se ne prevede cinque o più diventa un macello. La stessa cosa vale per i chitarristi. Di solito lasciano che gli altri usino le loro spie (le casse rivolte verso il gruppo) ma non gli amplificatori, soprattutto se i gruppi si conoscono e provano astio tra loro. La cosa diventa ancora più complessa se il gruppo principale ha degli amplificatori combinati ma non ha abbastanza spie. Una discussione a parte vale per i gruppi che hanno altri strumenti oltre a quelli classici. Più sono gli strumenti, più il tecnico del suono si troverà in difficoltà. Mettiti d’accordo con il gruppo principale: cosa hanno intenzione di portare, cosa sono disposti a lasciare sul palco e di cosa hanno bisogno. Poi fai queste tre domande a tutti gli altri gruppi. Alla fine riuscirai a ottenere tutto ciò che ti serve. Accertati che ogni gruppo abbia delle etichette per contraddistinguere i propri strumenti e le proprie apparecchiature. Sembra una cosa complicata, e lo è, ma ti risparmierà un sacco di lavoro durante la serata.

Permetti ai gruppi di vendere CD e gadget durante le pause e dopo lo spettacolo. Non prendere nessuna commissione.

Cerca di rimanere entro i tempi dettati dal luogo dell’evento.

Lascia 15 minuti tra un gruppo e l’altro per permettergli di organizzarsi. È sempre meglio farsi aiutare dal proprio tecnico del suono, perché spesso i gruppi ci mettono più tempo per organizzarsi a seconda delle apparecchiature che devono montare.

Metti della musica di sottofondo durante le pause. Puoi scegliere un genere simile a quello dei gruppi che hanno suonato, ma non canzoni loro. Puoi chiederlo al tecnico del suono, diglielo con un po’ di anticipo in modo da permettergli di connettere l’amplificazione al tuo lettore MP3.

Realizza dei poster. Il modo più semplice ma economico per farlo è di fare stampare un semplice poster nero a scritte bianche e di farlo fotocopiare il più possibile da qualcuno che lavora in un ufficio. Altrimenti ricorda di inserire nel budget il prezzo della stampa. Ricordati di mettere questi elementi sul poster:

• Nome del gruppo principale
• Nome del gruppo che suonerà prima
• Nome del gruppo che suonerà prima ancora, ecc.
• Nome del gruppo di apertura
• Luogo
• Data
• Costo
• Sito internet o pagina Facebook dei gruppi, del luogo dell’evento, acquisto dei biglietti, ecc.

Affiggi il poster ovunque, ma chiedi sempre il permesso prima di farlo. Attaccalo sulle vetrine dei negozi di musica e di abbigliamento giovanile, nei luoghi di ritrovo, nei bar, sulle bacheche delle scuole e delle università.

Telefona alla radio e alla sede del giornale locale e digli che stai organizzando questo spettacolo. Dai loro tutte le informazioni che sono scritte sul poster, o portagliene direttamente una copia. Scrivi un comunicato stampa e mandalo alla redazione del giornale locale, cerca di farti mandare un fotografo, se hanno una sezione “eventi in città” o qualcosa di simile.

Dì a tutti i gruppi di pubblicizzare l’evento sulle loro pagine MySpace/Bebo/Blogger/Facebook o simili. Se vuoi fare sul serio puoi creare una pagina dedicata alla tua attività di organizzatore di concerti.

Somma tutti i costi che hai considerato nel tuo budget.

Dividi il risultato per il numero di biglietti “in vendita”, tralasciando quelli che hai intenzione di regalare. Quello che otterrai è il prezzo minimo del biglietto. Puoi anche decidere di organizzare il tuo primo concerto senza guadagnare nulla, per fare interessare le persone nella tua zona a eventi di questo genere.

• Se vuoi guadagnarci qualcosa, somma una percentuale pari al 20% alla cifra che hai ottenuto e arrotonda per eccesso fino a ottenere un prezzo divisibile per 2 o per 5. Per esempio €11 non vanno bene, ma €12 o €10 sono perfetti.

Fatti stampare i biglietti dal proprietario del locale, se non hai nessuna esperienza. Di solito il loro costo è incluso nell’affitto. Se non stampano biglietti, vendi gli ingressi. Non ci sarà bisogno di carta, potrai usare un timbro con cui stampare un simbolo sulle mani dei partecipanti. Cerca un timbro originale, ma ricorda che se non è fatto apposta, qualcuno potrebbe averne una copia. Quindi cerca almeno di avere un inchiostro di colore particolare o di cambiare timbro a ogni evento che organizzi.

Evita di mettere a disposizione dei posti segnati, a meno che il proprietario del luogo non insista. I più giovani preferiscono la tecnica del “chi primo arriva, meglio alloggia”. Inoltre assicura che tutti si presentino in orario.

Assicurati che tutti i gruppi arrivino in anticipo, cancellare uno spettacolo potrebbe rovinare la serata. Meglio che si presentino almeno 3 ore prima dell’inizio dell’evento.

Il sound check è sempre imprevedibile, assicurati che il gruppo principale arrivi per primo. Devi decidere se dare la possibilità a tutti i gruppi di fare un sound check o meno. Parlane con il tecnico del suono e con loro. Se hai 5 gruppi e mancano due ore all’apertura delle porte puoi farli benissimo prima e risparmiare tempo durante l’evento.

Il primo gruppo dovrebbe iniziare a suonare circa mezz’ora dopo l’apertura delle porte.

Organizza una saletta dietro le quinte con un leggero rinfresco in grado di ospitare i gruppi mentre non si esibiscono.

Fatti vedere in mezzo alla folla e davanti alla porta, chiedi alle persone se si stanno divertendo.

Chiedi spesso al tecnico del suono, alla sicurezza e ai gruppi se tutto procede come previsto.

Paga subito i gruppi e lo staff.

Se i proprietari del locale sono di buon umore, organizza una piccola festa dietro le quinte o in un pub per parlare con i gruppi.

Accetta ogni critica e prova a migliorare tutto ciò che non va. Ricorda che molti di quei ragazzi sono stati in un sacco di concerti.