Come Scrivere un Comunicato Stampa

Co-redatto da Linda Chau

Un comunicato stampa annuncia notizie (eventi in programma, promozioni del personale, premi, nuovi prodotti e servizi, vendite e così via) ed è indirizzato ai media, spesso per generare articoli di giornale (i reporter sono più propensi a considerare questa possibilità se sono i primi a riceverlo). Si tratta di uno strumento fondamentale per chi si occupa di PR. Ecco come redigerne uno!

Parte 1

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Farlo Risaltare

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Scrivi il titolo: corto, chiaro e che vada dritto al sodo. Dovrà essere una versione ultra-compatta del tema principale del comunicato stampa. Molti PR consigliano di scriverlo alla fine, una volta redatto il contenuto del comunicato. Il titolo attrae il lettore ed è molto importante per l'intero documento.
- Esempio: "wikiHow riconosciuto come la fonte di informazioni più affidabile". Vedi come funziona? Adesso vuoi saperne di più! I titoli devono avere la capacità di attrarre i giornalisti e possono descrivere l'ultimo successo di un'organizzazione, un evento recente o un nuovo prodotto o servizio.
- Per i titoli, usa il grassetto, il maiuscoletto e un carattere più grande rispetto al corpo del testo. I comunicati stampa tradizionali usano il tempo presente ed escludono congiunzioni e articoli, così come il verbo "essere" in certe situazioni.
- Utilizza le maiuscole per le parole che le richiedano.
- Estrai le parole chiave importanti dal comunicato stampa per scrivere il titolo e l'eventuale catenaccio. Le keyword danno maggiore visibilità sui motori di ricerca e permettono al lettore di capire subito di cosa si tratta.
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Scrivi il testo. Il comunicato stampa va redatto così come vuoi che appaia in una notizia. E ricorda: la maggior parte dei giornalisti è molto impegnata e non ha tempo di fare ricerche sul grande annuncio della tua compagnia; dunque, utilizzerà buona parte delle tue parole. Inserisci tutto quello che vuoi che dicano.
- Scrivi la data e la città. Potresti omettere quest'ultima informazione, se causa confusione (per esempio il comunicato viene scritto a Milano sugli eventi dell'azienda relativi al dipartimento di Roma).
- Il lead, cioè la prima frase, dovrebbe conquistare il lettore e spiegare tutto concisamente. Per esempio, se il titolo recita "Pubblicazione nuovo romanzo sulla Seconda Guerra Mondiale", la prima frase dovrebbe essere più o meno così: "La casa editrice Rossi oggi pubblica un romanzo sulla Seconda Guerra Mondiale scritto da Mario Bianchi". Così, espanderai il titolo e fornirai maggiori dettagli. Le frasi seguenti daranno ulteriori informazioni a partire dal lead.
- Il corpo del testo dovrebbe essere compatto. Evita le frasi e i paragrafi troppo lunghi, le ripetizioni e l'utilizzo estremo del gergo. Punta tutto sulla semplicità. Poche parole, ma buone.
- Il primo paragrafo si compone di due o tre frasi e riassume il contenuto del comunicato. Nessuno proseguirebbe con la lettura, se l'inizio del testo non fosse interessante.
- Nomina fatti concreti: eventi, prodotti, servizi, persone, target, obiettivi, piani, progetti. È questo che fa notizia. Ricorda la regola giornalistica del "chi", "che cosa", "quando", "dove", "perché" e "come". In inglese si chiama "regola delle 5 W e dell'H": "who", "what", "when", "where", "why" e "how".
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Con la regola precedente dovresti illustrare al lettore tutto ciò che deve sapere. Fai una checklist da usare per il tuo comunicato stampa, usando l'esempio sottostante:
- Di chi stiamo parlando? Della casa editrice Rossi.
- Qual è la notizia? La casa editrice Rossi pubblicherà un libro.
- Quando? Domani.
- Dove? Nelle librerie più fornite.
- Perché stiamo parlando di questo? Il romanzo è stato scritto dal famoso autore Mario Bianchi.
- Come si svolgerà l'evento? L'autore firmerà il libro a Roma il giorno dell'uscita e poi farà un tour nelle maggiori città italiane.
  - Definite le basi, riempi i buchi informativi aggiungendo dettagli sulle persone, sui prodotti, sulle date o su qualsiasi altro elemento riguardante la notizia.
  - Se la tua compagnia non è il soggetto principale della notizia ma la fonte del comunicato, questo dovrà risultare chiaro nel testo.
- La lunghezza del comunicato dovrà essere breve. Se invii una copia cartacea, usa l'interlinea doppia.
- Più interessante sarà il comunicato stampa, più probabilità avrà di essere selezionato da un giornalista perché ne faccia un articolo. Scopri che cosa significa "che fa notizia" per un determinato mercato e usa questa conoscenza per agganciare il redattore o il giornalista.
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Rendilo pulito, fresco e adeguato al tuo pubblico. Se vuoi che venga preso in considerazione, deve essere davvero buono e quanto più possibile "pronto per la pubblicazione".
- Quando un redattore guarda il tuo pezzo, si domanda subito in quanto tempo potrebbe arrivare alla stampa. Se è pieno di errori, privo di contenuto o deve essere rivisto, nessuno vorrà sprecarci del tempo. Devi quindi assicurarti che sia completo e scritto bene, senza errori di grammatica.
- Perché queste persone dovrebbero preoccuparsi di ciò che hai da dire? Se stai inviando il comunicato stampa al pubblico giusto, il motivo sarà evidente. Altrimenti, sarai tu ad avere sprecato il tuo tempo. Offri alle persone giuste una notizia – notizia, non pubblicità – e ti ritroverai sulla strada giusta.
  - Avrai maggiori opportunità se lo spedirai di mattina, perché darai modo ai giornalisti di inserire il tuo pezzo all'interno di quanto stanno già preparando. Cerca di andare loro incontro.
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Costruiscilo per bene. Fornisci alcuni link ad altre informazioni che supportino il tuo comunicato stampa. La società che stai presentando offre altre informazioni online che i lettori possono trovare utili? Benissimo: aggiungile!
- Se sei agitato sulla buona riuscita del tuo pezzo, fai qualche ricerca su ciò che è già disponibile. Qualcuno probabilmente ha già scritto qualcosa su un evento simile a quello per cui stai creando il tuo comunicato stampa. PR Web^{[1]
  X
  Fonte di ricerca} e PR Newswire^{[2]
  X
  Fonte di ricerca} sono dei buoni posti da cui iniziare.
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Parte 2

Parte 2 di 2:

Padroneggiare il Formato

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Prepara la struttura di base. Ora che hai il contenuto, come puoi fare a metterlo su carta? Bene: per cominciare, taglia sulla lunghezza. Al massimo dovrebbe arrivare a una pagina. Nessuno ha tempo da perdere su 5 paragrafi, a meno che non si stia parlando della terza guerra mondiale. Ecco che cosa ti servirà:^{[3]
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Fonte di ricerca}
- Nella parte superiore della pagina, sul margine sinistro, dovresti scrivere "Per rilascio immediato".
  - Altrimenti, scrivi "Lancio bloccato fino a ..." e aggiungi la data. Se non scrivi alcuna data, si presume che tu preferisca una pubblicazione immediata.
- Sotto dovrebbe esserci il titolo, solitamente in grassetto, centrato.
  - Eventualmente inserisci un sottotitolo in corsivo, rielaborando brevemente il titolo.
- Primo paragrafo: contiene le informazioni più importanti con data o provenienza della notizia.
- Secondo (e forse terzo) paragrafo con le informazioni secondarie. Dovrebbe includere fatti e citazioni.
- Informazioni schematiche: qualcosa di più sulla società in oggetto. Chi siete davvero? Quali obiettivi avete? Qual è la vostra missione?
- Informazioni di contatto: indicazioni sull'autore – tu, probabilmente. Se riesci ad attirare l'interesse di qualcuno, vorrà sapere qualcosa di più!
- Multimedia: ad esempio, qualche riferimento Twitter, molto attuale.
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Scrivi un paragrafo contenente informazioni sulla società. Se un giornalista sceglie il tuo comunicato stampa per un articolo, dovrà logicamente citarla.
- Il titolo del paragrafo sarà: "Chi è la COMPAGNIA_XYZ".
- Dopo il titolo, scrivi un paragrafo o due (ciascuno di cinque-sei righe) per parlare dell'azienda: di che cosa si occupa, qual è la sua politica ... Molte aziende dispongono di brochure, presentazioni e business plan scritti da professionisti. Quel testo introduttivo dev'essere inserito qui.
- Alla fine di questa sezione, punta al tuo sito Web. Il link dovrebbe essere l'indirizzo URL esatto e completo senza alcun collegamento, in modo che, se questa pagina viene stampata, del link venga stampato solo il testo. Ad esempio: http://www.example.com.
- Se l'azienda ha una pagina specifica per i media, scrivi quell'indirizzo: lì troveranno informazioni di contatto e Press Kit.
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Scrivi i dati di contatto. Se il comunicato è degno di nota, i giornalisti vorranno più informazioni o desidereranno intervistare qualcuno della compagnia. Se concordi con l'opportunità che le persone chiave vengano contattate direttamente dai media, puoi fornire i loro dati di contatto sulla pagina stessa del comunicato stampa. Per esempio, nel caso di un'innovazione, puoi dare il numero di telefono degli ingegneri o del gruppo di ricerca.
- Un'alternativa è fornire i dettagli sull'ufficio stampa nella sezione "Contatti". Se non esiste alcun team che si dedichi a questo, dovrai incaricare qualcuno che agisca come intermediario tra l'azienda e i media.
- I dati di contatto devono essere limitati e circoscritti al comunicato stampa. Includi:
  - Il nome ufficiale della compagnia.
  - Il nome dell'ufficio stampa e della persona di contatto.
  - L'indirizzo dell'ufficio.
  - Numeri di telefono e fax con prefissi ed eventuali interni.
  - Numero del telefono cellulare (facoltativo).
  - Orari in cui sia possibile chiamare.
  - Indirizzi e-mail.
  - Pagina web.
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Se possibile, includi un link a una copia online dello stesso comunicato. È buona regola tenerli tutti sul sito della società per stamparli subito e conservarli in un registro cronologico.
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Segnala la fine del comunicato con tre #, centrati direttamente sotto l'ultima riga: è uno standard giornalistico.

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Consigli

Includi una "call to action". Metti in chiaro cosa vuoi che il pubblico faccia con le informazioni ricevute. Per esempio, desideri che i lettori comprino un prodotto? Se così fosse, includi informazioni su dove sia reperibile. Vuoi che i lettori visitino la tua pagina web per partecipare a un concorso o saperne di più sulla tua organizzazione? Scrivi l'indirizzo del sito o un numero di telefono.
Scrivi il nome della compagnia nel titolo, nel sottotitolo e nel primo paragrafo per una migliore visibilità sui motori di ricerca. Se mandi il comunicato per posta, usa la carta da lettera intestata dell'azienda.
Fai una ricerca on-line per leggere veri comunicati stampa e coglierne il tono, il linguaggio, la struttura e il formato.
Mandalo via e-mail, ma non usare caratteri cubitali o vari colori: non miglioreranno la notizia, distrarranno. Inserisci il comunicato nel corpo dell'e-mail, non allegarlo. Se proprio devi, salvalo come Rich Text Format o in formato .doc. Non tutti hanno Office o la sua versione aggiornata. Utilizza il PDF solo se invierai un kit stampa ricco dal punto di vista grafico. Non scrivere il comunicato sulla carta intestata né scannerizzarlo e poi mandarlo per posta elettronica: è una perdita di tempo per te e per l'editore.
Ogni comunicato dovrà essere creato e pensato per un target specifico. Spediscilo al giornalista che copre quel settore. Mandare lo stesso testo a tutti i reporter non ti consentirà di fare una buona impressione.
Non sprecare tempo nella ricerca del titolo prima di aver finito: potrai scriverne uno interessante e conciso a stesura completa e dopo aver corretto il comunicato.
Evita il gergo e i termini tecnici. Se devi farlo per questioni di accuratezza, definisci i vocaboli complessi.
Una chiamata ai reporter in seguito all'invio può essere utile affinché il comunicato diventi un articolo di giornale.
L'oggetto dell'email dovrà essere uguale al titolo del comunicato, in modo che il tuo messaggio possa spiccare nella casella di posta dell'editor.
La tempistica è importante. Il comunicato dovrà riguardare notizie rilevanti e recenti, non troppo lontane nel tempo.

Avvertenze

Inserisci sempre una citazione realizzata da una persona coinvolta nel tema del comunicato. Il testo non deve riportare le sue parole, ma essere plausibile. Ad ogni modo, prima parlane con il diretto interessato. Le citazioni permettono ai giornalisti impegnati di preparare un articolo completo senza la necessità di pianificare interviste.
Ricorda sempre che molti editor sono carichi di lavoro e non dispongono di grandi staff, quindi rendi loro la vita facile e avrai più possibilità di ottenere un articolo. Se scrivi un comunicato dallo stile simile a quello dell'editore, le chance saranno indubbiamente superiori. Ma se fai un'accozzaglia di materiali pubblicitari e il formato non è uniforme, verrai scartato. Gli editor ricevono tanti comunicati da parte di aziende che si auto-proclamano leader in un certo settore e non hanno intenzione di sprecare tempo con testi che dicano tutto e niente. Inserisci le informazioni aziendali in una sezione a parte, che dovrà essere corta ma accurata.
Il comunicato dovrà essere il più possibile positivo e ottimista. Evita le parole che indichino passività o inattività. Un giornalista potrebbe decidere di investigare sulle questioni apparentemente scottanti invece di utilizzare solo il testo da te inviato e, anche se le circostanze fossero assolutamente innocenti, potresti ritrovarti a leggere un articolo diverso da quello che ti aspettavi.
Non includere dati di contatto appartenenti ai membri dell'azienda senza aver chiesto loro alcuna autorizzazione. Inoltre, assicurati che ti dicano quando sono disponibili per parlare con i reporter.
Quando mandi un comunicato via e-mail, non scrivere "Comunicato stampa" nell'oggetto o rischi di non farti notare. L'oggetto dovrà essere uguale al titolo del testo o, comunque, richiamare l'attenzione dell'editore.