Come Pulire e Organizzare la Scrivania

Co-redatto da Melissa Maker

Molte persone svolgono gran parte del proprio lavoro stando sedute alla scrivania. Tuttavia, se lo spazio è disordinato o disorganizzato, concentrarsi o tenere sotto controllo i progetti importanti può essere difficoltoso. Dopo aver pulito e organizzato la scrivania per la prima volta, dovresti riuscire a mantenerla in ordine senza fare troppa fatica. In ogni modo la prima cosa da fare è passare in rassegna tutti gli oggetti presenti e trovare un modo per organizzarli al meglio.

Parte 1

Parte 1 di 4:

Sgombrare la Scrivania

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Rimuovi tutti gli oggetti che occupano la scrivania. Devi togliere ogni cosa e accatastarla in una grossa pila. Una volta pronto a riorganizzare gli spazi, ti occuperai di tutto quel materiale un pezzo alla volta. Non cercare di sistemare le cose adesso, prima devi creare lo spazio necessario.^{[1]
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- Sgombra completamente la scrivania. Togli anche gli oggetti che intendi rimettere nello stesso identico posto, inclusi computer, piante e fotografie.
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Getta o ricicla i rifiuti. Alcune cose diventano spazzatura non appena smetti di averne bisogno. Potresti pensare di dover conservare qualcosa, ma rifletti attentamente prima di decidere. Se non sei sicuro, puoi dedicare un contenitore o un cassetto agli oggetti che non sai se è meglio tenere.^{[2]
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- Distruggi i documenti sensibili prima di gettarli nel cestino dei rifiuti;
- Ricicla la carta, la plastica e tutto ciò che è possibile;
- Le persone che hanno una scrivania perfettamente organizzata hanno un detto: "Quando sei nel dubbio, gettalo via".
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Pulisci tutte le superfici. Anche se pensi che gli oggetti che occupavano la tua scrivania siano abbastanza puliti, dargli una ripassata non può essere dannoso. Pulisci lo schermo del computer, spolvera tutte le superfici, svuota e pulisci i cassetti.^{[3]
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- Puoi usare una bomboletta di aria compressa per pulire la tastiera del computer o altri oggetti che hanno parti difficili da raggiungere.
- Puoi usare una soluzione preparata con acqua e aceto di vino bianco per pulire la maggior parte delle superfici oppure puoi acquistare un prodotto detergente al supermercato.
- Le superfici da pulire includono il piano della scrivania, l'interno dei cassetti, le mensole e tutti gli schermi.
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Parte 2

Parte 2 di 4:

Organizzare gli Spazi

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Usa uno scaffale a muro. Puoi costruirlo tu stesso o comprarlo già pronto. Puoi posizionarlo accanto alla scrivania oppure dall'altra parte della stanza, generalmente la scelta dipende dalla disposizione degli spazi e dall'uso che intendi farne.^{[4]
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- Se la scrivania è all'interno di un cubicolo di piccole dimensioni, potrebbe essere meglio attaccare delle mensole alla parete.
- Se la scrivania è in uno studio in casa o nella tua camera da letto, potresti voler posizionare lo scaffale fuori dal tuo campo visivo per evitare che ti distragga.
- Pensa a che cosa metterai nello scaffale prima di installarlo. Accertati che sia delle dimensioni corrette per contenere i libri o gli oggetti che intendi aggiungere.
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Etichetta i cassetti e i ripiani. In questo modo saprai dove rimettere un oggetto dopo averlo usato. É molto importante per mantenere l'ordine nel tempo. Puoi creare delle etichette fai da te con cartellini o adesivi oppure puoi comprarne alcune decorate per dare un aspetto più professionale all'ambiente.^{[5]
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- Ogni etichetta deve essere chiara e specifica. In questo modo nessun cassetto rischierà di diventare un nascondiglio per gli oggetti inutili.
- Se vuoi, puoi stabilire un sistema di codifica basato sui colori per identificare i cassetti anziché scrivere sulle etichette.
- Fai attenzione quando crei le etichette. Non essere troppo generico altrimenti finirai per avere dei cassetti disordinati pieni di oggetti di vario genere. Ciò potrebbe creare confusione anche nel momento in cui devi decidere dove riporre qualcosa.
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Rendi accessibili le cose importanti. Certamente sai quali sono le cose che usi di più mentre sei alla scrivania, quindi organizzale in modo che siano a portata di mano e facili da prendere. Se hai diversi cassetti posizionati in verticale, quello più in alto dovrebbe contenere gli oggetti che usi con maggiore frequenza. In alternativa, puoi mettere le cose più importanti sul ripiano meglio visibile e più facile da raggiungere dello scaffale.^{[6]
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- Puoi scegliere alcuni oggetti essenziali da tenere direttamente sul piano della scrivania. Per esempio, puoi includere i progetti a cui stai lavorando attualmente o gli strumenti che usi ripetutamente, come la calcolatrice o il righello.
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Metti un cestino vicino alla scrivania. È indispensabile per evitare di accumulare i rifiuti sul piano di lavoro. Il cestino dovrà essere facilmente raggiungibile stando seduto, in questo modo non correrai il rischio di ritrovarti nuovamente con la scrivania sporca e disordinata.^{[7]
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Parte 3

Parte 3 di 4:

Rimettere ogni Cosa a Posto

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Passa ogni oggetto al setaccio. Ora che la scrivania è vuota poiché tutto il contenuto è stato accatastato in una grossa pila, inizia a esaminare una cosa alla volta partendo dall'alto. Non saltare niente e butta via tutto ciò che puoi considerare un rifiuto. Separa le cose importanti che alla fine posizionerai sullo scaffale o nei cassetti.^{[8]
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- Se possibile, fai quello che va fatto con ogni oggetto immediatamente. Se un documento deve essere distrutto o un ninnolo ha bisogno di essere spolverato, occupatene subito. Non rimandare a dopo.
- Se il compito richiede più di un paio di minuti, per esempio perché la macchina distruggi documenti è in un altro edificio o devi andare a comprare l'occorrente per spolverare, metti l'oggetto in una lista di "cose da fare".
- Le cose che verranno riposizionate sulla scrivania possono andare in una nuova pila. Gli oggetti che vanno buttati devono finire nel cestino adesso. Tutto ciò per cui hai dei dubbi può andare in un terzo cumulo.
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Conserva gli oggetti che ti rendono dubbioso. Prendi la pila di cose che non sono rifiuti, ma che non c'entrano nulla con la scrivania e mettile in un contenitore, quindi conservalo in cantina, in un armadio o da qualche altra parte.
- Dopo qualche settimana, mese o un anno, potrai mettere di nuovo mano a quel contenitore. Se un oggetto è rimasto inutilizzato per tutto quel tempo, buttalo via. Le probabilità che tu possa averne bisogno in futuro sono davvero scarse.
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Rimetti a posto gli oggetti che vanno riposizionati sulla scrivania. Prendi ogni cosa che hai accumulato nella prima pila e rimettila sulla scrivania o sullo scaffale. Usa le etichette o il metodo di codifica che hai creato. Sistema un singolo oggetto alla volta.^{[9]
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- Cerca di evitare di mettere troppe cose che possano distrarti visivamente sul piano della scrivania. Limita il numero di oggetti decorativi per poterti concentrare al massimo.
- Se possibile, i libri andrebbero collocati altrove. Anziché metterli sulla scrivania o nei cassetti, è meglio posizionarli in un punto facilmente raggiungibile dello scaffale, dando priorità a quelli che usi più spesso.^{[10]
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Riordina la scrivania regolarmente. Più frequentemente pulisci o organizzi lo spazio di lavoro, più semplice sarà farlo ogni volta. Alla fine di ogni giornata, osserva la scrivania e mettila in ordine. Butta via i rifiuti e archivia i fogli vaganti o le parti di un progetto.^{[11]
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- Mettendo in ordine la scrivania alla fine di ogni giorno lavorativo, sarai certo di trovare uno spazio pulito e utilizzabile l'indomani.
- Fissa un giorno alla settimana o al mese in cui effettuare una pulizia approfondita del tuo spazio di lavoro. La frequenza necessaria dipende da quanto velocemente diventa caotico e disorganizzato.
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Parte 4

Parte 4 di 4:

Scegliere un Sistema Organizzativo

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Organizza le cose in un modo che sia funzionale per te. Ogni persona ha un modo diverso di predisporre la propria scrivania e i propri strumenti. Il tuo dipende dal tipo di lavoro che svolgi. Accertati che qualunque sia il tuo metodo, ti consenta di mantenere lo spazio lavorativo utilizzabile e privo di distrazioni.^{[12]
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- Potresti decidere di usare diversi tipi di contenitori, in base alla categoria di oggetti.
- Potresti aver bisogno di usare dei fascicoli o una bacheca sulla quale attaccare documenti e promemoria.
- Potresti avere molti oggetti che hanno bisogno di essere appesi.
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Tieni a portata di mano solo le cose rilevanti. Se la scrivania ti serve principalmente per svolgere del lavoro d'ufficio, metti gli attrezzi altrove. Scegli un luogo differente nella stanza o nell'edificio dove collocarli.
- Se hai notato che alcuni oggetti ti servono solo raramente, non tenerli sulla scrivania o nei cassetti.
- Se c'è un oggetto che utilizzi spesso, ma che finora hai tenuto altrove, crea uno spazio che ti consenta di averlo a portata di mano.
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Sperimenta delle nuove soluzioni. Se finora hai fatto fatica a mantenere in ordine la scrivania o a lavorare in modo organizzato, ciò potrebbe significare che il tuo sistema non funziona. Se hai l'abitudine di conservare il materiale nei cassetti, potresti scoprire che appendini e ripiani potrebbero facilitarti il lavoro. Se fai fatica a rimanere concentrato davanti al computer, forse sarebbe utile togliere tutti gli oggetti che possono distrarti dal campo visivo.
- Chiedi alle persone che lavorano nel tuo stesso campo come organizzano la loro scrivania. Potrebbero fornirti dei consigli molto utili.
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Consigli

Pulire e organizzare la scrivania serve a fare diventare il luogo di lavoro più produttivo e salutare. Fai quello che ti fa sentire a tuo agio. Se hai bisogno di circondarti di immagini decorative e stimolanti per sentirti bene, fallo. Semplicemente assicurati di riuscire a rimanere concentrato.
Dovresti avere al massimo due portapenne: uno con matite e penne blu o nere ,che sei certo che scrivono, e uno con matite e penne colorate. Inoltre non dovresti avere più di cinque gomme da cancellare.
Puoi usare dei barattoli in vetro per tenere in ordine le penne, le matite e gli altri piccoli oggetti di cancelleria.