Come Scrivere la Proposta di un Progetto

Co-redatto da Dave Labowitz

Sapere come scrivere un buon progetto è una competenza chiave in molti impieghi, dalla scuola alla gestione aziendale alla geologia. Lo scopo è quello di ottenere il supporto necessario, informando le persone giuste. Infatti, se si riesce a comunicare in modo chiaro, conciso e coinvolgente, è molto probabile che le idee e i suggerimenti offerti incontrino approvazione. Un progetto ben scritto e accattivante è indispensabile per avere successo in molti settori. Esistono diversi tipi di progetto, come quelli scientifici e quelli destinati alla promozione di libri, ma per ognuno si applicano gli stessi criteri.

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Pianificare il Progetto

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Determina a chi è rivolto. Prima di iniziare a scrivere è necessario tenere ben presente i destinatari e ciò che potrebbero già conoscere o non conoscere riguardo al tema proposto. In questo modo riuscirai a concentrarti sulle tue idee e a presentarle nel modo più efficace. Pertanto è opportuno mettere in conto che il lettore probabilmente sarà pieno di impegni, leggerà in fretta (addirittura selezionando il testo) e non sarà predisposto a concedere alle tue idee alcuna particolare considerazione. Efficienza e forza di persuasione sono i fattori chiave.^{[1]
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- Chi leggerà il tuo progetto? In che misura ha dimestichezza con l'argomento? Che cosa sarebbe necessario definire o spiegare ulteriormente?
- Quali vantaggi vorresti fornire ai destinatari del progetto? Che cosa dovresti dare ai lettori affinché possano prendere la decisione che desideri?
- Definisci il tono per soddisfare le aspettative e le esigenze del pubblico. Cosa vogliono sentirsi dire? Quale sarebbe il modo più efficace per ottenere la loro approvazione? Come puoi aiutarli a capire ciò che vuoi dire loro?
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Delinea il problema. Naturalmente ti è chiaro, ma lo è anche per chi andrà a leggere il tuo progetto? Inoltre, il lettore crede davvero di conoscere ciò di cui parli? Prova ad avvalorare l'impianto ideologico o la tua autorevolezza, utilizzando in tutto il progetto prove e spiegazioni a sostegno delle tue affermazioni.^{[3]
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Fonte di ricerca} Impostando correttamente il problema inizierai a convincere il lettore che sei la persona adatta a occuparsene. Rifletti su quanto segue quando pianifichi questo aspetto:
- A quale situazione fa riferimento il problema?
- Quali sono i motivi da cui scaturisce?
- Sei sicuro che siano queste, e non altre, le vere ragioni? Quanto sei sicuro?
- Qualcuno ha mai provato ad affrontare questo problema prima d'ora?
- Se sì, ci è riuscito? Per quale motivo?
- Altrimenti, perché no?
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Definisci la tua soluzione. Dovrebbe essere semplice da capire. Una volta impostato il problema da affrontare, come intendi risolverlo? Fai in modo che la soluzione sia concisa (e fattibile).
- Il progetto deve definire un problema e offrire una soluzione che convinca lettori disinteressati e scettici a sostenerla. Probabilmente non sarà facile conquistare i tuoi destinatari. La soluzione che offri è logica e realizzabile? Qual è la tempistica per attuare la soluzione che proponi?
- Prova a riflettere sulla soluzione proponendo degli obiettivi. L'obiettivo primario è ciò che il progetto si propone di raggiungere. Quelli secondari sono costituiti da ulteriori traguardi che speri di conseguire mediante la realizzazione del progetto.
- Un altro modo utile di considerare la soluzione è in termini di "risultati" e "prodotti rilasciati", altrimenti detti deliverables. I primi costituiscono la parte quantificabile dei tuoi obiettivi. Per esempio, se il tuo progetto riguarda una proposta commerciale il cui l'obiettivo è "aumentare il profitto", il risultato potrebbe essere "aumentare il profitto di 100.000 €". I deliverables sono prodotti o servizi che vengono rilasciati come risultato di un'attività del progetto. Per esempio, un progetto scientifico potrebbe "offrire" un vaccino o un nuovo farmaco. Chi leggerà il tuo andrà in cerca di risultati e deliverables, perché rappresentano un semplice modo per determinare quale sarà il "valore" della tua proposta.^{[4]
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Tieni a mente gli elementi di stile. A seconda del tipo di progetto che stai preparando e di chi lo leggerà, dovrai seguire uno stile specifico. Che cosa si aspettano i destinatari? Sono interessati al problema?
- Come intendi essere persuasivo? Un progetto convincente può coinvolgere emotivamente chi lo legge, ma deve sempre utilizzare fatti su cui fondare l'argomento principale. Per esempio, la proposta di avviare un programma di protezione dei panda potrebbe insistere sulla triste eventualità che le generazioni future non vedranno più un esemplare di questa specie, ma non dovrebbe esaurirsi su questo punto. Piuttosto dovrebbe fondare la propria tesi su fatti e soluzioni affinché il progetto sia convincente.
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Elabora una bozza. Non farà parte del progetto finale, ma ti aiuterà a organizzare i tuoi pensieri. Assicurati di conoscere tutti i dettagli più importanti prima di partire.^{[5]
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- La bozza deve comprendere il problema, la soluzione, le modalità con cui risolverlo, il motivo per cui la soluzione presentata è la migliore e una conclusione. Se scrivi un progetto di natura manageriale è necessario includere aspetti quali analisi di bilancio e dettagli organizzativi.
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Parte 2

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Redigere la Proposta di Progetto

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Inizia con un'introduzione chiara e decisa. Dovrebbe iniziare con un'"esca". L'ideale sarebbe catturare i lettori fin dalla prima parte. Fai in modo che il progetto sia quanto più propositivo e utile possibile. Offri alcune informazioni di base affinché i lettori capiscano ed entrino nella questione. Dopodiché dichiara lo scopo del progetto.^{[6]
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- Se puoi enunciare dei meri fatti che fanno luce sul problema e che spiegano perché sia necessario affrontarlo immediatamente, avrai un ottimo punto da cui cominciare. In ogni caso parti con un fatto, non con un'opinione.
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Spiega il problema. Dopo l'introduzione dovrai entrare nel vivo del progetto. Dovrai innanzitutto spiegare il problema. Se i lettori non sono ben informati sulle circostanze, illustrale. Considera questa parte come lo "stato di fatto" del tuo progetto. Qual è il problema? Qual è la causa? A quali effetti conduce un simile problema?^{[7]
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- Accentua il motivo per cui il problema deve essere immediatamente risolto. In che misura sarebbero condizionati i tuoi lettori se fossero lasciati soli? Accertati di rispondere a tutte le domande, ricorrendo a ricerche e fatti. Usa liberamente varie fonti, purché siano attendibili.
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Proponi delle soluzioni. Questa è probabilmente la parte più importante del progetto, in cui esporre come affronterai il problema, perché bisogna agire in un determinato modo e quali saranno risultati. Per avere la certezza di essere convincente, rifletti su quanto segue:^{[8]
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- Analizza l'enorme impatto che avranno le tue idee. Quando un'idea si applica in maniera circoscritta, è meno probabile che susciti entusiasmo nei lettori rispetto a una che potrebbe avere un effetto su larga scala. Per esempio: "Una maggiore conoscenza del comportamento dei tonni può consentirci di creare una strategia di gestione più completa e assicurare che il tonno in scatola sia anche sulle tavole delle generazioni future".
- Affrontare perché si fa qualcosa è importante quanto indicare ciò che si fa. Dai per scontato che i lettori saranno scettici e che non accetteranno le tue idee per quello che sono. Se il tuo studio propone di catturare e rimettere in libertà 2000 tonni, qual è il motivo? Perché tale proposta è meglio di altre? Se è più costosa di altre soluzioni, perché non utilizzare quella più conveniente? Prevedendo e affrontando queste domande, dimostrerai di aver preso in considerazione la tua idea da tutti i punti di vista.
- I tuoi lettori devono finire di leggere il tuo lavoro sentendosi certi che puoi efficacemente risolvere il problema. Ogni cosa che scrivi deve analizzare completamente il problema e la soluzione.
- Fai un'ampia ricerca prima di scrivere il progetto. Più esempi e fatti riporterai, meglio è: sarai molto più convincente. Evita le opinioni personali e appoggiati, invece, sulle ricerche di altri.
- Se il tuo progetto non dimostra che la soluzione può funzionare, vuol dire che quest'ultima non è adeguata. Se la soluzione non è fattibile, scartala. Pensa ai risultati a cui potrebbe arrivare: testala, se possibile, e rivedi il progetto, se necessario.
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Includi tempistiche e bilancio. Il progetto rappresenta un investimento. Per convincere i lettori che si tratta di un buon affare, fornisci informazioni in maniera quanto più dettagliata e concreta possibile sulla sequenza temporale dei passaggi e sul budget necessario.^{[10]
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- Quando avresti in programma di cominciare? Con quale ritmo intendi progredire? In che modo si susseguono i passaggi? È possibile svolgere contemporaneamente più cose? Cerca di essere quanto più preciso possibile, in modo che i lettori abbiano la certezza che hai fatto il tuo dovere e che non sprecheranno i loro soldi.
- Accertati che il progetto abbia senso a livello economico. Se proponi un'idea a una società o a qualcuno, tieni in considerazione il budget. Se non possono finanziarlo, il progetto non è adeguato. Se rientra nel budget dell'investitore, spiega perché merita il suo tempo e il suo denaro.
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Giungi alla conclusione. Questa parte deve avere le stesse caratteristiche dell'introduzione e dare in modo sintetico un'idea del tuo messaggio. Se il progetto genera conseguenze non affrontate nel testo, trattale ora. Riassumi i vantaggi e fai capire bene che i benefici superano i costi. Lascia che i lettori pensino all'evoluzione della cosa. E, come sempre, ringraziali per il loro tempo e la loro attenzione.^{[12]
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- Se hai contenuti extra che non si collocano armoniosamente all'interno del progetto, puoi aggiungere un'appendice. Sappi, però, che se il testo è troppo vasto, può spaventare i destinatari. Se hai dubbi, scarta queste informazioni aggiuntive.
- Se hai due o più appendici nel progetto, indicale con le lettere A, B eccetera. Puoi utilizzare questo metodo anche per schede tecniche, ristampe di articoli, riferimenti e simili.^{[10]
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Rivedi il lavoro. È importante essere meticolosi quando si scrive, si corregge e si provvede a dare una buona veste grafica a un progetto. Correggi il testo rendendolo più chiaro e conciso, chiedi a qualcuno di rivederlo e di aiutarti a editarlo e accertati che il discorso sia attraente e coinvolgente, oltre che ben organizzato e valido.^{[13]
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- Fai in modo che qualcun altro legga il tuo progetto. Saranno in grado di mettere in risalto gli errori di cui non ti sei accorto. È probabile che vi siano aspetti che non hai trattato o domande che hai lasciato senza risposta.
- Elimina le espressioni gergali e i luoghi comuni! Daranno l'impressione che vi sia stata un po' di pigrizia da parte dell'autore e, inoltre, c'è il rischio che interferiscano nella trasmissione delle sue reali intenzioni. Non usare una parola lunga quando una breve funziona altrettanto bene.
- Evita i verbi in forma passiva, quando puoi. La voce passiva utilizza l'ausiliare "essere", rendendo il significato poco chiaro. Confronta queste due frasi: "Paolo avrebbe dovuto leggere il libro" e "Il libro avrebbe dovuto esser letto da Paolo". Nel primo caso è lampante chi avrebbe dovuto leggere il libro. La seconda frase, invece, è troppo lunga e cacofonica.
- Usa un linguaggio forte e diretto: "La proposta ridurrà in maniera significativa i livelli di povertà".
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Correggi il lavoro. Il compito di correzione di un testo provvede a rendere il contenuto il più chiaro e conciso possibile e privo di errori. Rivedi il progetto con attenzione per rilevare eventuali errori di ortografia, grammatica e punteggiatura.
- Qualunque errore da parte tua ti farà sembrare meno preparato e di conseguenza meno credibile, riducendo così le possibilità che il progetto venga approvato.
- Assicurati che la formattazione segua i criteri richiesti della strutturazione del testo.
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Consigli

Usa un linguaggio comprensibile da tutti. Scrivi frasi brevi e arriva sempre al dunque.
Qualunque considerazione economica o riguardante le risorse necessarie andrà presentata con cautela e dovrà offrire un quadro realistico dei costi stimati nel progetto.