Come Scrivere un Memo

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Un memo ha lo scopo di informare un gruppo di persone in merito a una questione specifica, come un evento, una decisione o una risorsa, e incoraggiarle a implementare azioni concrete. Come si intuisce dalla parola, è un'informazione che dovrebbe essere ricordata o tenuta a mente^{[1]
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Fonte di ricerca}. Ecco una guida su come scrivere memo leggibili ed efficaci.

Metodo 1

Metodo 1 di 2:

Scrivere un Memo

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Scrivi l'intestazione. Specifica il destinatario e il mittente del memo. Questa parte dovrebbe anche includere la data completa ed esatta della stesura del testo e l'argomento di cui tratta. Ecco un esempio di intestazione: A: nome e titolo professionale del destinatario Da: il tuo nome e titolo professionale Data: data completa di stesura del memo Oggetto (o RE:): argomento del memo (sottolineato o messo in evidenza in un altro modo).
- Rivolgiti sempre nel modo giusto ai destinatari, non usare soprannomi.
- Quando strutturi l'intestazione, assicurati di lasciare due righe vuote tra le sezioni e allineare il testo.
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Considera i lettori. Affinché i destinatari leggano e rispondano al memo, è importante personalizzare il tono, la lunghezza e il livello di formalità del testo adattandolo ai diretti interessati. Per farlo efficacemente, devi sapere chi riceverà il documento.
- Pensa alle priorità e alle preoccupazioni dei lettori, poi cerca di immaginare perché le informazioni presentate nel memo sarebbero importanti per loro.
- Cerca di prevedere le eventuali domande dei lettori. Raccogli delle idee sul contenuto del memo, come esempi, prove o altre informazioni che li persuaderanno.
- Considerare il pubblico ti permetterà anche di scegliere con accortezza le informazioni o le frasi appropriate per i lettori .
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Presenta il problema o la questione nell'introduzione. Indica brevemente il contesto riguardante l'azione che vuoi venga implementata dai lettori. È una sorta di enunciato di tesi, che indicherà l'argomento e affermerà il motivo per cui è importante.
- Includi solo le informazioni necessarie, esprimendoti comunque in maniera convincente per sottolineare che esiste un problema reale.
- In linea di massima, l'apertura dovrebbe occupare un quarto circa della lunghezza totale del promemoria^{[2]
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Nella sezione riassuntiva, suggerisci dei modi per occuparsi del problema. Dovrai riassumere le azioni chiave che vorresti venissero implementate dai lettori.
- Questa sezione può includere anche delle prove per sostenere le tue raccomandazioni.
- In un memo molto breve, potrebbe non essere necessario inserire una sezione separata dedicata al riassunto. Invece, può essere integrata nel segmento successivo, ovvero quello della discussione^{[3]
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Nella sezione della discussione, sostieni il corso di azione da implementare. Sii persuasivo. Afferma il motivo per cui i lettori beneficeranno delle azioni che raccomandi, oppure spiega la ragione per cui avranno degli svantaggi qualora non intervenissero.
- Offri prove e ragioni logiche per le soluzioni proposte. Puoi includere grafici, liste o tabelle, specialmente nei memo più lunghi. Assicurati solo che siano effettivamente pertinenti e convincenti^{[4]
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- Inizia con le informazioni più importanti, poi passa a fatti specifici o di supporto.
- Per quanto riguarda la lunghezza, in linea di massima considera che la sezione del riassunto e quella della discussione insieme dovrebbero formare una metà del memo.
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Chiudi il memo con una frase amichevole per riaffermare le azioni che desideri vengano implementate da chi legge. Potresti anche includere un'affermazione come: "Sarò felice di parlare personalmente di queste raccomandazioni e venire a conoscenza delle decisioni che prenderete".
- Se possibile, trasmetti un senso di solidarietà e ottimismo al lettore.
- Enfatizza un passaggio particolare che potrebbero attuare.
- Questa parte generalmente dovrebbe occupare un ottavo circa della lunghezza totale del memo .
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Rileggi e correggi il memo per assicurarti che sia chiaro, conciso, convincente e privo di errori. Il tipo di linguaggio utilizzato dovrebbe essere coerente. Elimina le parole erudite inutili o il gergo tecnico.
- Correggi gli errori ortografici, grammaticali e semantici. Presta particolare attenzione a nomi, date o numeri.
- Assicurati che non sia eccessivamente lungo ed elimina le parti inutili.
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Metodo 2

Metodo 2 di 2:

Usare Modelli di Memo

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Considera se preferisci utilizzare un modello, invece di scrivere il memo da zero. In tal caso, la prima azione da fare è cercare alcuni modelli utili online. In questo modo, puoi trovare schemi per quasi qualsiasi tipo di memo.
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Dopo aver visitato un sito, prenditi del tempo per guardare i modelli e scegliere quelli adatti a te. Successivamente, puoi scaricare quelli consoni alle tue esigenze, in modo da poter iniziare a creare testi adeguati per il tuo caso. Dal momento che esistono diversi tipi di modelli disponibili, puoi scaricarne uno per ogni tipo di memo che potrebbe servirti, così all'occorrenza li avrai a disposizione.
- Per esempio, se devi scrivere un modello per un memo aziendale, puoi esplorare il sito e scaricare quello giusto allo scopo di creare il testo.
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Vedi in anteprima il modello scelto e salvalo. Hai sempre l'opportunità di vedere l'anteprima di ogni modello prima di decidere se fa al caso tuo, scaricarlo effettivamente e salvarlo in una cartella sul computer. Se ti convince, devi semplicemente cliccare sul tasto per effettuare il download.
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Aspetta che si scarichi. Dopo aver cliccato sul tasto del download, il modello si scaricherà automaticamente sul computer; in alcuni casi, bisogna seguire ulteriori passaggi per avviare il download. Viene scaricato in formato zip, quindi devi decomprimerlo e poi aprirlo con Microsoft Word. È sempre preferibile utilizzare l'ultima versione di Word per assicurarti di non imbatterti in imprevisti con il software e che il modello opererà così come è stato concepito.
- Se usi una versione più vecchia di Word, aggiorna semplicemente il software prima di scaricare i modelli. Ciò dovrebbe eliminare molti dei classici problemi che le persone solitamente riscontrano quando scaricano file grandi, perché in questo modo installerai tutti gli ultimi aggiornamenti.
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Imposta l'intestazione. Tieni a mente che tutte le sezioni del modello sostanzialmente sono degli esempi, quindi puoi personalizzare ogni parte affinché si adatti alle tue esigenze particolari. Per esempio, puoi aggiungere il logo e il segno di copyright nella sezione dell'intestazione del modello cliccando semplicemente su questa parte e digitando le informazioni necessarie per il tuo documento specifico. Prima di iniziare a utilizzare i modelli presi dal web, ricorda che è sempre consigliabile leggere attentamente i termini di uso.
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Clicca sulla sezione chiamata "Memo" e aggiorna il modello con il tuo titolo. Anche in questo caso, nel modello è già presente un testo esemplificativo; il suo obiettivo è quello di darti un'idea dell'aspetto finale del documento. Puoi personalizzare il modello cliccando sulla sezione giusta e scrivendo le tue informazioni. È altrettanto importante assicurarti di cancellare le parole presenti a titolo esemplificativo e correggere il memo prima di mandarlo.
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Compila i vari campi forniti dal modello. Assicurati di compilare i campi "A:", "Da:", "Cc", "Oggetto" e così via. Presta attenzione per assicurarti di non saltarne nessuno. Evita di lasciarne di vuoti e correggili per rimediare agli eventuali errori di battitura.
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Scrivi il messaggio. Puoi rendere più professionale il memo utilizzando elenchi o liste puntate e assicurandoti di giustificare tutti i paragrafi. Inoltre, dovresti adoperare lo stesso carattere (dimensioni incluse) utilizzato nei campi precedenti, a eccezione del titolo. Introduci ogni argomento con i titoli giusti. In questo modo, il testo sembrerà più professionale e farà un'impressione migliore sul lettore, senza contare che la lettura sarà più scorrevole. Se necessario, puoi anche personalizzare il memo per inserire una tabella. A volte è una buona idea, soprattutto se usare un elenco puntato o qualcosa di simile fa sembrare troppo pesante e illeggibile il testo.
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Assicurati di non trascurare le informazioni a piè di pagina. In questa sezione, dovresti inserire le informazioni sulla tua azienda o i tuoi dati di contatto. È assolutamente importante prenderti tutto il tempo necessario per essere certo che le informazioni siano corrette. L'ultima cosa che vuoi è scrivere un memo eccellente ma fornire dati di contatto inutili o incompleti.
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Personalizza la grafica. Una delle caratteristiche più interessanti di un modello consiste nella possibilità di modificare il colore del documento. Questo ti permette di dare una certa personalità al memo, in modo che si faccia notare subito e sia ancora più accurato. Inoltre, ti consente di scegliere un colore appropriato per la situazione specifica allo scopo di assicurarti che il testo sia visivamente gradevole e nel contempo professionale.
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Salva il modello. In futuro, potrai usarlo quando vorrai per scrivere memo. Avrai sempre l'opportunità di fare affidamento su questo strumento e saprai anche quali sono le informazioni che hai inserito in ciascun documento. Ogni volta che devi utilizzarlo per un argomento leggermente diverso, esegui semplicemente gli stessi passaggi indicati in questo articolo e modifica ogni campo per adattarlo alla particolare situazione necessaria per il nuovo memo. Ciò ti fa risparmiare tempo e ti aiuta anche a creare un testo professionale, che i lettori potranno leggere subito e senza problemi.

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Consigli

Puoi sicuramente includere liste, tabelle e grafici alla fine del memo per aiutare il lettore a capire meglio l'argomento. Assicurati di aggiungere una nota per spiegare la pertinenza degli allegati.
Non dare troppe spiegazioni. È importante indicare il motivo per cui vuoi che venga implementata un'azione, ma non esagerare.
Per i memo più lunghi, potresti scrivere brevi titoli per chiarire il contenuto di ogni categoria. Per esempio, invece di scrivere direttamente ciascun paragrafo, introducilo con un titolo concreto, come "Invasione formiche in ufficio". Sii specifico e conciso in ogni titolo, in modo che il punto principale del memo sia immediatamente chiaro per chi legge.
I memo dovrebbero sempre essere brevi.