Come Scrivere un Piano di Lavoro

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Un piano di lavoro serve a delineare una serie di obiettivi e di processi utili a raggiungerli. Solitamente è indirizzato ad una squadra di lavoro e ha lo scopo di mostrare e spiegare il fine di un determinato progetto. Un buon piano di lavoro è in grado di rendere la vita lavorativa, o scolastica, più organizzata ed efficiente, e ti permette di suddividere un grosso impegno in tanti compiti più piccoli e meglio identificabili. Impara a scrivere un piano di lavoro per affrontare i prossimi progetti al meglio delle tue possibilità.

Passaggi

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Identifica lo scopo del tuo piano di lavoro. Le ragioni per cui preparare un piano di lavoro possono essere diverse. Sapere in anticipo quale obiettivo vuoi raggiungere ti aiuterà a creare un piano di lavoro efficace. Ricorda che il tuo progetto dovrà avere una scadenza (ad es. 6 mesi o 1 anno).
- In un ufficio i piani di lavoro permetteranno al tuo supervisore di sapere a quali progetti starai lavorando nei prossimi mesi. Specialmente dopo una riunione di fine anno (solare o fiscale), o dopo aver accettato di portare a termine un nuovo progetto, può nascere la necessità di creare un piano di lavoro.
- Nel mondo accademico i piani di lavoro aiutano gli studenti a creare un programma di studi e a suddividere in piccoli obiettivi un progetto più ampio. Anche gli insegnanti possono trarre beneficio da un buon piano di lavoro riuscendo ad organizzare al meglio il proprio materiale didattico.
- Se hai un progetto personale un piano di lavoro può aiutarti a chiarirti le idee, a delineare le azioni da compiere, a farti prevedere delle date di scadenza e a decidere come agire. Un piano di lavoro personale, sebbene non sia obbligatoriamente necessario, ti aiuterà a tenere traccia dei tuoi progressi e degli obiettivi raggiunti.
2
Scrivi l'introduzione e dai un perché al tuo piano di lavoro. Soprattutto nel mondo lavorativo può essere fondamentale preparare un'introduzione e dare al datore di lavoro la possibilità di contestualizzare il proprio progetto. Per un progetto accademico, invece, questa fase può non essere necessaria.
- L'introduzione deve essere corta e coinvolgente. Ricorda ai tuoi superiori perché hai deciso di creare un piano di lavoro e introduci il progetto a cui lavorerai nei prossimi mesi in modo specifico.
- Ora spiega nel dettaglio le ragioni per cui hai creato questo piano di lavoro. Ad esempio elenca i dettagli o le statistiche relative alle ultime verifiche, identifica chiaramente i problemi che devono essere affrontati ed includi le raccomandazioni ed i feedback ricevuti dai progetti precedenti.
3
Determina i tuoi scopi e i tuoi obiettivi. Sappi che entrambi sono correlati ai traguardi che speri di raggiungere attraverso il tuo lavoro, ma a differenza degli scopi, gli obiettivi dovranno essere molto più specifici. Tieni a mente questa differenza mentre prepari il tuo piano di lavoro.
- Lo scopo sarà relativo ad una visione più generale del tuo progetto. Qual è il risultato che vuoi raggiungere? Rimani sul generico, ad esempio puoi volere completare una ricerca o conoscere meglio uno specifico argomento.
- Gli obiettivi dovranno essere specifici e tangibili. In altre parole dovrai essere in grado di cancellarli dalla tua lista delle cose da fare una volta che li avrai raggiunti. Per esempio: trovare persone da intervistare per la tua ricerca è un buon obiettivo.
- Molte persone decidono di suddividere i propri obiettivi in categorie temporali: a breve termine, a medio termine, a lungo termine, soprattutto se sono molto diversi tra loro. Ad esempio, l'obiettivo di un'azienda a breve termine può essere quello di aumentare del 30% il proprio pubblico nei tre mesi successivi, mentre quello di lungo termine sarà riuscire a rafforzare la visibilità del proprio marchio nei social media entro l'anno successivo.
- Gli obiettivi normalmente vengono scritti in forma attiva e attraverso verbi dal significato molto specifico (ad es. "pianificare," "scrivere," "aumentare," e "misurare") anziché con verbi dal significato vago (ad es. "esaminare," "capire," "sapere," etc.).
4
Ordina gli obiettivi del tuo piano di lavoro in modo intelligente. Ricorda che dovranno essere tangibili e raggiungibili. Assicurati che abbiano le seguenti caratteristiche e che siano quindi:
- Specifici. Esattamente cosa ho intenzione di fare e per chi? Esponi con esattezza chi sarà il beneficiario delle tue azioni e attraverso quali atti raggiungerai lo scopo che ti sei prefissato.
- Misurabili. I tuoi obiettivi sono quantificabili e possono essere misurati? Puoi quantificare i risultati? Hai strutturato il tuo piano di lavoro per far sì che il grado di salute in Sud Africa raggiunga un incremento nel 2020?" O per riuscire a diminuire entro il 2020 i casi di bambini nati in Sud Africa con la patologia dell'HIV/AIDS del 20%?"
  - Ricorda che per poter quantificare un cambiamento è necessario un numero da cui partire. Se non conosci l'attuale tasso di incidenza dell'HIV/AIDS sui neonati del Sud Africa difficilmente riuscirai a calcolare un qualsiasi tipo di decrescita.
- Raggiungibili. E' possibile raggiungere gli obiettivi prefissati nel tempo disponibile e con le risorse che hai a disposizione? Assicurati che i tuoi obiettivi siano realistici e prendi in considerazione tutti i vincoli. Aumentare le vendite del 500% è un obiettivo ragionevole solo per una piccola società. Lo stesso obiettivo per un colosso mondiale sarebbe praticamente impossibile da realizzare.
  - In alcuni casi sarà indispensabile consultare un esperto, o le autorità, per sapere se gli obiettivi del tuo piano di lavoro sono effettivamente raggiungibili.
- Rilevanti. Questo obiettivo è utile al raggiungimento dello scopo desiderato o alla tua strategia? Anche se misurare l'altezza ed il peso di tutti gli alunni potrebbe apportare benefici al livello di salute generale, molto probabilmente non inciderà sul tentativo di migliorare i loro processi di salute mentale? Assicurati che i tuoi obiettivi ed i tuoi metodi siano correttamente correlati tra loro.
- Da raggiungere in un tempo definito. Quando questo obiettivo verrà raggiunto e come faremo a verificarlo? Dai una data di scadenza ai tuoi obiettivi e prevedi l'eventualità in cui alcuni risultati raggiunti determinino la fine anticipata del progetto.
5
Fai una lista delle risorse disponibili. Includi tutto ciò che sarà necessario al raggiungimento dei tuoi scopi e dei tuoi obiettivi. Le risorse varieranno in base al fine e all'ambito del tuo piano di lavoro.
- Sul luogo di lavoro le risorse possono includere il budget finanziario, il personale, i consulenti, gli edifici o gli spazi ed i libri. Se il tuo piano di lavoro è molto formale includi un'apposita appendice che contenga i costi nel dettaglio.
- In ambito accademico le risorse possono includere l'accesso a molteplici biblioteche, materiale di ricerca (ad es. libri, riviste e giornali), computer e accesso al web, professori e chiunque ti possa aiutare a rispondere alle tue domande.
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Identifica eventuali vincoli. Sulla strada del raggiungimento dei tuoi obiettivi potresti incontrare degli ostacoli. Ad esempio, se stai preparando una ricerca per la scuola, potresti accorgerti che non hai tempo a sufficienza per dedicarle la giusta attenzione. Sarà quindi opportuno eliminare questo vincolo ed eliminare alcune attività dal prossimo semestre per poterti dedicare pienamente alla ricerca e raggiungere il tuo obiettivo.
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Chi detiene la responsabilità? E' importante identificare un responsabile per il compimento di ogni progetto? Nonostante ci possa essere un'ampia squadra di lavoro che sta cooperando su un unico obiettivo è necessaria la presenza di un responsabile che si occupi di rispettare i tempi di scadenza previsti.
8
Scrivi la tua strategia. Esamina il tuo piano di lavoro e decidi come userai le tue risorse e farai fronte agli ostacoli per raggiungere i tuoi scopi ed obiettivi.
- Elenca le azioni da compiere nello specifico. Identifica quali sono i passi giornalieri, o settimanali, da compiere e le azioni da intraprendere. Fallo sia per te che per la tua squadra di lavoro. Puoi decidere di usare un calendario o un software di gestione, per organizzare al meglio queste informazioni.
- Crea un programma. Tieni a mente che si tratterà di un calendario provvisorio e che potrà cambiare nel tempo in seguito a qualche imprevisto. Cerca quindi di essere previdente per non rimanere indietro.
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Consigli

Il tuo piano di lavoro deve essere utile a te. Crealo seguendo le tue esigenze e scegli se definirlo nel dettaglio o se delinearne solo i confini più ampi. Scrivilo su un pezzo di carta oppure usa un software professionale aiutandoti con grafica e colori. Scegli che cosa sarà più efficace per te.
Se il tuo progetto di lavoro è molto ampio identifica delle tappe intermedie così che tu possa verificare il raggiungimento di certi obiettivi a medio termine. Usali per riflettere sul lavoro svolto e sui progressi fatti e verifica di essere sulla strada giusta.