Come Tenere un'Agenda

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Indipendentemente dall’uso che intendi fare della tua agenda – personale, professionale, per la tua vita sociale o accademica – e da dove intendi tenerla – in tasca, nel diario di scuola, appesa al muro come un calendario, sul tuo computer o sul cellulare – alcuni consigli di carattere generale possono aiutarti a mantenere un equilibrio e a organizzarti al meglio.

Passaggi

1
Scegli l’agenda giusta per te. Non ne esiste una adatta a tutti, tuttavia è importante tenere in considerazione alcuni fattori come:
- Trasportabilità. Devi portarla con te a eventuali riunioni e incontri? Se sì, scegline una da tenere comodamente in tasca o nella borsetta.
- Spazio per scrivere. Diversamente da un calendario decorativo, che puoi scegliere per le immagini graziose o le scritte divertenti, l’agenda che intendi usare per segnare i tuoi appuntamenti dovrebbe avere innanzitutto spazio sufficiente per le tue annotazioni.
- Un formato che ti piaccia. Esistono agende per l’anno solare (gennaio-dicembre), per l’anno scolastico (agosto-luglio), per chi ha molto da scrivere, che consentono di risparmiare spazio, giornaliere, settimanali e mensili. Acquistala verso la fine dell’anno o al rientro degli studenti a scuola, in modo da trovare quella più adatta a te.
- Spazio per le informazioni correlate. Hai bisogno di allegare una rubrica telefonica o una lista di libri? Deve avere delle tasche dove riporre le ricevute? Dello spazio per una lista delle cose da fare o per eventuali annotazioni personali?
- Visibilità. Sarà l’agenda di tutta la famiglia o preferisci mantenerla privata e personale?
2
Tienila a portata di mano e con una penna o una matita a fianco. Se non l’hai con te quando prendi gli appuntamenti, non puoi annotarli né controllare se hai già altri impegni. Sia che significhi tenerla nella borsetta o appuntarla alla parete, assicurati di averla con te:
- In classe.
- Sulla tua scrivania.
- Vicino al tuo telefono.
- Ovunque tu apra la posta.
- Agli incontri, alle riunioni e alle uscite.
- In qualsiasi momento.
3
Annota i tuoi appuntamenti e le incombenze non appena li fissi o ti vengono in mente. Puoi anche scriverti alcuni promemoria in anticipo. Hai bisogno di fare delle prenotazioni per agosto durante il mese di aprile? Potresti risparmiare tempo acquistando tutti i biglietti di auguri di cui hai bisogno nello stesso momento? Registra entrambi questi eventi in appositi spazi dell’agenda.
4
Consultala regolarmente. Sfogliala ogni volta in cui fissi un nuovo impegno. Prenditi un minuto ogni mattina o ogni sera (o, se preferisci, in entrambi i momenti) per dare un’occhiata almeno alla giornata o alla settimana successiva. La consultazione giornaliera è anche un ottimo momento per registrare tutti gli impegni di un determinato giorno di cui non avevi ancora preso nota, e controllare eventuali interferenze.
5
Nel caso in cui usassi un’agenda elettronica sul tuo computer o cellulare, imposta i promemoria in modo che ti avvisino degli appuntamenti con sufficiente anticipo. La maggior parte delle applicazioni consente di regolare l’orario del promemoria, pertanto impostalo in modo da avere un preavviso sufficiente. Lasciati il tempo di preparare un compito o una presentazione e di interrompere ciò che stai facendo per dedicarti alle tue incombenze.
- Crea più di un evento o promemoria, nel caso in cui tu debba svolgere diverse attività. Per esempio, imposta un promemoria per ordinare la torta di compleanno una settimana prima di una festa e un altro con un anticipo sufficiente a prepararti, ritirare la torta e raggiungere il luogo della festa in orario.
6
Se usi un’agenda elettronica, impara come impostare gli impegni ricorrenti. Il compleanno di tua moglie e l’anniversario di matrimonio dei tuoi genitori cadono sempre lo stesso giorno dell’anno. Se hai un corso o una riunione ogni martedì alle tre del pomeriggio, oppure devi pagare l’affitto il primo giorno di ogni mese, ricorda che il tuo computer o cellulare può avvisarti di un impegno che ha cadenza mensile, settimanale o annuale.
7
Condividi la tua agenda elettronica – o alcuni eventi che vi hai registrato – con altre persone. Assicurati che l’evento abbia una localizzazione, quindi manda una notifica ai tuoi colleghi o familiari per invitarli. Puoi anche condividere con loro la tua agenda intera, in modo che sappiano quando sei occupato.

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Consigli

Nel passare all’agenda dell’anno nuovo, riguarda quella dell’anno appena passato e riporta i compleanni o gli anniversari di cui vuoi ricordarti. Inoltre prendi nota di qualsiasi impegno su scala annuale, anche se non l’hai ancora programmato con esattezza.
Scrivere a matita o tenere un’agenda elettronica può rendere più facile modificare velocemente gli impegni.
Fai delle prove con l’agenda e le tue abitudini per vedere che cosa funziona meglio per te.
Se lo desideri, usa colori e adesivi per attirare la tua attenzione su determinati punti, per personalizzarla e renderla più divertente. Non c’è alcun motivo per cui debba essere piatta e noiosa.
Tieni un’agenda unica o, al massimo, una per te e una per la tua famiglia. Averne più di una non ti renderà più organizzato.
Sceglila di un colore acceso e sistemala in un luogo ben visibile.
L’agenda può farti diminuire lo spreco di carta. Se ricevi del materiale che richiederà la tua attenzione in un secondo momento, archivia soltanto i fogli di cui avrai ancora bisogno. Annota i dettagli sulla tua agenda, così come il luogo in cui hai archiviato il foglio in questione.
Programma anche il tuo tempo libero. Tutti hanno bisogno di un po’ di tempo libero per fare quello che desiderano, per recuperare qualche ora di sonno, per divertirsi e per stare con gli amici e la famiglia. Se sei molto impegnato, annota con anticipo i momenti che vuoi dedicare al tuo tempo libero, in modo da fissarli e non prendere altri appuntamenti.

Avvertenze

L’agenda è uno strumento: non deve controllarti, devi essere tu a controllarla. Mantieniti flessibile riguardo ai tuoi impegni e non ti preoccupare di doverli rispettare soltanto perché li hai scritti sulla tua agenda.