Come Scrivere una Lettera di Conferma

Come si intuisce dal nome, una lettera di conferma è una comunicazione inviata per confermare dei dettagli, come accordi presi a voce, informazioni su appuntamenti e colloqui di lavoro. Inoltre può documentare una prenotazione, una risposta a un invito, la ricezione di vari articoli o servizi o delle disposizioni di viaggio. È un documento breve che può essere scritto con facilità rispettando un semplice formato.

Parte 1

Parte 1 di 2:

Scrivere una Lettera di Conferma

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Usa la carta intestata. Se la lettera di conferma è relazionata a questioni d'affari, va scritta su carta intestata ^{[1]
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Fonte di ricerca}. In questo modo diventa un documento aziendale formale e ufficiale. Prima di scrivere il saluto, inserisci il nome completo e l'indirizzo del destinatario. Queste informazioni includono il nome della persona a cui stai scrivendo, il suo titolo, il dipartimento o l'impresa per cui lavora (se necessario) e l'indirizzo dell'azienda.
- Se si tratta di una questione privata, o rispondi personalmente a un'impresa, allora organizza la carta con il giusto formato previsto per le comunicazioni aziendali di questo tipo. Scrivi l'indirizzo del mittente e la data sul margine sinistro, oppure puoi allinearli lungo il margine destro. Lascia una riga vuota, poi inserisci l'indirizzo del destinatario sul margine sinistro.
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Inizia con il saluto appropriato. Se devi mandare una lettera di conferma, dovresti usare il saluto giusto, il nome e il titolo del destinatario. Il formato generalmente accettato è il seguente: "Gentile Signor/Signora/Signorina/Dottor/Dottoressa" seguito dal cognome della persona in questione ^{[2]
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Fonte di ricerca}.
- Non rivolgerti a una donna con l'appellativo "Signora", a meno che tu non sappia che è sposata.
- Se si tratta di una lettera di conferma più informale e personale, puoi usare il nome di battesimo del destinatario.
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Nel primo paragrafo, conferma i dettagli dell'accordo preso. In una lettera di conferma bisogna andare dritto al sodo: è inutile inserire informazioni introduttive o perdersi in convenevoli. Invece, usa il primo paragrafo per definire specificamente i dettagli di quanto stai confermando. Ciò potrebbe includere date, orari e luoghi. Sii specifico.
- Ecco alcuni metodi comuni per introdurre questo paragrafo: "Le scrivo per confermare...", "Vorrei confermare..." o "Le mando questa lettera per confermare..." ^{[3]
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  Fonte di ricerca}.
- Se devi confermare di aver ricevuto degli articoli, affermalo nel primo paragrafo. Descrivi specificamente ed esattamente i prodotti, le quantità e il numero dell'ordine. Inizia a scrivere il paragrafo in questo modo: "Sono lieto di confermare..." o "È stato un piacere ricevere...".
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Parla di altri dettagli. Nello stesso paragrafo, o in un secondo paragrafo breve, nomina altri dettagli che potrebbero essere pertinenti. Potrebbero includere accordi economici, termini e condizioni o qualsiasi altro aspetto che vada confermato. Queste informazioni possono anche assegnare responsabilità e compiti specifici da iniziare o da completare.
- Dovresti sempre riaffermare i termini e le condizioni dell'accordo per assicurarti che non ci siano incomprensioni su quanto è stato definito. Ripetere i termini dell'accordo ti aiuta anche a chiarire le tue aspettative.
- Se chiedi a qualcuno di assumersi le responsabilità di un incarico, richiedigli di confermarti la sua accettazione e la fattibilità di questo accordo. Potresti indicare come preferisci che venga fatto, cioè con una lettera, una telefonata o un'e-mail.
- Le lettere di conferma non solo hanno lo scopo di verificare i dati su un appuntamento, un accordo o una ricezione di articoli per entrambe le parti: servono anche come documentazione cartacea. Sono documenti che il mittente e il destinatario possono usare per dimostrare la corrispondenza avvenuta. Ciò permette di avere delle prove in caso di problemi o incomprensioni ^{[4]
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  Fonte di ricerca}.
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Se necessario, richiedi una risposta. L'ultimo paragrafo dovrebbe includere una frase che incoraggi il destinatario a mettersi in contatto con te, se necessario. Digli di farsi sentire in caso di problemi, come una richiesta di chiarimenti, incomprensioni o altre difficoltà.
- Puoi esprimerlo nei seguenti modi: "Se dovesse aver bisogno di ulteriori informazioni, la prego di contattarmi" o "Se dovesse essere necessario aggiungere informazioni, la prego di rispondermi" ^{[5]
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  Fonte di ricerca}.
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Concludi la lettera ringraziando il destinatario. Assicurati di chiuderla adeguatamente. Usa un'espressione come "Cordiali saluti", "La ringrazio per l'attenzione", "Distinti saluti" o "Saluti". Digita sul computer il tuo nome, poi firmati al di sotto dopo aver stampato il documento. Per le lettere formali, usa il tuo nome completo.

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Parte 2

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Correggere una Lettera di Conferma

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Correggi la lettera. Prima di essere spedito un documento formale va riletto, anche se dovesse trattarsi di una questione personale. Questo è particolarmente importante se la lettera riguarda un accordo d'affari. Cerca errori ortografici, parole mancanti, forme grammaticali sbagliate, errori di punteggiatura e altri difetti di questo tipo.
- Spedire una lettera corretta ti fa sembrare responsabile e professionale, capace di avere un occhio di riguardo per i dettagli.
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Usa della carta appropriata e una stampante di qualità. Quando stampi una lettera d'affari, usa la carta intestata della tua impresa. Se non sei affiliato a un'azienda e non hai della carta apposita, stampa la lettera su carta di alta qualità. Assicurati di stamparla utilizzando una buona stampante, che dovrebbe avere quantità sufficienti di inchiostro o toner.
- Se non devi mandare via e-mail una lettera di conferma, scrivila comunque al computer. Mai mandare una lettera d'affari scritta a mano.
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Usa un carattere e margini standard. Quando scrivi una lettera formale, utilizza un carattere standard come il Times New Roman. Il font dovrebbe essere di 12 punti, e non dovresti usare il grassetto, il corsivo o le sottolineature. I margini dovrebbero essere di 2,5 cm su ogni lato.
- Per quanto riguarda le lettere formali, come una di conferma, dovresti usare il formato in blocchi. Questo significa utilizzare un'interlinea singola, lasciare una riga vuota tra un paragrafo e l'altro e non inserire rientranze.
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Sii conciso e vai dritto al sodo. Le lettere di conferma sono brevi. Devi essere sintetico ed eliminare tutte le parole, le espressioni e le informazioni inutili ^{[6]
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Fonte di ricerca}. Il contenuto della comunicazione deve riguardare rigorosamente i dettagli da confermare.
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Usa un tono formale. Dal momento che la maggior parte delle lettere di conferma è breve per natura, il tono è molto formale e impersonale. Ciò aiuta a mantenere la concentrazione sui dettagli confermati e diminuisce i convenevoli inutili ^{[7]
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Fonte di ricerca}.
- Se scrivi una lettera di conferma privata a un conoscente o a una persona con cui hai un rapporto leggermente più informale, puoi aggiungere un tocco un po' più personale. In ogni caso, se non ne sei sicuro, punta alla formalità.
- Se da un lato vuoi essere formale, puoi sicuramente dimostrare la tua gratitudine o entusiasmo. Per esempio, se ti hanno dato appuntamento per un colloquio di lavoro, puoi rispondere affermando: "La ringrazio per avermi dato l'opportunità di partecipare a un colloquio per questa posizione lavorativa", o "Sono lieto di partecipare a un colloquio per il posto di...".
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Manda la lettera di conferma al momento giusto. Ci sono molteplici ragioni per cui dovresti inviare una lettera di conferma. Confermare la data di un appuntamento, una riunione, un colloquio, una conferenza o altri eventi è un motivo comune per cui le persone intrattengono questo tipo di corrispondenza. Ci sono anche altre situazioni tipiche che inducono a farlo, tra cui:
- Offerta di lavoro.
- Accettazione di un lavoro.
- Ricezione di un ordine.
- Condizioni generali di collaborazione.
- Organizzazione di un viaggio.
- Autorizzazione di un'altra persona.
- Partecipazione^{[8]
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  Fonte di ricerca}.
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